Voorbereiden van de inkoopopdracht

Eigen inkoopbeleid
Wat koopt u in?
Inkoopdiagnose
Kraljic-matrix 
Marktverkenning
Oplossing uit de markt
Adviseur inschakelen
Marktconsultatie
Technische dialoog

Eigen inkoopbeleid

Bij het uitvoeren van een inkoopdracht speelt uw eigen inkoopbeleid een voorname rol. Veel aanbestedende diensten hebben een eigen inkoopbeleid waarin is bepaald op welke manier ze inkopen. Het inkoopbeleid (of de inkoopstrategie) is een vertaling van het algemeen beleid naar inkoop. Het zijn de algemene uitgangspunten met betrekking tot inkoop, die door uw organisatie zijn vastgesteld, en die door uw medewerkers moeten worden meegenomen. In het inkoopbeleid zijn ook de strategische doelstellingen voor de langere termijn opgenomen. Het inkoopbeleid houdt ook rekening met ideële keuzen en maatschappelijke doelen (politiek of economisch). Hierbij valt te denken aan duurzaam inkopen of het bevorderen van de lokale werkgelegenheid, dan wel het toegankelijk maken van aanbestedingsprocedures voor MKB-bedrijven.
Vaak wordt ook een inkoopplan opgesteld. Dit is een verzameling van activiteiten, die gericht zijn op het realiseren van het inkoopbeleid. In het inkoopplan zijn de taken, de verantwoordelijkheden, het inkoopbudget en een planning opgenomen.

De inkoop kan door uw eigen inkoopafdeling worden uitgevoerd, maar ook door een inkoopadviesbureau of door een samenwerkingsverband van overheden.
Soms koopt de ene overheidsorganisatie in voor een andere.

Dossier Inkoopsamenwerking

Wat koopt u in?

In een overheidsorganisatie ontstaat op enig moment de behoefte aan een bepaald product, een vorm van dienstverlening of een bouwkundig of civieltechnisch werk. Deze inkoopbehoefte beschrijft u, met behulp van de interne gebruiker, zo goed mogelijk. Wat zijn de benodigde eigenschappen van het werk, het product of de dienst? Wat is het beschikbare budget? Wanneer moet de levering plaatsvinden? Wordt de opdracht in zijn geheel of in delen (percelen) uitgezet?
Op basis van de eisen en wensen beschrijft u de specificaties van de opdracht. U legt deze vast in het aanbestedingsdocument (bestek of beschrijvend document). Bekijk intern of een bepaalde opdracht gecombineerd kan of moet worden met andere opdrachten binnen uw organisatie. Bekijk ook of er binnen of buiten uw organisatie raamovereenkomsten afgesloten zijn waarbij u moet aanhaken?

Inkoopdiagnose

Wilt u, bij de voorbereiden van uw opdracht, alle inkoopactiviteiten binnen uw organisatie in kaart brengen? Voer dan een inkoopdiagnose uit. Dit is een scan die in beeld brengt wie, wat, waar en hoe inkoopt. Het doel van een inkoopdiagnose is het toetsen en het verbeteren van het inkoopbeleid. De diagnose levert u managementinformatie op om het inkoopproces te kunnen sturen. Zo verschaft een inkoopdiagnose onder andere informatie over het inkoopvolume, het inkoopsegment en het leveranciersbestand.

Dossier Inkoopdiagnose

Kraljic-matrix

Hoe belangrijk is het in te kopen product, werk of dienst voor uw interne bedrijfsproces? Dat beïnvloedt namelijk de wijze waarop u het inkoopbeleid van uw organisatie toepast en welke inkoopprocedure u kiest bij de aanbesteding. Voor het classificeren van de in te kopen artikelen kunt u gebruik maken van de portfolio analyse van Kraljic (de Kraljic-matrix). Dit is een analyse waarbij alle in te kopen producten, werken en diensten worden verdeeld in vier groepen: knelpuntproducten, hefboomproducten, strategische producten en routineproducten. Afhankelijk van de mate waarin een productgroep beïnvloed wordt door inkooprisico's en/of financiële risico's, zal indeling in een van de vier genoemde categorieën plaatsvinden.

Inkoopmatrix Kraljic
Kiezen procedure: Belang van het product voor de aanbestedende dienst

Marktverkenning

Om de meest geschikte aanbestedingsprocedure te kunnen bepalen en de opdracht goed te kunnen specificeren, heeft u kennis van de markt nodig. Ontbreekt deze kennis dan zult u voor deze specifieke opdracht de markt moeten verkennen. Wie levert wat? Hoeveel spelers zijn er op de markt? En wat is het gemiddelde prijsniveau? Een marktverkenning hoeft niet perse ingewikkeld te zijn. In veel gevallen biedt eenvoudig deskresearch u al de nodige informatie.

Oplossing uit de markt

Soms heeft u een probleem maar weet u niet precies hoe de markt in uw behoefte kan voorzien. U weet ongeveer welke functies en eigenschappen de oplossing moet hebben, maar niet precies hoe u deze zo duidelijk kunt beschrijven dat u via een aanbestedingsprocedure krijgt waar u behoefte aan heeft. De markt kan meehelpen om de oplossing te vinden. Dat kan voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure, bijvoorbeeld via het vragen van advies of het houden van een marktconsultatie. Ook kan gekozen worden voor functioneel specificeren of (bij bijzonder complexe opdrachten) de concurrentiegerichte dialoog.

Metrokaart inkopen en aanbesteden (FAQ): Hoe specificeer ik mijn vraag?
Metrokaart innovatie inkopen (FAQ): Hoe specificeer ik mijn vraag voor een innovatiegerichte aanbesteding?
Aanbestedingsprocedures: Bijzondere Europese procedures: Concurrentiegerichte dialoog

Adviseur inschakelen

Een aanbestedende dienst kan voorafgaand aan een aanbestedingsprocedure een externe deskundige inschakelen om de oplossing voor zijn probleem helder te krijgen en de opdracht te specificeren. De externe deskundige kan zelf werkzaam zijn in de markt of u kunt een inkoopadviesbureau inschakelen. Let op als u een deskundige consulteert die verbonden is aan een potentiële leverancier. In dat geval moet die leverancier in beginsel worden uitgesloten van deelname van de eventueel volgende aanbesteding.

Markconsultatie

Ter voorbereiding van een aanbesteding van grote, complexe of innovatieve projecten of wanneer de prijs van een project moeilijk is vast te stellen kunt u een marktconsultatie houden. U nodigt geïnteresseerde bedrijven uit om voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure mee te denken. Met de gekregen adviezen stelt u het aanbestedingsdocument op en kunt u de aanbestedingsprocedure starten. De uitkomsten van de marktconsultatie worden openbaar gemaakt.

Marktpartijen kunnen geen rechten ontlenen uit de informatie die u heeft verstrekt in de marktconsultatie. Het honoreren van claims van marktpartijen over het gebruik van informatie of vertrouwelijkheid is niet mogelijk. Een marktconsultatie maakt formeel geen onderdeel uit van de aanbesteding. Een marktpartij mag door deel te nemen aan de marktconsultatie niet in een bevoordeelde of benadeelde positie komen op het moment van aanbesteding. Daarom moet u alle informatie die u aan de deelnemers aan een marktconsultatie heeft verstrekt, ook geven aan de andere bedrijven die meedoen met de aanbesteding. Raakt een deelnemer aan de marktconsultatie toch in een voorsprongpositie, dan moet u het bedrijf uitsluiten van deelname aan de aanbestedingsprocedure.

Dossier Marktconsultatie

Technische dialoog

Als u de uitgewerkte specificaties voor uw opdracht in concept heeft kan het zijn dat u onzeker bent over of de markt uw specificaties, eisen en criteria voldoende begrijpt. U kunt dan in een technische dialoog een aantal marktpartijen om een reactie vragen. Deze eventueel te zetten stap volgt na een marktconsultatie maar voor de aankondiging van de opdracht en wordt eigenlijk alleen toegepast bij complexe opdrachten. Ook bij deze bijzondere vorm van marktconsultatie geldt dat u een partij door het raadplegen niet in een voorsprongpositie mag brengen.