Kansen voor interne klanten en budgethouders

1. Werk met functionele specificaties
2. Maak budget bekend en laat kwaliteit de doorslag geven
3. Bij voorkeur gunnen op kwaliteit (EMVI)
4. Verbeter het contractmanagement
5. Besteed vaker innovatief aan

1. Werk met functionele specificaties

Waar gaat het om?

Denk niet in de vorm van technische oplossingen maar in functies van de opdracht.

Waarom zou je het doen?

Door uit te gaan van functies kun je beter aansluiten op de behoefte van de gebruiker en wordt de ruimst denkbare markt aangeboord. Mogelijke oplossingen laat je aan de creativiteit van de markt over. De markt kan met betere en goedkopere oplossingen komen. Functioneel specificeren beperkt de administratieve lasten, levert een specifiekere uitvraag op en vereenvoudigt het contractbeheer.

Uitwerking

Onderzoek de klantbehoefte zo concreet mogelijk. Waarom wil je een werk, dienst of product aanschaffen? Vertaal deze behoefte eventueel samen met de inkoper naar functies, liefst zo oplossingsvrij mogelijk en in de vorm van een samenvattend geheel van functies.
Voor werken hebben SBR en CROW handleidingen gepubliceerd: "Functioneel specificeren in de bouw. Stimulans voor innovatie en optimale oplossingen" SBR en "Handboek Specificeren", CROW-publicatie 289. Er worden veel cursussen - en niet alleen voor werken - aangeboden.

Aandachtspunten

Slecht functioneel specificeren leidt tot vaagheid en abstracties die een rem kunnen zijn voor aanbod uit de markt. Ondervang dit door eventueel via marktconsultatie de functies beter te omschrijven. Functionele specificaties moeten zó nauwkeurig zijn dat marktpartijen gericht op de opdracht kunnen inschrijven, dat de aanbesteder in staat is de opdracht te gunnen en dat de interne klant of budgethouder de naleving van het contract kan controleren.
Voor bepaalde inkopen is het niet efficiënt om functionele eisen te stellen. Bij producten waarvan de inkoper alle specificaties kent, zoals een bureau, kost het zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer te veel inspanning om met functionele specificaties te werken. Het vergemakkelijkt het gunnen helemaal niet.

Functioneel specificeren in de bouw
Handboek Specificeren
PIANOo-agenda: Cursussen en bijeenkomsten

2. Maak budget bekend en laat kwaliteit de doorslag geven

Waar gaat het om?

Publiceer je budget, geef aan wat je minimaal wilt inkopen, maar laat ruimte in de gewenste kwaliteit, planning of omvang.

Waarom zou je het doen?

Door het budget vast te zetten daag je de markt maximaal uit om op kwaliteit te concurreren.Specifieke eisen en wensen kun je vertalen in kwaliteitscriteria.
In tijden van bezuinigingen klinkt het raar om budgetten openbaar te maken, maar juist door een scherp gecalculeerde raming als startpunt te nemen, gebaseerd op serieus marktonderzoek, kun je veel kwaliteit voor een scherpe prijs krijgen.

Uitwerking

Stel een zorgvuldige raming op. Stel deze - vanwege bezuinigingen - eventueel naar beneden bij. Neem dit bedrag in de aankondiging op en stel kwaliteitscriteria (EMVI) op.

Aandachtspunten

Er bestaat altijd een kans dat leveranciers die eigenlijk goedkoper kunnen leveren dat nu niet aanbieden. Die kans is echter klein als je marktonderzoek serieus is geweest.
Je eisen en wensen omzetten in concrete maar ook operationele kwaliteitscriteria is niet altijd eenvoudig. Het vereist de nodige kennis van de markt, de doorwerking van de visie van de dienst etc.

3. Bij voorkeur gunnen op kwaliteit (EMVI)

Waar gaat het om?

Formuleer in de voorfase kwaliteitsaspecten die voor de opdracht, de afdeling of de dienst belangrijk zijn; rangschik deze op belangrijkheid en geef er gewichten aan. Neem de kwaliteitsaspecten inclusief de weging op in de aankondiging als uitwerking van de EMVI in plaats van simpelweg te gunnen op laagste prijs.

Waarom zou je het doen?

Prijs als enig criterium kan een ontwrichtend effect hebben op het resultaat van de aanbesteding. Het kan je onafwendbaar leiden naar de aanbieder die je zeker niet wilt.
Met EMVI-kwaliteitscriteria is het mogelijk om de markt te laten concurreren op kwaliteit, zonder dat je zelf de kwaliteit precies hoeft aan te geven. Wel moet je zelf het gewicht van een bepaald criterium bepalen. Gunnen op kwaliteitscriteria geeft een serieuze kans op lagere TCO (Total Costs of Ownership).

Uitwerking

Voor elke aanbesteding moet de interne klant samen met de inkoper criteria opstellen die van belang zijn en die zo mogelijk in het verlengde liggen van de strategie of visie van de dienst. Ook bepaalt de budgethouder samen met de inkoper het gewicht van elk criterium (zo mogelijk in euro´s).

Aandachtspunten

Je moet wel de competentie hebben om kwaliteitscriteria zo te formuleren dat de markt wordt uitgedaagd. Pas wanneer kwaliteit minstens voor 40% bijdraagt, mag je spreken van gunnen op kwaliteit. Niet elke opdracht is geschikt voor het gunnen op kwaliteit, zeker wanneer het gaat om standaard opdrachten levert EMVI veel transactiekosten op. In de praktijk vergeet de inkoper of budgethouder soms te controleren of de juiste kwaliteit geleverd is.

4. Verbeter het contractmanagement

Waar gaat het om?

Zorg voor een gestructureerde controle van de levering van de opdrachtnemer. Let op mogelijke zwakke punten in het controlesysteem, vooral de afgesproken kwaliteit.

Waarom zou je het doen?

Bedrijven hebben het moeilijk. Ze willen snijden in hun kosten. Dat kan er toe leiden dat ze niet precies leveren (bijv. mindere kwaliteit) wat afgesproken is. De gebruiker is niet altijd goed op de hoogte van meerwerk.
Meestal is contractmanagement nog niet zo heel sterk ontwikkeld binnen een overheidsorganisatie. Aandacht voor kosten en bezuinigingen kan een aanleiding zijn om dit te verbeteren. Bovendien levert goed contractmanagement input voor komende aanbestedingen, waardoor de kwaliteit van de uitvraag en de door leveranciers geleverde

Uitwerking

Bepaal je uitgangspunt. Bepaal wie verantwoordelijk is. Goed werkend contractmanagement is een noodzaak. Begin met de grootste opdrachten. Maak bij contract heldere afspraken over de controle van leveringen.
Check of werken, leveringen en diensten geheel voldoen aan hetgeen is afgesproken. Zo niet, meld dit bij je inkoper of je inkooporganisatie.

Aandachtspunten

Niet alle budgethouders zijn altijd bereid om te controleren, want: 'geen tijd', 'zaak voor de inkoper', 'alleen reactie bij klachten'.
Verder staan efficiencydoelstellingen niet altijd hoog in het vaandel ('we hebben toch voldoende budget?'). Mogelijk dat de bezuinigingen deze cultuur kunnen doorbreken.
Je moet goede (contractuele) afspraken hebben gemaakt en op je strepen durven en willen staan.

5. Besteed vaker innovatief aan

Waar gaat het om?

Er zijn diverse manieren om innovatief aan te besteden. Rode draad is het afwijken van traditioneel aanbesteden op laagste prijs en het uitdagen van de markt.

Waarom zou je het doen?

Innovatief aanbesteden betekent de markt uitdagen, de kwaliteit zwaar mee laten wegen, de markt prikkelen. Dit is nog steeds geen gebruikelijke aanpak in de wereld van de overheidsinkopen maar levert vaak opvallende resultaten op.

Uitwerking

Wel of niet innovatief aanbesteden is een kwestie van maatwerk. Afhankelijk van de interne organisatie, de markt, het project en de transactiekosten pas je het toe. Spelregels zijn niet te geven, richtsnoeren wel. Voor werken is een Decision Support Systeem gemaakt waarin een zeer groot aantal factoren gewogen wordt. Vooral risicovolle en complexe projecten waarvan de oplossing niet (helemaal) bekend is, zijn gebaat met een innovatieve aanpak.

Aandachtspunten

Je organisatie heeft misschien (nog) geen ervaring met innovatief aanbesteden. Dit betekent dat het verstandig is voor het eerste project een adviesbureau in te schakelen. De andere rol van een overheidsorganisatie vergt ook een zekere cultuuromslag. De algemene regel is dat de voorbereiding bij innovatief aanbesteden meer tijd kost. Dit betaalt zich terug in het betere resultaat.

Dossier Innovatief aanbesteden
PIANOo-desk
Decision Support Systeem