Aanbestedingsregels

Ondernemers moeten een eerlijke kans maken op een opdracht. Het gaat erom op transparante wijze optimaal invulling te geven aan de inkoopbehoefte van uw organisatie. Door aanbieders te laten concurreren, vergroot u de kans dat u de beste aanbieding uit de markt krijgt. Dat betekent waar voor het geld van de belastingbetaler.

Europese richtlijnen
Overeenkomst overheidsopdrachten (GPA)
Aanbestedingswet 2012
Aanbestedingsbesluit 
Aanbestedingsreglement Werken 2012 
Gids proportionaliteit
Flankerend beleid 
Overgangsrecht 
Eigen inkoopbeleid
Europees of nationaal aanbesteden
Goedkeurende verklaring accountant
Wet Naleving Europese regelgeving publieke entiteiten (NErpe)

Europese richtlijnen

De eerste aanbestedingsrichtlijn, de Richtlijn voor Werken dateert uit 1971. Daarna werden in 1993 specifieke richtlijnen voor leveringen en diensten van kracht. De richtlijnen werden aanvankelijk slecht nageleefd door de lidstaten.

Europese richtlijnen hebben geen rechtstreekse werking, ze moeten eerst in nationale regelgeving worden omgezet. Met de omzetting van de richtlijnen in nationale regelgeving kregen aanbestedende diensten een formele aanbestedingsplicht.

In 2004 zijn twee nieuwe richtlijnen in werking getreden:

• Richtlijn 2004/17/EG voor het plaatsen van opdrachten in de sectoren wateren, energievoorziening, vervoer en postdiensten en;
• Richtlijn 2004/18/EG voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten.

In 2009 is nog een bijzondere richtlijn in werking getreden voor de aanbesteding van opdrachten op het gebied van defensie en veiligheid 2009/81/EG). Voorheen werden defensieopdrachten onder de andere richtlijnen uitgesloten vanwege het bijzondere karakter van deze aanbestedingen. De richtlijn is met de Aanbestedingswet op defensie- en veiligheidsgebied in nationale regelgeving geïmplementeerd. De wet is op 15 februari 2013 in het Staatsblad gepubliceerd en op 16 februari 2013 in werking getreden.

Dossier: Europese richtlijnen   

Overeenkomst overheidsopdrachten (GPA)

Op 1 januari 1996 is de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (ook wel Agreement on Government Procurement of GPA) van kracht geworden binnen de Europese Unie. Deze overeenkomst is gesloten in het kader van de World Trade Organisation (WTO). Landen die partij zijn bij deze overeenkomst (o.a. de Europese Unie, Canada, de Verenigde Staten, Japan, Israël) moeten elkaar onder bepaalde voorwaarden toelaten op de markt voor overheidsopdrachten. 

Overeenkomst: Government Procurement Agreement

Aanbestedingswet 2012

De Aanbestedingswet 2012 regelt een aantal zaken die nieuw zijn ten opzichte van de huidige regelgeving.

De belangrijkste wijzigingen zijn wellicht:

• het opnemen van bepalingen met betrekking tot de proportionaliteit van eisen die worden gesteld aan ondernemers, aan inschrijvingen en aan contractvoorwaarden;
• het opnemen van regels voor procedures onder de Europese drempelwaarden;
• het opnemen van diverse motiveringsverplichtingen, zoals de verplichting om (op verzoek) te motiveren waarom gekozen is voor een bepaald type aanbestedingsprocedure en voor de ondernemers die zijn toegelaten;
• de introductie van een zorgplicht voor aanbestedende diensten om zo veel mogelijk maatschappelijke waarde te leveren bij het aangaan van een overeenkomst;
• het verplicht gunnen op de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) bij het merendeel van de aanbestedingen. De laagste prijs toepassen mag alleen als een aanbestedende dienst in de aanbestedingsstukken motiveert waarom;
• het opnemen van bepalingen over niet-samenvoegen en verplicht splitsen van opdrachten en;
• het opnemen van bepalingen over het beperken van de kosten van het deelnemen aan een aanbesteding.

Aanbestedingsbesluit

Een aantal bepalingen uit de Aanbestedingswet 2012 is nader uitgewerkt in een algemene maatregel van bestuur (Aanbestedingsbesluit). Het gaat hier om een uitvoeringsbesluit bij de Aanbestedingswet. Onderdeel van dit besluit zijn het Aanbestedingsreglement Werken 2012 (verplicht bij opdrachten onder de Europese aanbestedingsdrempels), het model Eigen verklaring en de Gids proportionaliteit. 

Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012)

Per 1 april 2013 is het Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012) van toepassing. Het ARW 2012 biedt een praktische uitwerking van de Aanbestedingswet 2012 voor de aanbesteding van werken. Het ARW 2012 bevat ook procedures voor nationale aanbestedingen, dus voor aanbestedingen onder de Europese drempel. Het ARW 2012 is op grond van de Aanbestedingswet 2012, via het Aanbestedingsbesluit, aangewezen als richtsnoer voor nationale aanbestedingen voor werken.

Op grond van artikel 1:22 van de Aanbestedingswet 2012 is een aanbestedende dienst die een opdracht voor werken onder de Europese drempel wil gunnen, verplicht daarvoor het ARW 2012 te gebruiken volgens het 'pas toe of leg uit'-beginsel. Het ARW 2012 is ook geschikt voor aan werken gerelateerde leveringen en diensten. De verplichting om het ARW 2012 te gebruiken geldt echter niet voor deze leveringen en diensten. Boven de Europese drempel is het gebruik van het richtsnoer niet verplicht gesteld. De verwachting is wel dat aanbestedende diensten ook bij aanbestedingen boven de drempel dit richtsnoer zullen toepassen. Dit op basis de ervaring die is opgedaan met het ARW 2005, de voorloper van ARW 2012.   

Gids proportionaliteit

Bij het aanbesteden van opdrachten moet u als aanbestedende dienst het beginsel van proportionaliteit in acht nemen. De Gids proportionaliteit geeft hier invulling aan. In de algemene maatregel van bestuur bij de Aanbestedingswet 2012 is de Gids proportionaliteit als verplicht te volgen richtsnoer aangewezen. Het verplicht gebruik geldt zowel voor Europese aanbestedingen, nationale aanbestedingen als voor meervoudig onderhandse procedures. De gids is opgesteld door een schrijfgroep waarin aanbestedende diensten en ondernemers vertegenwoordigd waren, onder leiding van een onafhankelijke voorzitter. De Gids proportionaliteit is op 3 juli 2012 vastgesteld. De definitieve versie van de gids is gepubliceerd in de Staatscourant van 15 februari 2013.

Flankerend beleid

Aanbesteden is maatwerk. Daarom kan niet alles in regelgeving vormgegeven worden. Vandaar dat de minister van Economische Zaken besloten heeft nieuwe aanvullende beleidsmaatregelen te treffen in aanvulling op de Aanbestedingswet. Deze moeten richting geven aan de praktijk van aanbesteden en verdere professionalisering ondersteunen en stimuleren. Dit aanvullend beleid wordt in nauwe samenwerking ontwikkeld met PIANOo, aanbestedende diensten en ondernemers.

Het aanvullend beleid omvat de volgende maatregelen:

• Professionalisering opdrachtgevers (PIANOo).
• Richtsnoer Leveringen en Diensten.
• Advies Klachtafhandeling bij aanbesteden.
• Aanbestedingsreglement voor Werken, ARW 2012.
• Systeem van verificatie/prekwalificatie/aanbestedingspaspoort.
• VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten.
• VNG model inkoop- en aanbestedingsbeleid. 

Dossiers:
Aanbestedingswet 2012  
Belangrijkste wijzigingen Aanbestedingswet ten opzichte van Bao en Wira
ARW 2012
Gids proportionaliteit

Overgangsrecht

Een Europese of nationale aanbestedingsprocedure met voorafgaande bekendmaking, waarvan de datum van aankondiging (geen vooraankondiging) van de opdracht ligt vóór het in werking treden van de wet per 1 april 2013, valt onder de op dat tijdstip geldende regelgeving.

Regelgeving tot 1 april 2013:
Bao & Bass 
Wira

Bij Europese en nationale (meervoudig) onderhandse procedures geldt dat als de uitvraag van de offerte(s) heeft plaatsgevonden vóór de datum van inwerkingtreding van de wet, de procedure niet onder de nieuwe wet valt.

Regelgeving vanaf 1 april 2013:
Aanbestedingswet 2012 
Metrokaart Aanbestedingswet (FAQ)

Eigen inkoopbeleid

Veel aanbestedende diensten hebben als aanvulling op de verplichte aanbestedingsregels een eigen inkoopbeleid geformuleerd, met daarin economische, sociale en maatschappelijke uitgangspunten.

Deze eigen inkoopregels bepalen op welke manier wordt gekocht. Het eigen inkoopbeleid (en de inkoopstrategie) is een vertaling van het algemene beleid van de inkopende organisatie naar inkoopbeleid. Het zijn de algemene uitgangspunten voor de inkoop die door de organisatie worden vastgesteld, en die door de medewerkers in alle beslissingen met betrekking tot het inkoopproces moeten worden meegenomen.

In het inkoopbeleid zijn ook de strategische doelstellingen voor de langere termijn opgenomen. Tevens wordt rekening gehouden met ideële keuzen en maatschappelijke doelen (politiek of economisch). Denk bijvoorbeeld aan:

• duurzaam inkopen;
• het bevorderen van de lokale werkgelegenheid;
• het toegankelijk maken van aanbestedingsprocedures voor het MKB;
• het bevorderen van innovatie.

Het eigen inkoopbeleid kan betrekking hebben op aanbestedingen waarvoor de Europese aanbestedingsregels gelden, maar ook op aanbestedingen die daar niet onder vallen. Dit zijn bijvoorbeeld opdrachten onder de drempel en 2B-diensten zonder grensoverschrijdend belang. De eigen inkooprichtlijnen geven een nadere invulling van de algemene beginselen van goed aanbesteden voor opdrachten waarop de Europese aanbestedingsregels niet van toepassing zijn.

Zo is in het eigen beleid vaak vastgelegd bij welke bedragen het opvragen van één offerte volstaat (enkelvoudig onderhandse aanbesteding), wanneer meerdere offertes moeten worden opgevraagd (meervoudig onderhandse aanbesteding) of wanneer een opdracht vooraf openbaar moet worden aangekondigd. Deze aankondiging kan via diverse media plaatsvinden. Bijvoorbeeld via aanbestedingskalender en lokale of landelijke dagbladen. De aard en omvang van de opdracht bepalen wat passend is.

In het flankerende beleid bij de Aanbestedingswet 2012 worden aanbestedende diensten geadviseerd de 'standaard voor klachtafhandeling' toe te passen en een klachtenmeldpunt in te richten. Het is wellicht verstandig in het inkoopbeleid op te nemen hoe u als aanbestedende dienst omgaat met klachten met betrekking tot aanbestedingen.

Meer informatie: Aankondigen
Metrokaart Aanbestedingswet (FAQ): Wat moet ik weten over klachtafhandeling bij aanbesteden

Europees of nationaal aanbesteden

Als aanbestedende dienst bent u niet vrij in de keuze van de procedure om een opdracht te plaatsen. De inkoop van een aanbestedende dienst is onderworpen aan regels en de beginselen van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie. Deze moeten tot uiting komen in de procedure die u toepast bij het plaatsen van een opdracht.

De Aanbestedingswet 2012 die per 1 april 2013 van toepassing is, bepaalt dat u als aanbestedende dienst op objectieve gronden moet kiezen welk type aanbestedingsprocedure u toepast en welke ondernemers u toelaat tot de procedure. U moet deze keuze op verzoek van een ondernemer ook schriftelijk kunnen motiveren.

Welke regels u moet toepassen, wordt in belangrijke mate bepaald door de geraamde waarde van de opdracht. Voor de meeste opdrachten met een geraamde waarde boven de Europese aanbestedingsdrempels bent u verplicht een volledige Europese aanbestedingsprocedure te volgen.

Voor de aanbesteding van 2B-diensten gelden beperktere regels. Deze hebben betrekking op het specificeren en u moet de gunning achteraf publiceren in het EU-publicatieblad. Wanneer er sprake is van een grensoverschrijdend belang moet u een simpele vorm van aankondiging vooraf toepassen.

Voor het plaatsen van opdrachten onder de drempel en voor 2B-diensten kunt u kiezen uit een enkelvoudige of meervoudige onderhandse procedure, of een nationale procedure, of een verlicht Europees regime. Veel aanbestedende diensten hebben in een eigen inkoopbeleid vastgelegd wanneer zij welke procedure gebruiken.

Op nationale procedures en bij de aanbesteding van 2B-diensten zijn in meer of mindere mate ook de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht van toepassing. Bij een nationale procedure kunt u kortere termijnen hanteren dan de verplichte Europese minimumtermijnen.

U dient bij nationale procedures redelijke termijnen toe te passen. U dient zelf te bepalen wat redelijk is; dit hangt vooral af van de bijzondere kenmerken van de opdracht. De complexiteit van de opdracht bepaalt hoeveel tijd een inschrijver nodig heeft om een inschrijving te doen. De Europese minimumtermijnen gelden in ieder geval als redelijk, maar kortere termijnen kunnen ook acceptabel zijn.

Opdrachten onder de drempel hoeven niet vooraf in het Europese publicatieblad te worden aangekondigd. Dit geldt ook voor opdrachten met betrekking tot 2B-diensten. Nationale procedures moeten wel via Tenderned worden aangekondigd 

Goedkeurende verklaring accountant

Alle overheden moeten sinds 2005 beschikken over een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening. De accountant stelt daarin onder andere vast of de voorgeschreven aanbestedingsprocedures zijn gevolgd.

Wet Naleving Europese regelgeving publieke entiteiten (NErpe)

Op 13 juni 2012 is de wet NErpe in werking getreden. Hiermee krijgt de Rijksoverheid de bevoegdheid om aanbestedende diensten te dwingen het Europese gemeenschapsrecht na te leven. Dit heeft bijvoorbeeld ook betrekking op de EU-aanbestedingsrichtlijnen. De minister van Economische Zaken is verantwoordelijk voor de naleving daarvan.

Met de wet kan de minister een aanbestedende dienst een aanwijzing geven, of hij kan zelf maatregelen nemen of hij kan een aan NL opgelegde EU-boete verhalen op een aanbestedende dienst.

Dossier: NERpe