Aanbestedende dienst

Wanneer is een onderdeel binnen een rechtspersoon een zelfstandige aanbestedende dienst? Dit is vooral van belang voor de waardebepaling van opdrachten. Bij het toetsen aan de aanbestedingsdrempels bent u als aanbestedende dienst immers verplicht de waarde van alle regelmatig terugkerende of gelijksoortige overheidsopdrachten bij elkaar op te tellen.

In een zogenaamde "policy guideline" uit 1993 heeft de Commissie een aantal criteria neergelegd die concreet aangeven, wanneer sprake is van een zelfstandige operationele eenheid binnen een aanbestedende dienst.

Volgens deze guideline is een organisatie een afgescheiden operationele eenheid binnen een aanbestedende dienst als sprake is van:

1. decentralisatie van inkoopeenheden: de aanbestedende dienst heeft zijn inkoopeenheden binnen de organisatie daadwerkelijk gedecentraliseerd: de organisatie verricht de inkoopprocedure onafhankelijk van de 'moeder' aanbestedende dienst en neemt zelf de beslissing onafhankelijk van enig ander onderdeel van de aanbestedende dienst; en
2. scheiding van budgetten: de delegatie van inkoopverantwoordelijkheid blijkt uit een scheiding van budgetten waarbij de organisatie zelf de contracten sluit. De inkopen drukken op het eigen budget; en
3. voorziening in eigen behoeften; de aanschaffingen van de organisatie zijn bedoeld om in de eigen behoeften van de organisatie te voorzien; en
4. geen bemoeienis van moeder: de 'moeder' aanbestedende dienst mag zich ondanks de decentralisatie van de verantwoordelijkheid voor de inkoop - niet als grote inkopende partij presenteren en proberen vanuit die positie betere voorwaarden te bedingen.

Indien een organisatie aan alle criteria voldoet dan mag het zich als zelfstandig onderdeel beperken tot de eigen inkopen bij de waardebepaling van een opdracht. Deze hoeven dan niet bij de "moeder" aanbestedende dienst te worden geteld. Uiteraard mag een zelfstandig onderdeel wel - vrijwillig - meedoen met (raam)overeenkomsten, die door de aanbestedende 'moeder' dienst worden gesloten. Deze (grotere) raamovereenkomsten zullen meestal Europees aanbesteed moeten worden.

De Europese Commissie publiceert voor alle lidstaten van de Europese Unie periodiek een overzicht van publiekrechtelijke instellingen, nutsbedrijven en aanbestedende diensten binnen de centrale overheid. Deze lijst is niet limitatief. De lijst is niet meer dan een momentopname en is dus ook meestal niet actueel. De criteria uit het Bao bepalen of uw organisatie een publiekrechtelijke instelling of een andere aanbestedende is, niet de vermelding op de lijst. Dit betekent dat de status van de beide lijsten niet anders dan indicatief kan zijn.