Kansen voor inkopers en inkooporganisaties

1. Weet wat je organisatie inkoopt en waar je op kan bezuinigen
2. Creëer draagvlak voor aanbesteden op kwaliteit (EMVI)
3. Leer de markt beter kennen
4. Maak een analyse van beleid vs inkoop
5. Ga in dialoog met het bestuur en de interne klant
6. Laat de meerwaarde van inkoop zien
7. Stel hogere doelen voor duurzaam inkopen 
8. Stel hoge en concrete sociale criteria
9. Boor een ander marktsegment aan
10. Stimuleer je interne klanten aan contractmanagement te doen

1. Weet wat je organisatie inkoopt en waar je op kan bezuinigen

Waar gaat het om?

Zorg dat je inzicht hebt in waar en tegen welke condities je organisatie inkoopt. Maak een inkoopscan. Zorg dat je weet hoe de markt in elkaar steekt en hoe de kosten van de leverancier zijn opgebouwd

Waarom zou je het doen?

Inzicht in je eigen inkoop leidt snel tot inzicht in besparingsmogelijkheden.
Inzicht in de markt leidt tot inzicht waar waarom welke kosten gemaakt worden. Daar kun je in je opdracht op anticiperen.

Uitwerking

Soms blijken verschillende interne klanten hetzelfde product al dan niet bij dezelfde leverancier tegen verschillende condities en prijs te kopen. Probeer contracten te saneren en het meest gunstige te laten voortbestaan. Probeer daarin zo mogelijk nog extra kwantumkortingen op te leggen.
Als je weet hoe de markt in elkaar steekt kun je door een iets andere uitvraag (andere condities, andere kwaliteit, ander product, andere omvang van de opdracht) soms flinke kosten besparen. Ook weet je dan beter welke leveranciers je in een onderhandse procedure moet benaderen.

Aandachtspunten

Het saneren van "exclusieve" contracten van je interne klanten wekt mogelijk weerstand.
Het synchroniseren van contracten kan soms lang duren.
Het vergt deskundigheid en tijd om de markt goed in beeld te krijgen.

2. Creëer draagvlak voor aanbesteden op kwaliteit (EMVI)

Waar gaat het om?

Laat de voordelen zien van aanbesteden op kwaliteit. Geef aan hoe aanbesteden op kwaliteit kan bijdragen aan de strategie en de doelen van de dienst en van de budgethouder. Laat zien dat bij aanbesteden op kwaliteit klanttevredenheid leidend kan zijn.

Waarom zou je het doen?

Aanbesteden op kwaliteit dwingt je interne klant en het bestuur goed na te denken en te expliciteren wat zij belangrijk vinden. Dat leidt tot beter opdrachtgeverschap en tot een betere uitvoer van opdrachten, omdat de opdrachtnemer maximaal kan inspelen op de prioriteiten van de opdrachtgever. Je bent trouwens economisch gezien meestal beter uit (goedkoper of betere kwaliteit) dan met laagste prijs.

Uitwerking

Verzamel en analyseer interne of externe voorbeelden van aanbesteden op kwaliteit. Voor de bouw en infra heeft PIANOo al veel voorbeelden verzameld, zie GWW-groep op PIANOo-desk (besloten forum voor ambtenaren).

Binnenkort publiceert Vernieuwing Bouw ook nog 18 voorbeelden van EMVI aanbestedingen; meestal met een analyse. Maak een voorstel/overzicht van mogelijke kwaliteitscriteria die in het verlengde liggen van de strategie, de visie of de doelen van de dienst c.q. de budgethouder. Gebruik bij elke aanbesteding dit overzicht om samen met de budgethouder de juiste kwaliteitscriteria te definiëren en de zwaarte of weging te bepalen.

Aandachtspunten

Je dient als inkoper goed inzicht te hebben in de strategie van je organisatie om concept kwaliteitseisen te kunnen afleiden. Als er al op instigatie van het bestuur algemene kwaliteitscriteria zijn opgesteld, dan bieden deze direct een goed kader. Je interne klant moet wel de competentie hebben om kwaliteitscriteria zo te formuleren dat de markt wordt uitgedaagd. Help hem daarbij.
Niet elke opdracht is geschikt voor het gunnen op kwaliteit; als het gaat om standaard opdrachten levert EMVI te veel transactiekosten op.

PIANOo-desk

3. Leer de markt beter kennen door marktverkenning, marktconsultatie of dialoog

Waar gaat het om?

Vergaar kennis van de markt via een verkenning, een marktonderzoek of een consultatie of soms zelfs in een dialoog met specifieke marktpartijen om een veel betere uitvraag te kunnen doen.

Waarom zou je het doen?

Ben je als inkoper op de hoogte van de belangrijkste marktaspecten dan kun je een waardevolle bijdrage leveren aan de inkoopstrategie, die zeker in tijden van bezuinigingen van groot belang is. Het gaat dan om de kennis, de ervaring en de kwaliteiten van de markt, om het aantal marktpartijen dat interesse heeft, om de omvang van de marktpartijen (MKB of grotere bedrijven), om prijzen, techniek en technologie, past performance of track record van bedrijven. In een marktconsultatie is het mogelijk om oplossingen en ideeën te toetsen op haalbaarheid.

Uitwerking

Verken in principe voor al je inkopen de markt. Is dit onvoldoende, maak dan een bewuste keuze voor een marktconsultatie of een dialoog met specifieke partijen. In een marktconsultatie, liefst openbaar aangekondigd, confronteer je meerdere marktpartijen gelijktijdig met een probleem. In het dossier 'Marktconsultatie' staan handreikingen, tips en presentaties voor het organiseren van een marktconsultatie.

Aandachtspunten

De veelheid aan producten, diensten en werken maakt dat je als inkoper niet van elke markt op de hoogte kunt zijn. Beperk je daarom - vooral in het begin - tot strategische inkopen. En maak gebruik van marktkennis van andere overheden, waar ook in het land. Vraag naar die kennis, bijvoorbeeld via PIANOo-desk (besloten forum voor ambtenaren).

PIANOo-desk

4. Maak een analyse van beleid vs inkoop

Waar gaat het om?

De gevolgen van nieuw beleid voor inkoop vergelijken met het huidige inkooppakket.

Waarom zou je het doen?

Inzicht krijgen in de inkoopconsequenties van (nieuw) beleid is niet alleen voor de inkoper van belang maar ook voor de interne klant en het bestuur. Afzetten tegen de huidige inkoop geeft extra informatie, laat zien waar (sterk) bezuinigd moet worden, waar innovatieve inkoopoplossingen op waarde worden geschat en welke beleidsaspecten van belang zijn.

Uitwerking

Maak een inkoopscan van de afgelopen jaren. Zet beleidsvoornemens om in mogelijke inkooptrajecten.
Geef een analyse van de verschillen en overeenkomsten in inkoop en beleid, zowel in geld, tijd als kwaliteit.

Aandachtspunten

Goed inzicht in inkoop m.b.v. een inkoopscan is absolute noodzaak maar ook de nodige kennis van beleid en de mogelijke consequenties voor inkoop is een belangrijke randvoorwaarde.

5. Ga in dialoog met het bestuur en de interne klant

Waar gaat het om?

Confronteer het bestuur of de interne klant met de potenties van inkoop. Laat zien dat inkoop extra kwaliteit kan leveren, bijdraagt aan strategische keuzes, beter kan inschieten op de markt en ook een aandeel kan leveren bij bezuinigingen. Beschrijf kansen en bedreigingen.

Waarom zou je het doen?

De interne klant en het bestuur kennen de mogelijkheden van inkoop (vaak) onvoldoende. Ze weten niet wat inkoop aan meerwaarde kan bieden. In een dialoog kan de potentiële meerwaarde van inkoop naast de visie van het bestuur gelegd worden.
Een dialoog versterkt de positie van inkoop.

Uitwerking

Beschrijf de potentiële meerwaarde van inkoop (zie kanskaart 6 voor inkopers of inkooporganisaties). Bespreek deze analyse met het hogere management, met het doel om tot een dialoog te komen met het bestuur en interne klanten.
Organiseer, eventueel samen met het hoger management, (reguliere) bijeenkomsten met het bestuur en de belangrijkste interne klanten.

Aandachtspunten

Voor een dialoog, zeker met het bestuur, is een goede aanleiding nodig. Proactief inkoop op de agenda plaatsen is lastig, vereist enige aansluiting bij hoger management, een opening bij het bestuur en een gedegen analyse van je eigen mogelijkheden.
Reactief een dialoog met het bestuur aangaan is eenvoudiger, maar vaak komt inkoop dan vanuit een defensieve houding aan de orde. Maar ook dan is een gedegen analyse hard nodig.

6. Laat de meerwaarde van inkoop zien

Waar gaat het om?

Maak een analyse van de strategische, tactische en operationele mogelijkheden van inkoop in geld, kwaliteit, tijd, dienstverlening en organisatorische aspecten. Laat ook zien hoe inkoop kan bijdragen aan beleidsvoornemens.

Waarom zou je het doen?

Een gedegen analyse van de potenties van inkoop is een randvoorwaarde voor een betere strategische positie van inkoop, voor een dialoog met het bestuur en de interne klant en ook voor een betere marktbenadering.

Uitwerking

Weet wat je dienst (de laatste jaren) inkoopt, welke verbeteringen zijn doorgevoerd en welke nog niet. Ken de belangrijkste beleidsvoornemens en de drijfveren van bestuur en management.
Neem de belangrijkste inkopen en/of de inkopen die beleidsmatig het meest in de belangstelling staan en beschrijf in verschillende scenario's wat de inkoop aan meerwaarde zou kunnen leveren.

Aandachtspunten

Het is niet eenvoudig vanuit je eigen organisatie een analyse te maken van alle mogelijkheden van inkoop. Enige ervaring is wel noodzakelijk.
Zonder een gedegen inkoopscan en monitoring van de inkoop (MSU+ of inkoopscan (stoplichtenmodel)) is een gedegen analyse eigenlijk niet goed mogelijk.

Dossier Purchasing Excellence Publiek
Dossier Inkoopdiagnose

7. Stel hogere doelen voor duurzaam inkopen dan de 'SenterNovem criteria' (als duurzaamheid in het bestuursakkoord staat)

Waar gaat het om?

Daag de markt uit om met duurzame oplossingen te komen die verder gaan dan de doorsnee duurzaamheidsproducten, waaraan vrijwel alle marktpartijen al kunnen voldoen.

Waarom zou je het doen?

Als het bestuur echt wil scoren op duurzaamheid zijn de bekende duurzaam inkopen criteria onvoldoende. Hogere duurzaamheidscriteria geven het bestuur en de dienst een duurzaam imago, stimuleren marktpartijen en leiden vaak tot innovatieve oplossingen. Als je als inkoper ongevraagd met hogere criteria komt kan dit een positief effect hebben op de strategische positie van inkoop.
Duurzame oplossingen hoeven in beginsel niet meer te kosten dan de traditionele.

Uitwerking

Over het algemeen ken je als inkoper de markt onvoldoende om zelf concrete ambitieuze duurzaamheidscriteria op te stellen. Daarom is het veel beter om duurzaamheid in gunningscriteria uit te werken. Algemeen gestelde, dus niet dichtgetimmerde, criteria als onderdeel van EMVI biedt de markt de meeste kans voor een eigen innovatieve invulling.

Aandachtspunten

Onderschat het opstellen van algemeen gestelde maar wel operationele duurzaamheidscriteria niet. Deze criteria moeten zowel intern als extern als belangrijk en ook haalbaar gezien worden. Loop overigens op dit punt ook weer niet vooruit op je bestuurders; wordt niet de drammerige activist die zijn eigen bestuur op dit punt ter verantwoording roept.

Dossier Duurzaam inkopen

8. Stel hoge en concrete sociale criteria (als sociaal een aandachtspunt is in het bestuursakkoord)

Waar gaat het om?

Daag de markt uit om met innovatieve sociale oplossingen te komen.

Waarom zou je het doen?

Als je bestuur wil scoren op sociaal dan kan je als inkoper (ongevraagd) een bijdrage leveren door sociale criteria te stellen: inzet van werklozen, het realiseren van stageplaatsen, maatschappelijk verantwoord ondernemen, mensenrechten of arbeidsomstandigheden. Wanneer het bestuur al aangegeven heeft welk sociaal aspect de nadruk moet krijgen (bijv. werklozen vs kinderarbeid) dan kan je nog gerichter sociale criteria formuleren.

Uitwerking

Vind het wiel niet opnieuw uit. Enkele steden, met name de grote(re), hebben al veel ervaring met sociaal aanbesteden, vaak vervat onder de term 'social return'.
Je kan eisen opnemen in je bestek of via gunningscriteria de markt uitdagen.

Aandachtspunten

Vooral bij inzet van werklozen is het nodig dat er een goed systeem van selectie van werklozen is. Probeer te voorkomen dat bij het hanteren van sociale criteria het beeld ontstaat dat het ten koste gaat van de kwaliteit van het geleverde.

Dossier Handreikingen en voorbeelddocumenten / Reïntegratie

9. Boor een ander marktsegment aan

Waar gaat het om?

Benader actief een ander marksegment van potentiële leveranciers dan waarmee je meestal zaken doet.

Waarom zou je het doen?

De markt is op dit moment erg happig op opdrachten. Maak gebruik van deze vergrote interesse. Veel bedrijven zijn geïnteresseerd een offerte uit te brengen. Laat je verrassen door een bijzonder aanbod of door een nieuwe benadering.

Uitwerking

Nodig bij opdrachten onder de drempel andere (regionale) partijen uit dan de gebruikelijke. Dit kan bijvoorbeeld door onderhandse aanbestedingen openbaar aan te kondigen.
Splits opdrachten boven de drempel in percelen en attendeer regionale bedrijven op de aankondiging op Aanbestedingskalender.

Aandachtspunten

Pas op voor te lage prijzen van nieuwe partijen die een markt willen veroveren. Zij kunnen wellicht hun aanbod niet gestand doen. Het attenderen van lokale bedrijven mag niet gepaard gaan met beloftes. Zorg dat je geen bedrijf bevoordeelt.

10. Stimuleer je interne klanten aan contractmanagement te doen

Waar gaat het om?

Laat je interne klant of budgethouder controleren of geleverd wordt wat is afgesproken bij de opdrachtverlening.

Waarom zou je het doen?

Bedrijven hebben het moeilijk. Ze willen dus snijden in hun kosten. Dat zou er toe kunnen leiden dat ze jou niet precies leveren (bijv. mindere kwaliteit) wat afgesproken is. Accepteer dat niet.
Bovendien levert goed contractmanagement input voor komende aanbestedingen, waardoor de kwaliteit van de uitvraag en de door leveranciers geleverde prestaties steeds wordt verbeterd.

Uitwerking

Laat je interne klant controleren of de geleverde werken, producten en diensten geheel voldoen aan de contractuele afspraken. Zo niet, laat hem/haar het jou onmiddellijk melden. Grijp vervolgens zo snel mogelijk in. Kom je er niet goed uit met de leverancier/opdrachtnemer, stel hem dan expliciet in gebreke onder vermelding van de tekortkoming en een voor jou acceptabele termijn van alsnog goed (op)leveren.
Ga desnoods naar de rechter als je jouw belang groot genoeg vindt.

Aandachtspunten

Je moet goede afspraken hebben gemaakt en op je strepen durven en willen staan.