Productgroep Papier

Voorbereiden
Doorlopen procedure
Uitvoeren

Voorbereiden

Voor de inkoop van de productgroep Papier zijn de volgende aandachtspunten geformuleerd:

• Papier besparen: U kunt papier besparen door de vraag van gebruikers en de toepassing (kopiëren, printen, drukwerk, externe communicatie, archivering) af te stemmen op de hoeveelheid en type papier. Meer tips vindt u op de website MilieuzorgOverheden.nl.
• Gramgewicht: Hoewel in Nederland gewoonlijk papier wordt gebruikt met een gramgewicht van 80 g/m², is in grote delen van de wereld, onder andere in Noord-Amerika en Azië, 75 of 70 g/m² normaal. De mondiale toeleverindustrie van zowel het papier als de verwerkingsapparatuur is dan ook ingericht op het leveren en verwerken van verschillende gramgewichten. Dit geldt in het algemeen ook voor de in Nederland aangeboden verwerkingsapparatuur. Bij een overgang van een gramgewicht van 80 naar 75 g/m² zou op grondstoffen en andere aspecten een besparing van 6,25% behaald kunnen worden. Om productietechnische redenen is dit niet altijd haalbaar. Er is echter geen universeel toepasbare methode voorhanden om de milieuwinst te onderbouwen.
• Bij de aanschaf van papier om op te printen, om te kopiëren, voor (standaard) drukwerk als briefpapier en enveloppen en voor zoveel mogelijk andere (standaard) toepassingen kunt u nagaan of een lager gramgewicht mogelijk is dan gewoonlijk wordt gebruikt. Aanbieders dienen in hun voorstellen telkens rekening te houden met de specifieke eisen die aan papier en verwerking worden gesteld. Zorg ervoor dat het type papier is afgestemd op de beoogde toepassing.
• Archiveren: Onderscheid wordt gemaakt tussen papier waarvoor de Archiefwet van toepassing is en papier waar dat niet voor het geval is. Circa vijf procent van het papier dat de overheid gebruikt, wordt gearchiveerd volgens de NEN 2728 (Archiefwet).
• Het gaat hier om bijvoorbeeld notulen van overheidsbesluiten. Deze Nederlandse norm is bijna gelijk aan de Europese norm ISO 9706, maar heeft onder andere als aanvulling dat het papier minimaal 50 keer dubbelgevouwen moet kunnen worden, zonder scheuren of breken. Bovendien moet dit zogenaamde vouwgetal na ‘kunstmatige veroudering’ een reststerkte van minimaal 80% van de oorspronkelijke waarde hebben. Deze eisen aan de bestendigheid van het papier zijn te verenigen met de hier opgenomen duurzaamheidscriteria. Het is echter zo dat het aanbod dat voldoet aan de NEN 2728 norm en aan de criteria voor duurzaam inkopen vrij laag is. De combinatie met normen ISO 9706 of DIN 6738 en (gerecycled) papier is meer gangbaar. Wanneer papier wordt ingekocht dat moet voldoen aan de NEN 2728 norm, kunnen de minimumeisen 1 en 2 daarom opgenomen worden als gunningscriteria in plaats van als minimumeisen.
• Rijkshuisstijl: Voor sommige uitingen van de Rijksoverheid is in 2008 de Rijkshuisstijl ontwikkeld. Overheden dienen voor het stellen van eisen aan duurzaamheid gebruik te maken van de criteria voor duurzaam inkopen in de volgende paragraaf van dit document. Rijksoverheden kunnen daarnaast technische eisen uit de Rijkshuisstijl toepassen. Deze staan vermeld op de website Rijkshuisstijl.nl.

Kies criteria bewust

De criteria zijn opgesteld om de inkoper te ondersteunen bij het duurzaam inkopen van Papier. De criteria zijn juridisch getoetst. Elke inkoop en aanbesteding is echter maatwerk. Het opstellen van een aanbestedingsdocument blijft dan ook de verantwoordelijkheid van de inkoper.

De centraal vastgestelde criteria gelden als ondergrens om de relevante productgroepen duurzaam in te kopen. Ze kunnen u helpen te bepalen welke duurzaamheidsthema's relevant zijn bij deze productgroep. Het staat u echter vrij van de criteria af te wijken. In dat geval moeten de specificaties die u opstelt wel minimaal hetzelfde ambitieniveau hebben als de centraal vastgestelde criteria.

Volledige criteriadocument Papier
Criteria Papier

Doorlopen procedure

In deze fase kunt u nog een beperkt effect bereiken op de omvang van de te behalen duurzaamheidsdoelstellingen. De fase is vooral belangrijk voor het borgen van de eerder geïnitieerde duurzaamheidseffecten.

Uitvoeren

Nadat het inkooptraject is afgerond en een product of dienst is ingekocht, bestaan er mogelijkheden om het product op een duurzame wijze te gebruiken. Specifieke aandachtspunten voor deze productgroep zijn:

• Een belangrijk aandachtspunt bij het gebruik van papier is natuurlijk dubbelzijdig printen en dubbelzijdig kopiëren. Zorg voor duidelijke instructies hiervoor. Dit zet mensen aan om bijvoorbeeld te verkleinen en dubbelzijdig te kopiëren.
• Een systematische registratie kan een aanzet geven tot een zuiniger papierverbruik. Registreer de inkoop, maar ook het gebruik per printer en/of kopieerapparaat.
• Voor aandachtspunten die samenhangen met het gebruik van papier kunt u ook kijken in de criteriadocumenten voor de productgroepen Kantoorartikelen en Drukwerk.
• Meer tips vindt u op de website MilieuzorgOverheden.nl.

Documenten