PIANOo

De meeste aanbestedende diensten hanteren inkoopvoorwaarden ("algemene voorwaarden") bij het plaatsen van een opdracht. Overheidsinstellingen, gemeenten, waterschappen, provincies en het Rijk hebben eigen algemene inkoopvoorwaarden.

Een kenmerk van de voorwaarden is dat deze in zijn algemeenheid gelden, de kernbedingen (prijs, looptijd etc.) van een opdacht worden in de overeenkomst geregeld. Per opdracht kan een aanbestedende dienst ervoor kiezen expliciet van bepaalde voorwaarden af te wijken. Wijzigingen in de algemene voorwaarden worden in de overeenkomst vastgelegd. Algemene voorwaarden mogen niet onredelijk bezwarend zijn voor één van de partijen. Ze moeten daarom zo evenwichtig mogelijk worden opgesteld.

Algemene voorwaarden moeten expliciet van toepassing worden verklaard en aan de wederpartij worden overlegd bij het tot stand komen van een overeenkomst. De opdrachtgever (of opdrachtnemer) moet instemmen met de voorwaarden, dat kan expliciet of stilzwijgend gebeuren. Als een partij geen kennis heeft kunnen nemen van de voorwaarden van zijn wederpartij dan gelden deze niet! Het is verstandig om de voorwaarden al bij de aankondiging van de opdracht in het aanbestedingsdocument van toepassing te verklaren. In Nederland geldt namelijk dat  de voorwaarden van de partij die zijn voorwaarden als eerste bekend maakt, van toepassing zijn op de rechtsverhouding tussen partijen. Dit tenzij de voorwaarden uitdrukkelijk van de hand worden door de wederpartij. 

Bij de voorbereiding van een opdracht moet worden afgewogen in hoeverre de algemene voorwaarden zich verhouden tot de aard van de opdracht en of deze ook nodig zijn voor een goede uitvoering daarvan. Het is bijvoorbeeld niet altijd redelijk om de aansprakelijkheid voor schade volledig bij de opdrachtnemer te leggen. Maak eerst een risicoanalyse van de schade die bij de uitvoering van de opdracht kan optreden.