Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging

Wanneer gebruiken

U mag deze procedure alleen toepassen als één van de onderstaande bijzondere omstandigheden van toepassing is. Deze omstandigheden zijn kort gezegd:

Algemeen

Deze procedure kunt u kiezen als:

Er geen of geen geschikte inschrijvingen zijn ontvangen.

Als in een openbare procedure geen of geen geschikte inschrijvingen zijn ingediend of als bij een niet-openbare procedure geen enkel verzoek tot deelneming is ontvangen. U mag de voorwaarden van de oorspronkelijke opdracht niet wezenlijk wijzigen. Ook moet u de Europese Commissie op haar verzoek een verslag overleggen. Hierin licht u de redenen voor toepassing van de procedure toe. Een inschrijving is niet-geschikt als deze niet in uw inkoopbehoefte kan voorzien. Het moet volgens de Europese Commissie gaan om inschrijvingen die zowel onregelmatig zijn, als onaanvaardbaar zijn en tegelijkertijd geen verband houden met het voorwerp van de opdracht. De Europese Commissie legt het begrip 'geen geschikte inschrijvingen' zeer restrictief uit waardoor de toepassing van deze uitzonderingrond in de praktijk bijna niet mogelijk is.

Maar één ondernemer de opdracht kan uitvoeren.

Als de opdracht maar door één bepaalde ondernemer kan worden uitgevoerd. Dat kan technische of artistieke redenen hebben, of te maken hebben met het beschermen van exclusieve rechten. Uit jurisprudentie volgt dat u moet kunnen bewijzen dat deze redenen het noodzakelijk maken om de opdracht aan één bepaalde ondernemer te gunnen.

De opdracht dwingende spoed heeft.

Dit is aan de orde als de termijnen voor de openbare procedure, voor de niet-openbare procedure en voor de onderhandelingsprocedure met voorafgaande aankondiging tekort schieten. Voorwaarde is dat u deze spoed niet kon voorzien en deze ook niet aan u te wijten is. Uit jurisprudentie blijkt dat u de dwingende spoed moet kunnen aantonen en dat u niet met een versnelde procedure kunt volstaan.

Alleen onregelmatige of onaanvaardbare inschrijvingen zijn ontvangen en u nodigt alleen ondernemers uit die aan de geschiktheidseisen en de formele eisen voor inschrijving hebben voldaan.

Als u een (niet) openbare procedure of een concurrentiegerichte dialoog heeft gevolgd waarbij alleen onregelmatige of onaanvaardbare inschrijvingen zijn gedaan mag u volgens art 30 Bao de onderhandelingsprocedure na voorafgaande aankondiging toepassen. Maar u mag de aankondiging onder bepaalde voorwaarden achterwege laten. Dit mag onder de voorwaarde dat u alleen, maar wel alle oorspronkelijke inschrijvers uitnodigt. Een tweede voorwaarde is dat die inschrijvers aan de gestelde geschiktheidseisen voldoen en dat zij een inschrijving hebben ingediend die aan de voorgeschreven procedure voldoet.

Aanvullende werken of diensten

De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging kunt u ook gebruiken voor aanvullende werken of diensten. Dit voor zover de werkzaamheden niet in het oorspronkelijke ontwerp of de oorspronkelijke opdracht stonden en u deze bij de oorspronkelijke opdracht niet kon voorzien. Dat mag alleen als aan alle volgende voorwaarden wordt voldaan:

• De aanvullende opdracht voor de uitvoering van de oorspronkelijke opdracht is noodzakelijk geworden door onvoorziene omstandigheden.
• De opdrachtnemer van de oorspronkelijke opdracht voert ook de aanvullende opdracht uit.
• De aanvullende opdracht bedraagt niet meer dan vijftig procent van de oorspronkelijke opdrachtsom.
• De aanvullende opdracht kan technisch of economisch niet los van de oorspronkelijke opdracht worden uitgevoerd zonder grote problemen voor de aanbestedende dienst. Of de aanvullende opdracht kan wel worden gescheiden van de oorspronkelijke opdracht, maar de werkzaamheden zijn noodzakelijk om deze af te ronden.

Aanvullende leveringen

Bij aanvullende leveringen kunt u onder bepaalde voorwaarden gebruik maken van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging.
Het gaat om door de oorspronkelijke leverancier verrichte aanvullende leveringen die bestemd zijn:

• voor de gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties voor courant gebruik, of
• voor de uitbreiding van bestaande leveringen of installaties. Dit voor zover verandering van leverancier u ertoe zou verplichten apparatuur aan te schaffen met andere technische eigenschappen zodat onverenigbaarheid ontstaat of zich bij gebruik en onderhoud onevenredige technische moeilijkheden voordoen. De looptijd van deze opdrachten voor leveringen en nabestellingen mag niet meer bedragen dan drie jaar.

Herhalingsopdrachten voor werken en diensten

De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging kunt u ook gebruiken bij herhalingsopdrachten voor werken en diensten. U gunt de opdracht dan aan de opdrachtnemer die de oorspronkelijke opdracht heeft uitgevoerd. Dat mag alleen als aan alle volgende voorwaarden wordt voldaan:

• De opdracht bestaat uit een herhaling van soortelijke werken of diensten.
• De opdracht moet worden uitgevoerd door de opdrachtnemer van de oorspronkelijke opdracht.
• De oorspronkelijke opdracht moet via de openbare procedure of de niet-openbare procedure zijn gegund.
• U heeft bij de aankondiging van de oorspronkelijke opdracht gemeld dat er voor een vervolgopdracht een procedure zonder voorafgaande aankondiging kan worden toegepast.
• U heeft bij het berekenen van de drempelwaarden van de vorige opdracht, ook de waarde van deze vervolgopdracht meegenomen.
• Tussen de vervolgopdracht en de oorspronkelijke opdracht zit niet meer dan drie jaar.

Overige gevallen

Ook in enkele andere gevallen kunt u opdrachten die vallen onder het Bao 'uit de hand' gunnen. Het gaat hier om onderzoeks- en ontwikkelingsopdrachten, op de goederenmarkt genoteerde en aangekochte goederen, aankopen in verband met bedrijfsbeëindiging en vervolgopdrachten na een prijsvraag. De voorwaarden kunt u vinden in artikel 31 van het Bao.

Gebruik van procedure motiveren?

Deze procedure kent geen aankondiging. U moet achteraf bij de melding van de geplaatste opdracht in het EU-publicatieblad in het formulier 'aankondiging van een gegunde opdracht' motiveren waarom u deze procedure gebruikt heeft.

Beschrijving procedure

U hoeft de opdracht niet vooraf aan te kondigen in het EU-publicatieblad. Afhankelijk van de bijzondere omstandigheden, onderhandelt u met één of meerdere inschrijvers over de prijs en uitvoeringscondities. Als maar één inschrijver in staat blijkt de opdracht uit te voeren, onderhandelt u alleen met die partij.
U gunt de opdracht op de laagste prijs of de EMVI.

Voordelen:

• Korte procedure, termijnen in de procedure zijn niet voorgeschreven.
• Onderhandelen geeft veel ruimte aan de aanbestedende dienst en de aanbieder om elkaar te vinden.
• U kunt ervaringen uit het verleden in de procedure betrekken.

Nadelen:

• Beperkte concurrentiedruk op aanbieder, daardoor niet altijd beste prijs-kwaliteit verhouding.
• Weinig transparant.

Meer informatie

Meer informatie over de onderhandelingsprocedure na voorafgaande aankondiging vindt u in het Bao (artikel 31).
Dossier Bao & Bass