Opdrachtvormen

Rubriceren opdracht 
Vorm van de opdracht  
Plaatsen opdracht, mondeling of schriftelijk?  
Looptijd, contractduur  
Algemene voorwaarden      

Rubriceren opdracht, Common Procurement Vocabulary (CPV) 

Alle denkbare opdrachten voor werken, leveringen en diensten zijn beschreven in het Common Procurement Vocabulary (CPV), letterlijk vertaald: Gemeenschappelijke Woordenlijst Overheidsopdrachten. Bij een Europese aankondiging van een opdracht moet u de CPV-code(s) weergeven.

In het CPV staan alle termen die bij het beschrijven van opdrachten worden gebruikt. Het CPV is vertaald in de 22 officiële talen van de Europese Gemeenschappen. Het is een hulpmiddel voor alle gebruikers: aanbestedende diensten, gegadigden en inschrijvers. De standaardcodes maken overheidsopdrachten meer transparant. Ook voor buitenlandse bedrijven. Maar bovenal helpt het CPV u de opdracht goed in te delen. Voor de typering van een opdracht moet u eerst nagaan of deze valt onder de beschrijving van bijlage 1 van het Bao, de zgn. NACE-codes voor werken. Is dit het geval dan is het een werk, is dit niet het geval, dan is sprake van een dienst bijlage (2A of 2B) of een levering (bijlage 3).

Gaat het om de aankoop, huur, leasing of huurkoop van producten, dan is er sprake van een levering. In andere gevallen is sprake van een dienst.

Het onderscheid tussen een werk en een dienst (onderhoud en reparatie, 2A-dienst) is in de praktijk soms lastig te maken. Hoewel sommige werkzaamheden de kenmerken van diensten hebben, worden deze toch als werk aangemerkt. Denk hierbij aan bepaalde schilderwerkzaamheden voor gebouwen. Een aanwijzing kan de CPV-code vormen. Wat betreft onderhoudswerkzaamheden aan bouwwerken geldt als vuistregel dat onderhoud van een bestaand bouwwerk alleen dan als een werk moet worden aangemerkt, voor zover de werkzaamheden verder gaan dan het in stand houden van de functies van het onroerend goed door middel van herstellen, vervangen en andere soortgelijke activiteiten.

Willekeurige voorbeelden van wat ook tot werken gerekend wordt: Plaatsen van inbouwkeuken, plaatsen van een deur, behangen, schilderwerk, aanbrengen zonwering, aanbrengen van vloerbedekking, reinigen van een gevel.

Dossier CPV-codes
NACE lijst verordening 29/2002   

Vorm van de opdracht

Nadat de opdracht aan de hand CPV codes is gerubriceerd, kiest u de meest toepasselijke opdrachtvorm. De aanbestedingsregels kennen diverse opdrachtvormen (opdracht voor werken, leveringen etc.). De opdrachtvorm staat los van de te volgen aanbestedingsprocedure (openbare procedure, niet openbare procedure etc.) en de te kiezen contractsvorm.

Opdracht tot een werk, eenmalige dienst of eenmalige levering

Deze opdrachtvorm komt het meest voor. Met deze vorm worden eenmalige werken, leveringen en diensten aanbesteed. In principe bepaalt u zelf wat u als enkele opdracht wilt aanbesteden. Maar u mag opdrachten niet splitsen of juist samenvoegen met het doel om aan de toepasselijkheid van de aanbestedingsregelgeving te ontkomen.

Opdracht tot periodieke werken, diensten of leveringen

U geeft de opdracht aan een leverancier of afnemer om in een bepaalde periode tegen een vooraf afgesproken prijs werken, diensten of goederen te leveren. Het kan hier ook gaan om huur(koop), lease of gemengde opdrachten.

Concessie voor werken of diensten

Bij een concessie voor werk of dienst sluit u met een leverancier een overeenkomst voor de uitvoering van een werk of dienst. Het verschil met een reguliere opdracht is dat de tegenprestatie voor de uitvoering van het werk of de dienst niet bestaat uit betaling, maar uit het verlenen van een exploitatierecht voor het betreffende werk of de dienst. De leverancier of aannemer draagt het exploitatierisico en kan zijn investering terugverdienen doordat derden betalen voor het gebruik van het werk of de dienst. Denk hier bijvoorbeeld aan de betaling van tol bij tunnels.
[Link naar Bijzondere Europese procedures, Concessieovereenkomst]

Plaatsen van opdrachten bij een raamovereenkomst

Een raamovereenkomst ook wel mantelovereenkomst genoemd, wordt gebruikt om een serie van over een langere periode uit te spreiden (deel)opdrachten aan te besteden. Een raamovereenkomst is een overeenkomst tussen één of meer aanbestedende diensten en één of meerdere leveranciers (mantelpartijen). In de raamovereenkomst legt u voor een bepaalde periode voorwaarden over het gunnen van opdrachten vast. Het verschil met een gewone overeenkomst is dat u geen afnameplicht heeft. In de raamovereenkomst maakt u afspraken over bijvoorbeeld kwaliteitsaspecten, levertijd en (eenheids) prijs. Of en hoe vaak opdrachten zullen worden verstrekt, staat nog niet vast. Partijen mogen bij de latere gunning van een opdracht op basis van de raamovereenkomst, geen substantiële wijzigingen aanbrengen in de in de raamovereenkomst gestelde voorwaarden.

U kunt een raamovereenkomst aangaan met een enkele ondernemer. De opdracht wordt in dat geval gegund volgens de in de raamovereenkomst gestelde voorwaarden. De opdracht wordt gegund door de ondernemer schriftelijk te raadplegen en hem indien nodig te verzoeken zijn inschrijving aan te vullen.

Een raamovereenkomst met meerdere ondernemers sluit u met ten minste drie ondernemers. Dit voor zover het aantal ondernemers dat aan de selectiecriteria voldoet, of het aantal inschrijvingen dat aan de gunningscriteria voldoet, voldoende groot is. Voor zover de verdeling van de opdrachten nog niet in de raamovereenkomst is geregeld, roept u de mantelpartijen op in te schrijven waarna de opdracht wordt gegund. De spelregels voor deze mini-competitie moet u in hoofdlijnen in de raamovereenkomst vastleggen.

Het verschil tussen (een serie van) gewone overheidsopdrachten en een raamovereenkomst is niet altijd even duidelijk. Hoe concreter de afspraken in de overeenkomst over de stroom van de in de toekomst te plaatsen opdrachten, hoe meer deze op reguliere opdrachten lijken. De kwalificatie gewone opdracht of raamovereenkomst is van belang voor de waardebepaling van de opdracht en daarmee voor het te volgen aanbestedingsregime en de duur van de overeenkomst. Als een raamovereenkomst eenmaal Europees is aanbesteed, kunt u onder de daarin gestelde voorwaarden vier jaar lang nadere overeenkomsten sluiten. Deze hoeven dan niet afzonderlijk Europees te worden aanbesteed. Bij het plaatsen van (een serie van) gewone opdrachten zult u bij iedere opdrachtverstrekking moeten nagaan of de Europese aanbestedingsdrempel wordt overschreden. Het kan in sommige gevallen dan ook slimmer zijn om een raamovereenkomst te sluiten.

De markt heeft soms moeite met de keuze van aanbestedende diensten voor een raamovereenkomst. De opbrengst van het meedoen aan een dergelijke procedure is vaak onzeker, terwijl de nodige kosten worden gemaakt. Het is daarom verstandig om al bij de voorbereiding van de opdracht na te gaan of de raamovereenkomst de juiste contractsvorm is om aan uw inkoopbehoefte te voldoen. Hierbij zult u ook al moeten nadenken over de procedure waarmee de raamovereenkomst wordt gegund. 

Aanbestedingsprocedures: raamovereenkomst 

Plaatsen opdracht, mondeling of schriftelijk?

U kunt zowel mondeling als schriftelijk een overeenkomst aangegaan. De leverancier of aannemer doet een aanbod, dat door u wordt geaccepteerd. Het is verstandig om afspraken in overeenkomsten zoveel mogelijk schriftelijk te bevestigen in een contract of een opdrachtbevestiging. Dit is vaak ook een vereiste binnen de administratieve organisatie van uw organisatie. Overheidsopdrachten die vallen onder de Europese aanbestedingsregels, zijn altijd schriftelijke overeenkomsten. Soms kan zelfs uit het niet-handelen (stilzitten) van partijen worden afgeleid dat de overeenkomst tot stand is gekomen. De bijzondere omstandigheden van het geval zijn bepalend. Denkt u hierbij aan de situatie waarbij de leverancier begint met de uitvoering van de opdracht, facturen verstuurt etc. en u daartegen geen bezwaar maakt. Het aanbod is dan stilzwijgend aanvaard.  

Looptijd, contractduur

Partijen hebben contractsvrijheid als het gaat om het bepalen van de looptijd van een contract. Deze wordt niet beperkt door het aanbestedingsrecht, het mededingingsrecht of de jurisprudentie. De Europese Commissie heeft in een mededeling wel enkele richtinggevende opmerkingen geplaatst. De duur van een overeenkomst mag de mededinging op de markt niet verder beperken dan nodig is. De verhouding tussen financiële belangen en vrije concurrentie moeten op elkaar worden afgestemd. Als een inschrijver bijvoorbeeld een enorme investering moet doen om de opdracht te kunnen uitvoeren, kan een lange contractsduur gerechtvaardigd zijn. Verder zal de duur van een serviceovereenkomst vaak gelijk zijn aan de economische afschrijvingstermijn van de te onderhouden goederen.

Soms is het onverstandig om langdurige contracten af te sluiten. Bijvoorbeeld bij een markt met sterke prijsfluctuaties of een markt waarbij de technologische ontwikkelingen elkaar snel opvolgen. Afhankelijk van de verwachte marktontwikkeling bepaalt u optimale looptijd van de overeenkomst. Leg uw afwegingen altijd in het aanbestedingsdossier vast. Dit voor het geval u door de Europese commissie of andere belanghebbenden verzocht wordt te onderbouwen waarom u voor een bepaalde looptijd heeft gekozen.

Voor raamovereenkomsten gelden een aantal specifieke regels. Een raamovereenkomst mag een looptijd hebben van maximaal vier jaar. Een langere looptijd is onder bepaalde omstandigheden wel mogelijk. U kunt hiervoor strategische, economische of andere objectieve argumenten aangedragen. Denk hier bijvoorbeeld aan het exclusieve karakter van de te leveren goederen, diensten of werken.

Nadere overeenkomsten die onder een raamovereenkomst worden aangegaan, mogen overigens doorlopen ook nadat de looptijd van de raamovereenkomst is verstreken. 

Algemene voorwaarden

Bij iedere overeenkomst horen voorwaarden. Dat kunnen de inkoopvoorwaarden zijn van uw organisatie of de leveringvoorwaarden van de leverancier. In uw algemene voorwaarden formuleert u standaardbepalingen voor de te sluiten overeenkomsten. 

Algemene voorwaarden