Veelgestelde vragen schoolboeken
- Waarom moet een school het inkopen van de schoolboeken Europees aanbesteden?
- Mag de school aanbesteden of moet het bevoegd gezag dit doen?
- Hoe kies ik de juiste adviseur?
- Welke regelgeving is op dit moment van toepassing?
- Hoe lang duurt een aanbesteding?
- Wat is marktorientatie?
- Wat is marktconsultatie?
- Wat is het drempelbedrag bij Europees aanbesteden?
- Hoe kan ik bepalen of ik onder/boven het drempelbedrag van 193.000 euro uitkom?
- Moet ik mijn huidige contract uitdienen?
- Welke risico's loopt u als u het huidige contract toch uitdient?
- Wat is de consequentie als ik niet aanbesteed?
- Kan ik een deel van de bestelling buiten de Europese aanbesteding houden?
- Mag ik samen met andere scholen aanbesteden?
- Mag ik knippen in onderdelen, bijvoorbeeld geschiedenis en aardrijkskunde apart inkopen?
- Wat is het verschil tussen een openbare en een niet-openbare procedure?
- Welke criteria mogen bij het gunnen van lesmateriaal een rol spelen?
- Mag ik als school in het kader van Europees aanbesteden sparren met leveranciers?
- Wat gebeurt er als minder dan vijf ondernemers zich kwalificeren bij een niet-openbare procedure?
- Mag ik het bestek van een andere school gebruiken?
- Gelden de Europese aanbestedingsregels ook voor leveranciers?
- Hoe kan ik een leverancier bewegen tot tijdige levering van de schoolboeken?
- Waarom mijn aanbesteding vroegtijdig starten?
- Welke feiten en cijfers gelden voor het praktijkonderwijs?
- Welke factoren bepalen of uw school voor praktijkonderwijs Europees moet aanbesteden?
- Wanneer geldt de Europese regelgeving omtrent aanbesteden niet voor mijn school voor praktijkonderwijs?
- Als ik Europees moet aanbesteden kan ik dan een apart perceel binnen de aanbesteding aanwijzen?
- Hoe kan ik een deel van de bestelling van het lesmateriaal buiten de Europese aanbesteding plaatsen?
Waarom moet een school het inkopen van de schoolboeken Europees aanbesteden?
De bekostigde scholen in het voortgezet onderwijs zijn publiekrechtelijke instellingen. Publiekrechtelijke instellingen zijn verplicht aan te besteden.
Onder publiekrechtelijke instelling wordt verstaan een instelling die:
- is opgericht met het specifieke doel te voorzien in behoeften van algemeen belang, andere dan die van industriële of commerciële aard;
- rechtspersoonlijkheid heeft;
- activiteiten verricht die voor meer dan 50% door de overheid worden gefinancierd of waarvan het beheer is onderworpen aan toezicht van een aanbestedende dienst of waarvan de bestuursorganen voor meer dan de helft worden benoemd door een andere aanbestedende dienst.
Een bekostigde school in het voortgezet onderwijs is dus een aanbestedende dienst, want:
- de behoeften van algemeen belang worden gevonden in de onderwijskundige taak van de scholen;
- de rechtspersoon wordt gevonden bij degene die de school in stand houdt. Dat kan een vereniging zijn of een stichting of in het geval van openbare scholen ook een gemeente; en
- de activiteiten worden voor meer dan 50% door de overheid gefinancierd.
Mag de school aanbesteden of moet het bevoegd gezag dit doen?
De school (en niet het bevoegd gezag) kán als aanbestedende dienst worden aangemerkt als:
- de bevoegdheid tot het verrichten van rechtshandelingen in de statuten is overgedragen aan de directeur van een school die door de rechtspersoon in stand wordt gehouden;
- de directeur een eigen aanschaffingsbeleid heeft, mét de daarbij behorende eindverantwoordelijkheid om aankoopbeslissingen te nemen;
- daartoe ook een afgescheiden budget is toegekend.
De schooldirecteur kan dan op eigen gezag een overheidsopdracht op de markt zetten.
Dit alles vraagt echter om consistent handelen van zowel het bevoegd gezag als de betreffende directeur. Want als:
- het bevoegd gezag zich toch in de markt profileert als grote inkoper voor alle schoollocaties en bijvoorbeeld gesprekken voert over tarieven met aanbieders uit de markt, dan gaat het verhaal van de school als zelfstandige aanbestedende dienst niet op;
- de directeur de ene keer zelf wil aanbesteden, maar de andere keer meelift met een aanbesteding die het bevoegd gezag op de markt zet, gaat het verhaal van de school als zelfstandige aanbestedende dienst niet op.
Hoe kies ik de juiste adviseur?
Onderstaande overwegingen zijn gebaseerd op praktijkervaring van verschillende scholen.
- Heeft de adviseur ruime ervaring met het begeleiden/uitvoeren van Europese aanbestedingstrajecten en heeft de adviseur positieve referenties, liefst in het scholenveld?
- Heeft de adviseur kennis van het scholenveld? En van de educatieve boekenmarkt?
- Zijn andere scholen te spreken over de adviseur die u op het oog heeft?
- Heeft de adviseur oor en oog voor de inbreng van uw school en is er ruimte voor maatwerk?
- Is de adviseur die u op het oog heeft bereid zoveel mogelijk werk uit handen te nemen, bijvoorbeeld:
- de afronding van mijn lopende contract?
- de beantwoording van de vragen t.b.v. de Nota van Inlichtingen?
- de voorbereiding en afhandeling van eventuele gerechtelijke procedures die uit de aanbesteding voortkomen? - Wat kost de adviseur? Gaat het daarbij om eenmalige kosten of moet u jaarlijks kosten maken?
- Is de adviseur bereid u in staat te stellen om te leren, kennis op te doen over Europees aanbesteden? Dit om te voorkomen dat u afhankelijk wordt van deze adviseur en bijvoorbeeld in een volgende aanbesteding per se weer met deze adviseur in zee moet.
- Is de adviseur bereid met u af te spreken (contractueel vast te leggen) dat u de 'eigenaar' van de aanbestedingsdocumenten bent? Dan kan de school de aanbestedingsdocumenten - zonder tussenkomst van die adviseur - voor de volgende aanbestedingen opnieuw gebruiken.
Welke regelgeving is op dit moment van toepassing?
Het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao), Staatsblad 408 en 650, 2005. Met dit besluit is de Richtlijn 2004/18/EG van het Europees Parlement over de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (Publicatieblad van de Europese Unie L 134 van 30 april 2004) geïmplementeerd.
Hoe lang duurt een aanbesteding?
De duur van een aanbesteding hangt onder andere af van:
- de tijd die de school nodig heeft om zich te oriënteren op de markt (de zogeheten: "marktoriëntatie"), bijvoorbeeld door het uitvoeren van een marktconsultatie
- de tijd die nodig is voor het opstellen van een programma van eisen (bestek) of een offerteaanvraag
- de aanbestedingsprocedure die door de school gekozen wordt (openbaar of niet-openbaar).
Aan de hand van het 'Checklist plan van aanpak' en het daarbij behorende 'Tijdpad' kunt u de doorlooptijd van uw aanbestedingstraject berekenen.
Checklist plan van aanpak
Tijdpad
Wat is marktorientatie?
Voordat het inkooptraject in gang wordt gezet, is het raadzaam dat de school kennis opdoet over de educatieve boekenmarkt. Daarbij kunnen in ieder geval de volgende vragen aan de orde komen:
- Hoeveel marktpartijen zouden geïnteresseerd kunnen zijn in de opdracht die onze school in de markt wil zetten?
- Welk effect hebben mijn selectie-eisen en gunningscriteria op het aantal potentiële inschrijvers?
- Wat zal het effect zijn van onze selectie-eisen en gunningscriteria op de prijs die potentiële inschrijvers offreren? Stellen we geen eisen die - hoewel voor onze school niet van het grootste belang - wel prijsopdrijvend kunnen werken?
- Kunnen potentiële inschrijvers leveren wat onze school vraagt, of loop ik het risico geen inschrijvingen te krijgen?
Om deze vragen te kunnen beantwoorden kunnen diverse bronnen gebruikt worden, zoals bijvoorbeeld: internet, vakbladen, ervaringen van andere scholen, ervaringen van externe inkoopadviseurs, etc. Het vergaren van marktkennis kan echter ook directer en kan meer gericht zijn op een specifieke opdracht. Is dit gewenst, dan kan het nuttig zijn gebruik te maken van marktconsultatie.
Wat is marktconsultatie?
Een marktconsultatie is gericht op het definiëren van de juiste aanbestedingsvraag. Onderzocht wordt welke verschillende (technische of functionele) mogelijkheden er bestaan en welke eventuele risico's hieraan zijn gekoppeld.
Hiertoe wordt voordat de aanbesteding plaatsvindt met verschillende marktpartijen een informatief gesprek gevoerd. Daarbij kunnen in ieder geval de volgende vragen aan de orde komen:
- Hoeveel marktpartijen zouden geïnteresseerd kunnen zijn in de opdracht die onze school in de markt wil zetten?
- Welk effect hebben mijn selectie-eisen en gunningscriteria op het aantal potentiële inschrijvers?
- Wat zal het effect zijn van onze selectie-eisen en gunningscriteria op de prijs die potentiële inschrijvers offreren? Stellen we geen eisen die - hoewel voor onze school niet van het grootste belang - wel prijsopdrijvend kunnen werken?
- Kunnen potentiële inschrijvers leveren wat onze school vraagt, of loop ik het risico geen inschrijvingen te krijgen?
Dit proces dient nauwkeurig te worden vastgelegd. Zo kunnen de andere marktpartijen zich ervan vergewissen dat er tijdens deze marktconsultatie geen voorinformatie is verstrekt aan de daarbij betrokken partijen. Want daardoor zouden zij een voorsprong kunnen hebben bij het indienen van een offerte. Een marktconsultatie is wettelijk toegestaan en vormvrij. Wel is zorgvuldigheid geboden, in verband met de verplichting tot transparantie en non-discriminatie.
Wat is het drempelbedrag bij Europees aanbesteden?
Het drempelbedrag voor Europees aanbesteden is voor leveringen en diensten voor scholen 193.000 euro exclusief btw. Aankopen van leveringen en diensten door scholen boven het drempelbedrag vallen onder het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao).
Dossier Drempelwaarden Europese aanbestedingen
Dossier Bao
Hoe kan ik bepalen of ik onder/boven het drempelbedrag van 193.000 euro uitkom?
Om te kunnen bepalen of het drempelbedrag wordt overschreden moet het bevoegd gezag niet alleen de kosten van de dienstverlening die met de boekenlevering verband houdt, maar ook de levering zelf, bij elkaar optellen. De totale geraamde kosten voor het aanschaffen van het boekenpakket zijn dus bepalend of een bevoegd gezag van een school de aanschaf van schoolboeken conform de Europese regelgeving moet aanbesteden. Opdrachten die als één totale opdracht kunnen worden gezien, zoals het leveren van schoolboeken aan een school of leerlingen over meerdere jaren, moet u over een periode van 48 maanden ramen. Wanneer de reële raming boven de drempelwaarde van 193.000 euro uitkomt, moet u Europees aanbesteden.
Dossier Drempelwaarden Europese aanbestedingen
Moet ik mijn huidige contract uitdienen?
Het antwoord op de vraag of u uw contract moet uitdienen ligt iets ingewikkelder. Elk contract dat in het verleden niet Europees is aanbesteed en waarvan de omvang de Europese aanbestedingsdrempels oversteeg, is wel rechtsgeldig, maar is op een onrechtmatige manier tot stand gekomen. OCW is van mening dat contracten die op een onrechtmatige wijze tot stand zijn gekomen en waarbij scholen in strijd hebben gehandeld met de Europese aanbestedingsregelgeving beëindigd moeten worden. Totdat dit nieuwe contract een feit is kunnen scholen hun huidige leverancier aanhouden.
Daarnaast speelt de vraag welke mogelijkheden u heeft om voortijdig het contract te beëindigen. De contracttekst is hierbij bepalend. Niet altijd is het eenvoudig om het huidige contract te beëindigen, hoewel contracten toch ook meer mogelijkheden kunnen bieden dan op het eerste gezicht lijkt. Soms kan het nodig zijn om met een leverancier of distributeur afrondende afspraken te maken om voor beide partijen de samenwerking netjes af te hechten. Een goed overleg hierover met de leverancier is te verkiezen boven een juridische strijd om de rechten en plichten. Te denken valt bijvoorbeeld aan het overnemen van het boekenpakket indien de boeken nog niet de volledige afschrijvingstermijn hebben doorlopen. Indien u verder gaat met een intern boekenfonds is dit een goede optie, maar ook in het geval van een extern boekenfonds kunt u eigenaar worden van de boeken, aangezien u deze in kunt brengen in een te volgen Europese aanbestedingsprocedure.
Welke risico's loopt u als u het huidige contract toch uitdient?
Een concurrent van uw leverancier kan naar de rechter stappen en vorderen dat het contract wordt beëindigd.
Hoe groot dit risico is, is op voorhand niet te voorspellen en zal sterk samenhangen met de situatie op de educatieve boekenmarkt. Of de rechter een dergelijke vordering zal toewijzen is vooraf ook niet te voorspellen. Ook dat is van een aantal zaken afhankelijk. De rechter neemt in zijn oordeel onder meer mee of het toewijzen van zo'n vordering negatieve gevolgen heeft voor de school, en zal daarbij de volgende aspecten zeker meewegen:
- is het contract gesloten vóórdat de school door de discussie over de gratis schoolboeken zich goed bewust werd van haar aanbestedingsplicht;
- hoe lang loopt het contract nog (en zijn er negatieve gevolgen verbonden aan het voortijdig beëindigen van het contract);
- in welke mate heeft het beëindigen van het contract negatieve gevolgen voor de school.
De keus voor het uitdienen van het contract kan op meer begrip van de rechter rekenen, als:
- een contract bijvoorbeeld gesloten is vóórdat de aanbestedingsplicht van scholen duidelijk naar voren kwam in de discussie over de gratis schoolboeken,
- dit contract nog maar één jaar doorloopt en de financiële gevolgen van het opzeggen van het contract bovendien groot zijn voor de school.
Daarnaast kan ook de accountant van de school vaststellen dat de school op een onrechtmatige wijze handelt en beslissen de school een goedkeurende accountantsverklaring te onthouden.
Wat is de consequentie als ik niet aanbesteed?
Elke (gepasseerde) marktpartij kan in een gerechtelijke nationale procedure (civiel kort geding of bodemprocedure) een contractverbreking of een schadevergoeding (vanwege gederfde winst) eisen. De kans dat die eis wordt gehonoreerd is groot wanneer de aanbestedingsregelgeving is overtreden. Ook kan een gepasseerde partij een klacht indienen bij de Europese Commissie. In het uiterste geval kan een dergelijke klacht uitmonden in een boete, opgelegd door het Hof van Justitie.
Kan ik een deel van de bestelling buiten de Europese aanbesteding houden?
Het is mogelijk om een deel van de bestelling van lesmateriaal buiten de Europese aanbesteding te plaatsen. Dit kan door dit deel in een apart perceel te plaatsen en dit perceel niet mee te nemen in de aanbesteding. Dit perceel, of meerdere percelen als het om kleinere verzamelingen gaat, mag maximaal 20% van de totale waarde van alle percelen omvatten (zie ook Bao art. 9, lid 8). Het bedrag mag echter niet hoger zijn dan 80.000 euro (exclusief btw). De genoemde 80.000 euro is gebaseerd op de totale waarde van de opdracht. Dat betekent dat wanneer u een overeenkomst sluit met een looptijd van vier jaar u maximaal 20.000 euro per jaar buiten de aanbesteding kunt houden, of eenmaal in die vier jaar 80.000 euro.
Hoewel op zo'n buitengesloten perceel het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) niet van toepassing is, kan het inkooptechnisch gezien slim zijn om dit onderhands aan te besteden. Als u de concurrentie zijn werk laat doen en meer dan één leverancier om een prijs vraagt, behaalt u mogelijk ook hier een prijsvoordeel.
Een voorbeeld van zo'n apart perceel kan lesmateriaal voor tweetalig onderwijs zijn, dat vaak rechtstreeks van verschillende leveranciers uit het buitenland wordt betrokken.
Dossier Bao
Dossier micropercelen
Mag ik samen met andere scholen aanbesteden?
Ja, u kunt daardoor de administratieve kosten beperken en van elkaars ervaringen leren. Bij het publiceren van de opdracht op de Aanbestedingskalender of ted.europa.eu presenteert u zich dan als twee (of meer) samenwerkende aanbestedende diensten. De marktpartijen weten dan dat ze met twee of meer organisaties te maken gaan krijgen.
Mag ik knippen in onderdelen, bijvoorbeeld geschiedenis en aardrijkskunde apart inkopen?
U kunt meer dan één perceel hanteren binnen een aanbesteding. Met elk perceel koopt u iets anders in met de daarbij horende eisen, wensen en afspraken. Als u bijvoorbeeld voor de bovenbouw de levering en distributie wilt inkopen (extern boekenfonds) en voor de onderbouw alleen de levering (intern boekenfonds) dan kunt u aanbesteden met twee percelen: één voor levering met distributie en één voor levering van schoolboeken. Per perceel sluit u een contract af met een leverancier. Ook kunt u ervoor kiezen om een offerteaanvraag uit te schrijven waarmee u met één of meerdere leveranciers raamovereenkomsten kunt afsluiten.
Maar als knippen bedoeld is om onder de aanbestedingsregelgeving uit te komen, is het niet toegestaan. Alle bedragen die met het inkopen van de schoolboeken te maken hebben (en dat geldt voor een periode van 48 maanden) tellen mee om te bepalen of de Europese aanbestedingsdrempel (193.000 euro exclusief BTW) wordt overschreden. Dit kunnen zowel de kosten zijn die met de distributie te maken hebben als de prijs van de boeken zelf.
Wat is het verschil tussen een openbare en een niet-openbare procedure?
Bij een niet-openbare procedure vindt de selectie en gunning in twee fasen plaats. Na de selectiefase valt een aantal gegadigden af. De overgebleven gegadigden mogen op grond van een pas dan beschikbaar gestelde offerteaanvraag een offerte indienen. Dit element maakt dat de procedure als niet-openbaar is verklaard.
Bij een openbare procedure mag elke geïnteresseerde marktpartij een offerte indienen en wordt bij de publicatie van de overheidsopdracht direct een offerteaanvraag bekend gemaakt. Het aantal offertes dat beoordeeld moet worden, kan dan ook veel hoger zijn dan bij een niet-openbare procedure. Daar bepaalt de opdrachtgever immers hoeveel marktpartijen een offerte mogen gaan indienen.
Welke criteria mogen bij het gunnen van lesmateriaal een rol spelen?
Bij het aanbesteden van lesmateriaal gaat het niet alleen om de prijs. Ook de kwaliteit van de dienstverlening die nodig is om de boeken bij de leerlingen te krijgen kan als gunningscriterium meegenomen worden. Bij kwaliteit kunt u denken aan de wijze waarop u bestellingen kunt plaatsen, de leveringsvoorwaarden en leveringssnelheid en de wijze waarop een bestelling van schoolboeken wordt afgeleverd.
Als er sprake is van het inkopen van nog te ontwikkelen materiaal kunnen ook andere inhoudelijke kwaliteitskenmerken, zoals het didactische ontwerp van een methode, gebruikersvriendelijkheid, maar bijvoorbeeld ook de wijze van ontwikkeling en de mate waarin teamleden daarbij betrokken zijn een rol spelen.
Kwaliteitseisen en leveringsvoorwaarden mogen echter niet zodanig worden geformuleerd dat er sprake is van het 'toeschrijven' van een eis naar één bepaalde leverancier. Het stellen van een verzameling eisen die slechts door één leverancier kan worden geleverd, vervalst de mededinging en is daarom niet toegestaan.
Mag ik als school in het kader van Europees aanbesteden sparren met leveranciers?
Marktonderzoek of marktconsultatie is wel toegestaan en zelfs aan te raden. In dat geval gaat het niet over informatie van de aanbestedende dienst naar de mogelijk toekomstige opdrachtnemer, maar andersom. Juist het gebrek aan marktoriëntatie lijkt in een aantal aanbestedingen tot kwetsbare bestekken te hebben geleid. Onderdeel van die marktoriëntatie is een oriëntatie op de termijnen die samenhangen met de logistieke processen in de schoolboekenmarkt.
U mag niet sparren met leveranciers. De Europese aanbestedingsregels zijn hier helder over. Aanbestedende diensten moeten transparant, objectief en niet-discriminerend handelen. Sparren betekent dat er informatie over een op handen zijnde publicatie van een overheidsopdracht naar een potentiële inschrijver gaat. Wanneer er in het traject al voorinformatie over een op handen zijnde opdracht naar één van de partijen gaat, heeft die partij meer tijd en meer kans om een betere offerte in te dienen dan andere inschrijvers. Telefonisch beantwoorden van vragen of het organiseren van gesprekken met belangstellenden voorafgaande aan de inschrijving wordt daarom afgeraden.
Het verspreiden van voorinformatie over een op handen zijnde opdracht naar één van de partijen is discriminerend en dus niet toegestaan. Hetzelfde geldt tijdens de aanbestedingsprocedure. Ook dan moet de aanbestedende dienst zorgen voor een gelijk informatieniveau van alle betrokkenen.
Wat gebeurt er als minder dan vijf ondernemers zich kwalificeren bij een niet-openbare procedure?
Bij een niet-openbare procedure moet de school minimaal vijf gekwalificeerde leveranciers selecteren die de kans krijgen om een offerte in te dienen. Dit zijn de leveranciers die aan de geschiktheideisen voldoen en daarbij de vijf hoogste scores hebben gehaald. Als minder dan vijf leveranciers zich kwalificeren, kan de school ertoe overgaan leveranciers uit te nodigen die alleen aan de geschiktheideisen voldoen. Als dit bijvoorbeeld maar vier geschikte leveranciers oplevert, dan vraagt de school aan deze vier leveranciers om een offerte in te dienen.
Mag ik het bestek van een andere school gebruiken?
Ja, tenzij die andere school een externe partij de opdracht had gegeven om het bestek (programma van eisen) te maken en de school het eigendom van het bestek niet vooraf heeft geclaimd. Het hergebruik kan dan in strijd zijn met de auteursrechten van de externe partij.
Gelden de Europese aanbestedingsregels ook voor leveranciers?
Nee, leveranciers die zelf geen aanbestedende dienst zijn, kunnen via de normale marktmechanismen op zoek gaan naar andere leveranciers om een aanbod te kunnen doen aan de scholen. De Mededingingswet is wel op hen van toepassing. Prijsafspraken tussen leveranciers zijn op grond van deze wet niet toegestaan.
Hoe kan ik een leverancier bewegen tot tijdige levering van de schoolboeken?
Zonder een tijdige opdrachtverstrekking is een tijdige levering van schoolboeken niet verzekerd. Het is dus van het grootste belang om op tijd met de aanbesteding te starten. Om te zorgen dat leerlingen bij de start van het schooljaar over een zo compleet mogelijk leermiddelenpakket kunnen beschikken, moeten scholen met een extern of gefaciliteerd boekenfonds uiterlijk 1 februari hun opdracht aan leveranciers hebben gegund. Voor scholen met een intern boekenfonds geldt dat zij uiterlijk 1 april hun opdracht gegund moeten hebben.
U heeft nooit een garantie van 100% dat de schoolboeken op tijd worden geleverd. (Nieuwe) boeken kunnen tijdelijk (nog) niet leverbaar zijn bijvoorbeeld. De leverbare boeken wilt u uiteraard op tijd geleverd hebben. Diverse scholen hebben aangegeven in hun contract met de leverancier een boeteclausule op te nemen bij te late levering van de schoolboeken. U kunt er ook voor kiezen juist een bonus uit te keren aan de leverancier bij tijdige levering. Stel, u laat een dergelijke boete- of bonusclausule achterwege, terwijl andere scholen juist besluiten die wel op te nemen in het contract. Dan loopt u mogelijk het risico dat de leverancier eerst die andere scholen bedient. Het is dus verstandig een dergelijke maatregel op te nemen.
Verder kunt u overwegen om leveranciers te vragen een alternatieve oplossing te bieden als de boeken niet op tijd kunnen worden geleverd. Zij zorgen er dan voor dat de leerlingen toch over boeken kunnen beschikken en dat de lessen geen hinder ondervinden van het feit dat een aantal boeken nog niet is geleverd. Sommige leveranciers hebben specifieke afspraken met uitgevers gemaakt. Zij zijn bijvoorbeeld gemachtigd een kopie van de eerste hoofdstukken van een nog uit te geven boek aan scholen aan te bieden, of ze kunnen zorgen dat bestaande boeken mogen worden gekopieerd als ze tijdelijk niet voorradig zijn.
Waarom mijn aanbesteding vroegtijdig starten?
Vroegtijdig starten geeft u voldoende tijd om een goede aanbesteding in de markt te zetten. Hoe eerder u begint, hoe minder risico u loopt dat uw planning niet goed uitpakt. In uw planning is het belangrijk om rekening te houden met de termijnen van de logistieke processen in de educatieve boekenmarkt en de termijnen van de verschillende aanbestedingsstappen. De aanbesteding kan in vier stappen worden opgedeeld:
- Voorbereiden van de aanbesteding
- Opstellen van de offerteaanvraag
- Beoordeling
- Gunnen en contracteren
Alleen fase 1 'Voorbereiding van de aanbesteding' is op zichzelf al een tijdrovend onderdeel. Deze fase begint met een marktconsultatie. De praktijk heeft ons geleerd dat het wenselijk is om een gedegen marktconsultatie te verrichten. Een marktconsultatie is gericht op het definiëren van de juiste aanbestedingsvraag en is noodzakelijk om een kwalitatief goed aanbestedingsdocument op te stellen. De volgende vragen kunnen daarbij aan de orde komen:
- Hoeveel marktpartijen zouden geïnteresseerd kunnen zijn in de opdracht die onze school in de markt wil zetten?
- Welk effect hebben mijn selectie-eisen en gunningscriteria op het aantal potentiële inschrijvers?
- Wat zal het effect zijn van onze selectie-eisen en gunningscriteria op de prijs die potentiële inschrijvers offreren?
- Stellen we geen eisen die - hoewel voor onze school niet van het grootste belang - wel prijsopdrijvend kunnen werken?
- Kunnen potentiële inschrijvers leveren wat onze school vraagt, of loop ik het risico geen inschrijvingen te krijgen?
Bij een marktconsultatie is zorgvuldigheid geboden in verband met de verplichting tot transparantie en non-discriminatie. Het proces dient daarom ook nauwkeurig te worden vastgelegd.
Welke feiten en cijfers gelden voor het praktijkonderwijs?
Aantal scholen voor praktijkonderwijs
Binnen het praktijkonderwijs zijn in totaal 173 scholen waarbij een verdeling valt te maken tussen zelfstandige scholen en scholen die verbonden zijn aan een scholengemeenschap:
- 114 zelfstandige scholen (eigen BRIN)
- 59 scholen die verbonden zijn aan een scholengemeenschap (geen eigen BRIN).
Aantal leerlingen
Het praktijkonderwijs heeft in totaal +/- 27.000 leerlingen. Er zijn twee scholen met ongeveer 600 leerlingen. De meeste scholen voor praktijkonderwijs hebben minder dan 162 leerlingen.
Huidige markt (leerlijnen)
Van alle scholen voor praktijkonderwijs maakt zo'n 90% gebruik van de leerlijn PrO Motie. Deze leerlijn wordt momenteel óf rechtstreeks óf via een distributeur afgenomen van uitgeverij Edu'Actief.
Welke factoren bepalen of uw school voor praktijkonderwijs Europees moet aanbesteden?
Scholen voor praktijkonderwijs zijn net als alle overige scholen in het voortgezet onderwijs aanbestedingsplichtig. Maar of een school voor praktijkonderwijs in de praktijk ook daadwerkelijk moet aanbesteden hangt af van een aantal factoren:
- De meeste scholen voor praktijkonderwijs hebben minder dan 162 leerlingen, waardoor het drempelbedrag dat bepaalt of er aanbesteed moet worden, veelal niet gehaald wordt. Bij de berekening van de hoogte van het drempelbedrag is rekening gehouden met de lumpsumfinanciering van 316 euro per leerling. Het drempelbedrag wordt bij een duurder boekenpakket vanzelfsprekend met een lager aantal leerlingen bereikt.
- De kosten van het lesmateriaal per leerling binnen het praktijkonderwijs zijn veelal lager. Het kan dus zijn dat scholen voor praktijkonderwijs met meer dan 162 leerlingen nog steeds onder het drempelbedrag blijven.
- Er is een belangrijk verschil tussen het aan te besteden lesmateriaal voor de 'gewone' voortgezet onderwijsschool en de school voor praktijkonderwijs. Voor deze laatste geldt dat zij bijna allemaal dezelfde leerlijn (lesmethode) gebruiken die door één uitgever (wel of niet via een distributeur) geleverd wordt.
Stroomschema praktijkscholen (pdf)
Wanneer geldt de Europese regelgeving omtrent aanbesteden niet voor mijn school voor praktijkonderwijs?
Een zelfstandige school voor praktijkonderwijs hoeft niet Europees aan te besteden als deze:
- Optreedt als zelfstandige aanbestedende dienst, en
- Bij bepaling van de opdrachtwaarde het drempelbedrag (193.000 euro) niet overschrijdt. Bij de berekening van de hoogte van de opdrachtwaarde kan als stelregel uitgegaan worden van de kosten van het lespakket (lumpsumfinanciering 316 euro) vermenigvuldigd met het aantal leerlingen over een contractduur van 4 jaar. Bij deze berekening ligt het omslagpunt voor het wel of niet overschrijden van de drempelwaarde van 193.000 euro (exclusief omzetbelasting) bij 162 leerlingen.
Wanneer wordt een school voor praktijkonderwijs (en niet het bevoegd gezag, waaronder vaak meerdere scholen vallen) als zelfstandige aanbestedende dienst aangemerkt?
Een school voor praktijkonderwijs is een zelfstandige aanbestedende dienst als:
- In de statuten de bevoegdheid tot het verrichten van rechtshandelingen overgedragen is aan de directeur van de school die door de rechtspersoon in stand wordt gehouden;
- De directeur een eigen aanschafbeleid heeft, mét de daarbij behorende eindverantwoordelijkheid om aankoopbeslissingen te nemen; en
- Daartoe ook een afgescheiden budget is toegekend.
De schooldirecteur kan dan op eigen gezag een overheidsopdracht op de markt zetten. Dit alles vraagt echter wel consistent handelen van zowel het bevoegd gezag als de betreffende directeur.
Er is geen sprake van een zelfstandig aanbestedende dienst als:
- Het bevoegd gezag zich toch in de markt profileert als grote inkoper voor alle schoollocaties en bijvoorbeeld gesprekken voert over tarieven met aanbieders uit de markt.
- De directeur het de ene keer zelf wil doen, maar de andere keer meelift met een aanbesteding die het bevoegd gezag op de markt zet.
Stroomschema praktijkscholen (pdf)
Als ik Europees moet aanbesteden kan ik dan een apart perceel binnen de aanbesteding aanwijzen?
Een school voor praktijkonderwijs die verbonden is aan een scholengemeenschap die deel uit maakt van een bredere school of scholengemeenschap, doet in principe mee met de Europese aanbestedingsprocedure van die school of dat schoolbestuur. Het gebruik van een perceelindeling in de aanbestedingsdocumenten is een optie. Dit kan omdat het gevraagde lesmateriaal van de scholen voor praktijkonderwijs kan afwijken van het lesmateriaal van het overige vo/vmbo-onderwijs binnen de school. Het gevraagde lesmateriaal voor het praktijkonderwijs wordt dan als een apart onderdeel binnen de Europese aanbesteding voor de bestelling van lesmateriaal opgenomen. Aanbieders kunnen daar dan apart op inschrijven.
Stroomschema praktijkscholen (pdf)
Hoe kan ik een deel van de bestelling van het lesmateriaal buiten de Europese aanbesteding plaatsen?
Een schoolbestuur waaronder een school voor praktijkonderwijs valt, kan als zelfstandig aanbestedende dienst, een deel van de totale bestelling van lesmateriaal buiten de Europese aanbesteding plaatsen. Dat kan bijvoorbeeld met het lesmateriaal van het praktijkonderwijs . Dit kan door dit deel in een apart perceel te plaatsen en dit perceel niet mee te nemen in de aanbesteding. Dit perceel, of meerdere percelen als het om kleinere verzamelingen gaat, mag maximaal 20% van de totale waarde van alle percelen omvatten (zie ook Besluit aanbestedingsregels overheidsopdrachten (Bao) art. 9, lid 8). Maar het mag niet meer zijn dan 80.000 euro (exclusief omzetbelasting). De genoemde 80.000 euro is gebaseerd op de totale waarde van de opdracht. Dat betekent dat op basis van een overeenkomst met een looptijd van vier jaar er maximaal 20.000 euro per jaar buiten de aanbesteding gehouden kan worden, of eenmaal in die vier jaar 80.000 euro.
Stroomschema praktijkscholen (pdf)
Dossier Bao
E-mail deze pagina
