Kansen voor bestuurders
Bezuinigen versterkt vaak de eendimensionale blik op inkoop, namelijk die op kosten. Natuurlijk is het getal onder de streep van belang. Maar inkoop heeft veel meer facetten en biedt opvallende kansen. PIANOo heeft vijf kansen verzameld voor het bestuur.
1. Maak beleid concreet, schakel inkoop vroegtijdig in
2. Collegeprogramma realiseren? Daag de markt uit!
3. Goedkoop is duurkoop. Focus op kwaliteit!
4. Betrek het (lokale) bedrijfsleven
5. Kennis vergroten? Werk samen met andere overheden!
1. Maak beleid concreet, schakel inkoop vroegtijdig in
Waar gaat het om?
Laat de afdeling inkoop niet het sluitstuk zijn van beleidsuitvoering. Betrek inkoop bij beleidsontwikkeling door hen specifieke vragen voor te leggen zoals wel/niet uitbesteden? Is inbesteden mogelijk? Hoe ziet de markt eruit? Wat zijn de prijzen? Is de markt te prikkelen om met eigen ideeën te komen? Is combinatie van specifieke inkoopaspecten (werken + dienst) mogelijk? Welke andere overheden hebben ervaring? Wat levert gezamenlijk inkopen op?
Waarom zou je het doen?
Door de afdeling inkoop bij beleidsontwikkeling te betrekken ontstaat in een vroeg stadium zicht op uitvoeringsmogelijkheden. Onaangename verrassingen (de markt levert dit niet, is overvol, heeft lange levertijden, is niet precies op deze vraag afgestemd) worden dan voorkomen. Door vroegtijdige inschakeling kan inkoop de markt ook prikkelen zich voor te bereiden op de komende vraag. De 'gratis' schoolboeken en de WMO zijn voorbeelden waarbij pas in een laat stadium duidelijk werd welke marktproblemen er waren.
Als je geen gebruik maakt van de creativiteit van de afdeling inkoop heb je geen zicht op met name de mogelijkheden om de markt te mobiliseren.
Uitwerking
Verander de wijze van voorbereiding van beleid door structureel de afdeling inkoop in te schakelen. Laat inkoop al tijdens beleidsontwikkeling marktonderzoek doen.
Aandachtspunten
Het vereist ook de nodige professionaliteit bij de afdeling inkoop om los van gebaande paden ideeën en mogelijkheden te bedenken. Een traditioneel werkende afdeling biedt geen soelaas.
2. Collegeprogramma realiseren? Daag de markt uit!
Waar gaat het om?
Laat de markt helder zien wat je als college wilt bereiken, waar de vragen liggen, wat voor oplossingen gevraagd worden, waar oplossingen nog ontbreken (bijv. vanwege bezuinigingen) en daag de markt uit om met een eigen initiatief te komen of prikkel hen met een prijsvraag. Het eigen initiatief wordt met de nodige prudentie behandeld.
Waarom zou je het doen?
De markt kan met onverwachte oplossingen komen; combinaties van problemen oplossen, kosten uitsmeren over langere termijn, de termijnen van uitvoering aanpassen...
Uitwerking
Een eigen initiatief betekent nog niet dat het bedrijf direct de opdracht krijgt. Rijkswaterstaat, ProRail, ministerie van VROM, provincie Gelderland en de gemeente Den Bosch hebben daarvoor voorzieningen gemaakt. Hun ervaringen zijn gebundeld in een rapport / brochure over Eigen Initiatief. In het rapport staan ook aanbevelingen voor het bedrijfsleven. Ook de PIANOo-vakgroep Inkoopmanagement Publieke Sector heeft de mogelijkheden van innovatiegericht inkopen, waaronder eigen initiatief, op een rij gezet. Hierover verschijnt binnenkort een publicatie.
Aandachtspunten
Eigen initiatieven uitlokken werkt alleen bij een proactieve markt. Uit het MKB komen vaak innovatieve oplossingen. De afhandeling van een eigen initiatief vereist de nodige zorgvuldigheid en professionaliteit.
Dossier Innovatiegericht inkopen
PIANOo-vakgroep Inkoopmanagement Publieke Sector
3. Goedkoop is duurkoop. Focus op kwaliteit!
Waar gaat het om?
Ga uit van de collegestrategie of de visie van de dienst en leidt daaruit in overleg met de inkoopafdeling kwaliteitscriteria af. Het betrekken van burgers kan bijvoorbeeld zo'n criterium zijn of betere dienstverlening of geringe hinder of duurzaamheid of sociaal beleid (werkzoekenden, arbeidsgehandicapten) of het wel of niet uitbesteden van taken.
Waarom zou je het doen?
Je wil dat inkoop zo naadloos mogelijk aansluit bij het collegebeleid, naar letter en naar geest. In de praktijk wordt nog steeds veel gegund op laagste prijs; dat gaat vaak ten koste van kwaliteit en leidt regelmatig zelfs tot extra kosten: meer onderhoud, versnelde afschrijving e.d. Gunnen op kwaliteit levert vaak een lagere TCO (Total Costs of Ownership) op. Hogere kwaliteit vergroot ook het draagvlak bij de budgethouder.
Uitwerking
Stel in een overleg van bestuur, beleid en uitvoering algemene kwaliteitscriteria op, afgeleid van het collegeakkoord, de strategie van de organisatie of een ander beleidsdocument. Het eenvoudigst gaat dit door enkele concrete (oude) aanbestedingen te toetsen aan de strategie of visie.
Aandachtspunten
Algemene kwaliteitscriteria kunnen het effect krijgen van een keurslijf. Bouw daarom altijd de nodige flexibiliteit in. Voor specifieke inkopen zullen soms andere kwaliteitscriteria of andere wegingsfactoren gelden.
4. Betrek het (lokale) bedrijfsleven
Waar gaat het om?
Het bestuur presenteert aan specifieke doelgroepen (aannemers, vervoerders, aanbieders van WMOdiensten en hulpmiddelen) jaarlijks alle voorgenomen projecten. Licht toe welke beleidsdoelen daarmee gediend zijn. Geef ondernemers de gelegenheid om op specifieke onderwerpen te reageren, zoals wel of niet innovatief aanbesteden, belangrijke kwaliteitscriteria, de visie van de dienst en andere aspecten van het aanbestedingsbeleid.
Waarom zou je het doen?
Als opstap naar het intensiever inschakelen van de markt is een marktdag een uitstekend en eenvoudig middel. Je laat je inkoopagenda voor de komende tijd zien, geeft (MKB-)bedrijven de gelegenheid om je inkoop- en aanbestedingsbeleid te bediscussiëren en versterkt de vertrouwensbasis met de markt.
Uitwerking
Voor een specifieke branche nodigt de aanbestedende dienst alle bekende regionale ondernemers uit. Een aantrekkelijke agenda is wel noodzaak. Alleen een droge opsomming van de aanbestedingskalender van de dienst is onvoldoende. Bedrijven reageren dan met "zet die lijst maar op het internet". Ze willen juist op een hoger niveau discussiëren.
Aandachtspunten
De meeste marktdagen leveren positieve impulsen op in de relatie tussen markt en overheid, maar het blijkt lastig om concreet uitvoering te geven aan toezeggingen of voornemens die op de marktdag besproken zijn. Ook grote overheidsorganisaties slaan dan wel eens een jaar over.
5. Kennis vergroten? Werk samen met andere overheden!
Waar gaat het om?
Met buurgemeenten, andere provincies en/of waterschappen een samenwerkingsverband aangaan op het gebied van inkoop. Wissel in elk geval ervaringen uit, deel kennis van de lokale markt. Dit kan een opstap zijn naar samen ad hoc inkopen of naar een zeer gestructureerde samenwerking in de vorm van een soort shared service centrum.
Waarom zou je het doen?
Bundeling van kennis en ervaring maakt scherpere uitvraag mogelijk. Scherpere uitvraag verhoogt de kansen op goede kwaliteit en een scherpe prijs. Zeker voor kleine overheden is samenwerking met anderen een belangrijke opstap naar professioneel inkopen en aanbesteden. Ervaringen met inkoopsamenwerkingsverbanden, dus niet met het ad hoc samen inkopen, tonen een snelle en sterke verbetering van de professionaliteit van inkopen.
Uitwerking
Het gaat om een weloverwogen actie waar de nodige tijd voor gereserveerd moet worden. In de PIANOo-brochure 'Winst maken met samen inkopen' worden de verschillende stappen besproken die bestuur en ambtelijke organisatie moeten zetten naar een structurele samenwerking.
Aandachtspunten
Er moet voldoende draagvlak bij vooral het bestuur zijn om deze stap te zetten.
E-mail deze pagina
