Nationale procedures

De Aanbestedingwet 2012 kent specifieke regels voor opdrachten onder de drempel. In de Aanbestedingswet zijn de beginselen en uitgangspunten bij (Europese) procedures met voorafgaande aankondiging en bij meervoudig en enkelvoudig onderhandse procedures opgenomen. Zo bent u als aanbestedende dienst gehouden op objectieve gronden te kiezen welke type aanbestedingsprocedure u toepast en welke ondernemers u toelaat tot de procedure. Ook als u kiest voor een enkelvoudig of meervoudig onderhandse procedure, moet u die keuze op verzoek van een ondernemer schriftelijk kunnen motiveren.

Verder zijn administratieve voorschriften bij aanbestedingen opgenomen zoals voorschriften voor het elektronische systeem van aanbesteden (TenderNed) en het beperken van administratieve lasten. Het gebruik van het Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012) wordt verplicht gesteld voor het aanbesteden van werken onder de Europese drempelwaarden.

Als u niet verplicht bent een Europese procedure toe te passen, kunt u een nationale procedure met voorafgaande bekendmaking of een (meervoudige) onderhandse procedure volgen. De inkooprichtlijnen van uw organisatie beschrijven wanneer (onder welke grensbedragen) u van welke procedure gebruik kunt maken. U dient in deze richtlijnen rekening te houden met hetgeen over de keuze bepaald is in de Gids Proportionaliteit. Een onderhandse procedure wordt ook wel onderhands gunnen genoemd. 

Er zijn vier nationale procedures:

• Enkelvoudige onderhandse procedure
• Meervoudige onderhandse procedure
• Nationale openbare en nationale niet-openbare procedure 
• Vrijwillige transparantie bij gunning

Bij een onderhandse procedure of een procedure met aankondiging op nationaal niveau kunt u kortere termijnen hanteren dan de verplichte Europese minimumtermijnen. De termijnen moeten wel redelijk zijn. Wat redelijk is, hangt af van de bijzondere kenmerken van de opdracht. De complexiteit van de opdracht bepaalt hoeveel tijd een inschrijver nodig heeft om een inschrijving te doen. De Europese minimumtermijnen gelden in ieder geval als redelijk.

Bij een onderhandse procedure kondigt u niets aan. Als u als aanbestedende dienst vrijwillig de keuze maakt om een nationale opdracht vooraf aan te kondigen, is volgens de Aanbestedingswet (voor)aankondiging via TenderNed verplicht. Deze verplichting geldt in ieder geval voor nationale procedures met voorafgaande bekendmaking en uiteraard niet voor enkelvoudig en meervoudig onderhandse nationale procedures.

Enkelvoudige onderhandse procedure

U vraagt één aanbieder een offerte in te dienen. Na eventueel onderhandelen, plaatst u de opdracht. Deze procedure komt voor bij opdrachten onder de EU-drempel en bij 2B-diensten zonder grensoverschrijdend belang. De inkooprichtlijnen van uw organisatie beschrijven wanneer (onder welke grensbedragen) u van deze procedure gebruik kunt maken. U dient in deze richtlijnen rekening te houden met hetgeen over de keuze bepaald is in de Gids Proportionaliteit 

Voordelen:

• korte procedure;
• lage procedurekosten;
• onderhandelen is mogelijk;
• eigen ervaringen met leverancier kunnen worden betrokken,
• onderlinge vertrouwensrelatie speelt vaak een grote rol;
• veel vrijheid bij het inrichten van de procedure;
• soepele omgang opdrachtgever-opdrachtnemer, bijvoorbeeld bij meerwerk of aanpassing van opdracht;
• de opdrachtnemer heeft een reputatie hoog te houden. Hij zal goede kwaliteit willen leveren om te voorkomen dat u de opdracht in het vervolg bij een andere leverancier of in concurrentie zult plaatsen.

Nadelen:

• geen concurrentie, daardoor krijgt u niet altijd de beste prijs-kwaliteit verhouding;
• vereist goed inzicht in de markt;
• risico van belangenverstrengeling bij te innige band met één leverancier;
• procedure is niet transparant, maar subjectief.

Meervoudige onderhandse procedure

U vraagt een aantal inschrijvers een offerte in te dienen. U dient deze inschrijvers op objectieve gronden uit te kiezen. Daarna gunt u de opdracht aan de aanbieder die de laagste prijs biedt of de economisch meest voordelige inschrijving doet. Er bestaat in principe geen ruimte tot onderhandelen. Deze procedure is toegestaan voor opdrachten onder de EU-drempel en voor 2B-diensten zonder grensoverschrijdend belang. De inkooprichtlijnen van uw organisatie beschrijven wanneer (onder welke grensbedragen) u van deze procedure gebruik kunt maken. U dient in deze richtlijnen rekening te houden met hetgeen over de keuze bepaald is in de Gids Proportionaliteit. 

Voordelen:

• korte procedure;
• lage procedurekosten;
• eigen ervaringen met de leverancier kunnen betrokken worden bij de keuze van de uit te nodigen aanbieders;
• veel vrijheid bij het inrichten van de procedure;
• soepele omgang opdrachtgever-opdrachtnemer, bijvoorbeeld bij meerwerk of aanpassing van opdracht. Let wel, de rechtmatigheid van de procedure mag niet in het geding komen. Als meerwerk niet voorzien is in de oorspronkelijke overeenkomst, is feitelijk sprake van een nieuwe overeenkomst. Let op dat bij onvoorzien meerwerk de drempels in de inkooprichtlijnen en/of de Europese drempels niet worden overschreden;
• de opdrachtnemer heeft een reputatie hoog te houden.

Nadelen:

• moeilijk om objectieve gronden op te stellen voor de keuze van de inschrijvers; 
• slechts een klein deel van de markt wordt benaderd. Door beperkte concurrentie krijgt u niet altijd de beste prijs-kwaliteit verhouding;
• vereist goed inzicht in de markt. Door bijvoorbeeld vooraf een belangstellingregistratie te houden, kan dit inzicht worden verkregen;
• risico van belangenverstrengeling bij te innige band met enkele leveranciers;
• weinig transparant;
• onderhandelen met een partij is formeel niet mogelijk.

Nationale openbare en nationale niet-openbare procedure

Bij grotere opdrachten onder de Europese drempelwaarden, of bij de aanbesteding van 2B-diensten zonder grensoverschrijdend belang, kunt u ervoor kiezen de hele nationale markt te benaderen door de opdracht vooraf aan te kondigen. De opdracht kunt u gunnen via een nationale openbare of niet-openbare procedure. De inkooprichtlijnen van een organisatie bepalen soms dat de opdrachten boven bepaalde grensbedragen vooraf moeten worden aangekondigd. Zo wordt invulling geven aan het transparantiebeginsel.

Vrijwillige aankondiging van een opdracht vindt in ieder geval via TenderNed plaats. Aanvullend kunt u deze ook publiceren in vak- en dagbladen of op uw eigen website. 

Als u bij een nationale aanbesteding kiest voor een variant van een Europese procedure, kunt u kortere termijnen hanteren dan voorgeschreven in de Europese regelgeving. Afwijkingen van de EU-procedure moet u duidelijk aangeven in uw aankondiging. Daarbij kunt u verwijzen naar andere reglementen (bijvoorbeeld het ARW 2012). 

Meer informatie: Aankondigen

Zie voor de voor –en nadelen van openbare en niet-openbare (Europese) procedures Europese standaardprocedures. De daar genoemde nadelen van lange procedures zijn wat minder aan de orde bij nationale procedures waarbij u termijnen immers iets kunt inkorten.

Meer informatie: Europese standaardprocedures 

Vrijwillige transparantie bij gunning

Stel, u heeft gekozen een nationale procedure toe te passen, maar u twijfelt of u de opdracht had moeten aanbesteden onder de regels voor opdrachten boven de Europese drempels, zoals beschreven in de Aanbestedingswet 2012. In dat geval kunt u voor het sluiten van de (raam)overeenkomst uw voornemen tot gunnen vrijwillig bekendmaken, waardoor belanghebbenden zich hiertegen kunnen verzetten.

U doet dit door het voornemen tot het sluiten van de (raam)overeenkomst via TenderNed in het Publicatieblad van de Europese Commissie te publiceren en minimaal vijftien dagen te wachten met het sluiten van de (raam)overeenkomst. Als binnen deze termijn geen procedure voor de rechter aanhangig wordt gemaakt, kan de overeenkomst niet meer worden vernietigd overeenkomstig afdeling 4.3.1. van de Aanbestedingswet 2012.

Meer informatie: Rechtsbescherming 
Meer informatie: 2B-diensten, grensoverschrijdend karakter