Fasen europees aanbesteden

Voor elke stap zijn instrumenten beschikbaar die helpen bij het inkopen van lesmateriaal: variërend van handleidingen tot een planinstrument en diverse modellen.

Het proces van Europees aanbesteden is ingedeeld in vier fasen:

Voorbereiden aanbesteding
Opstellen offerteaanvraag
Selectie en toetsen gunningscriteria
Gunnen en contracteren

1. Voorbereiden aanbesteding

Het doel van deze voorbereidingsfase 1 is om na het maken van een analyse, een plan van aanpak te ontwikkelen voor de aanbesteding van schoolboeken.

Stap 1: de analyse

De eerste actie bij het voorbereiden van de aanbesteding is het maken van een analyse. In deze analyse kunt u ondermeer aandacht schenken aan de volgende vragen:

Op welke manier verstrekt uw school nu de schoolboeken: heeft u een intern of een extern boekenfonds? Wat heeft u vastgelegd in uw huidige contract? Handhaaft u het interne of het externe boekenfonds?
Wat wordt uw leermiddelenbeleid? Wat wilt u voor het volgende schooljaar precies inkopen? Blijft u gebruikmaken van hetzelfde boekenpakket?
Hoe pakt u het inkoopproces aan: huurt u extern advies in? Gaat u samenwerken met andere scholen?
Wilt u elk jaar aanbesteden of wilt u één keer per vier jaar aanbesteden?
Wilt u een contract afsluiten met één leverancier, of met meerdere leveranciers?
Is de prijs belangrijker dan de dienstverlening?

Handleiding analyse eigen situatie (pdf)

Stap 2: het plan van aanpak

Na het maken van de analyse is het zaak de uitkomst hiervan vast te leggen in een plan van aanpak. Dit plan zal de basis vormen voor de rest van de Europese aanbesteding.

Checklist plan van aanpak (pdf)
Tijdpad (excel)

2. Opstellen offerteaanvraag

Het doel van fase 2 is om de in de vorige fase gemaakte keuzes vast te leggen in de aanbestedingsdocumenten en daarmee offertes aan te vragen bij de leveranciers.

Stap 1: het opstellen van de aanbestedingsdocumenten

In de vorige fase heeft u reeds beslist welke type boekenfonds u wilt en of u voor een openbare of een niet-openbare procedure kiest. Nu gaat u de aanbestedingsdocumenten opstellen. Een belangrijk onderdeel hiervan zijn de beoordelingscriteria, die selectie- en gunningscriteria worden genoemd. Op basis van deze criteria gaat u in fase 3 leveranciers selecteren en uiteindelijk de aanbieder kiezen die het beste aan uw eisen voldoet.

Om u te helpen bij het opstellen van de aanbestedingsdocumenten zijn er verschillende modellen beschikbaar. Op basis van uw eigen keuzes (type boekenfonds en procedure) zijn deze in te vullen en uit te werken. De modellen zijn als standaard (pdf) en als werkmodel (word) te downloaden. Het werkmodel kunt u zelf aanpassen.

Model offerteaanvraag OP (pdf)
Model selectieleidraad NOP (pdf)
Model offerteaanvraag NOP (pdf)
Handleiding opstellen beoordelingscriteria (pdf)
Instrument wegingsfactoren bepalen (pdf)

Stap 2: publiceren

Wanneer u de aanbestedingsdocumenten heeft opgesteld, kunt u deze publiceren.

Handleiding publiceren aanbesteding (pdf)

Stap 3: inlichtingen verstrekken

Na publicatie hebben de geïnteresseerde leveranciers de gelegenheid uw school vragen te stellen over de aanbestedingsdocumenten. Deze vragen beantwoordt u in een zogeheten 'Nota van Inlichtingen'.

Handleiding Nota van Inlichtingen (pdf)

3. Selectie en toetsen gunningscriteria

Het doel van fase 3 is om te beoordelen welke leverancier het beste aan uw eisen voldoet. Daarvoor maakt u gebruik van de door u opgestelde aanbestedingsdocumenten uit fase 2.

Stap 1: het in ontvangst nemen en openen van de stukken

Nadat de leveranciers de Nota van Inlichtingen hebben ontvangen, krijgen zij de gelegenheid om hun verzoek tot deelname (selectiedocument in de niet-openbare procedure) of inschrijving (de offerte in de openbare en niet-openbare procedure) aan te bieden. De ontvangst en opening van deze stukken legt u vast in een zogeheten proces-verbaal van ontvangst en opening.

Handleiding dossiervormen en opstellen proces-verbaal (pdf)

Stap 2: de beoordeling ingediende stukken

Na ontvangst van de stukken gaat u deze beoordelen. Om u hierbij te assisteren is een handleiding opgesteld waarin de do's en don'ts bij dit proces zijn benoemd. U vindt hierin ook tips over de manier van communiceren tijdens dit traject, want het contact met leveranciers is in deze fase aan bepaalde regels gebonden.

Let op, de openbare en de niet-openbare procedure verschilt hier enigszins van elkaar:

De beoordeling in de openbare procedure gebeurt in één fase.
De beoordeling in de niet-openbare procedure gebeurt in twee fasen.

In de eerste fase worden de verzoeken tot deelname beoordeeld. Een beperkt aantal op geschiktheid geselecteerde leveranciers krijgt vervolgens de offerteaanvraag toegezonden. De niet geselecteerde leveranciers krijgen een brief met de mededeling dat zij afgewezen zijn.
De bijbehorende brieven vindt u in de 'Handleiding communicatie selectie- en gunningsfase' (fase 4).
In de tweede fase worden de inschrijvingen (offertes) van de leveranciers beoordeeld.
U kunt voor de beoordeling gebruik maken van een 'Score- en wegingsinstrument' (excel).

Handleiding verrichten selectie en gunning (pdf)

4. Gunnen en contracteren

U heeft in fase 3 de beoordeling van de ingediende inschrijvingen afgerond. U weet nu aan wie u de opdracht wilt gunnen, ofwel met welke leverancier(s) u een contract wilt sluiten voor de schoolboeken. U dient nu alle leveranciers van uw voornemen op de hoogte te stellen. Ook moet u bekend maken dat de aanbesteding zover is afgerond door middel van een melding.
Overigens, ook na het afsluiten van deze fase blijven de spelregels van de uitgevoerde Europese aanbestedingsprocedure onverminderd van toepassing (bijv. bij het gunnen van nadere overeenkomsten op een raamovereenkomst).

Stap 1: brieven opstellen

U stuurt afwijzingsbrieven naar de leveranciers aan wie uw school de opdracht niet gaat gunnen. De leverancier met wie u een contract wilt sluiten, stuurt u een brief waarin u de gunningsbeslissing kenbaar maakt. De 'Handleiding communicatie selectie- en gunningsfase' bevat informatie over de wijze van communicatie tijdens deze fase. Het aanbestedingsproces is afgerond na de stand-still periode en de ondertekening van het contract.

Handleiding Handleiding communicatie selectie- en gunningsfase' (pdf)

De 'Handleiding communicatie selectie- en gunningsfase' bevat de volgende modelbrieven:

Stap 2: aanbesteding afmelden

In fase 2 heeft u uw aanbestedingsdocumenten gepubliceerd. Als de aanbesteding is afgerond, moet u deze ook weer afmelden. In de 'Handleiding communicatie selectie- en gunningsfase' wordt u daarvoor verwezen naar de 'Handleiding publiceren aanbesteding'.
Deze is opgenomen als instrument bij fase 2, stap 2