Contractmanagement in de praktijk

Dagvoorzitter Rob Eissens is senior Inkoopadviseur bij UWV en begeleidt de bijeenkomst, waarbij verschillende contract- en productmanagers van UWV deelpresentaties houden.
Zo start Frank van Wettum met een algemene presentatie over contractmanagement binnen UWV. Hij vertelt over de aanleiding en positionering van het onderwerp binnen UWV. Directe aanleiding was dat bij UWV de borging van contracten in kwaliteit, spend en klanttevredenheid geheel ontbrak. Er waren ook geen systemen beschikbaar om de leverancier te kunnen aansturen. Met het invoeren van contractmanagement beoogt UWV operationele contractzaken te scheiden van het aansturen van de leverancier op tactisch niveau. Verder is ingegaan op de rol van contractmanagement in elke fase van het inkooptraject waarbij de beïnvloedingsmogelijkheden voor de contractmanager variëren. UWV streeft naar een contractcompliance van minimaal 85% waarbij steeds meer outputgerichte contracten in de markt worden gezet. Zodoende kunnen contractmanagers hun toegevoegde waarde aantonen. Bij niet-output gestuurde contacten wordt ook minder ruimte gelaten voor ondernemers om zich te kunnen onderscheiden. Het streven is om een win-win situatie voor zowel opdrachtgever als opdrachtnemer te creëren.

Managementrapportage

De tweede presentatie werd gehouden door Bianca Niekus. Aan de hand van een fictieve case geeft zij inzicht in de opzet van een managementrapportage, de processen en systemen die hieraan gerelateerd zijn en de opbrengsten daarvan. In de presentatie wordt de case nader uitgewerkt. UWV maakt niet van alle contracten rapportages. Alleen contracten die wezenlijk van invloed zijn op het primaire proces (en stuurbaar zijn) worden in het systeem opgenomen. De administratieve last voor de interne organisatie is beperkt nu de processen grotendeels zijn geautomatiseerd. Vanuit de zaal wordt opgemerkt dat het succes van rapportages afhankelijk blijft van de discipline van de individuele medewerkers.

Van afreken- naar samenwerkingscultuur

Cindy van Wittenhorst gaat vervolgens in op de samenwerking tussen UWV en haar leveranciers. UWV maakt momenteel een transitie door van een afreken- naar een samenwerkingscultuur. Dit vereist dat al vroeg in het inkoopproces wordt nagedacht over reële en haalbare Kern Prestatie Indicatoren. Vanuit de zaal wordt opgemerkt dat een optimale samenwerking met de leverancier ook vereist dat de contractmanager de interne gebruiker tijdig en volledig informeert over de inhoud van het contract.

Kosten, processen en kwaliteit optimaliseren

Tenslotte vertellen José van der Geest en Evelien de Vust over de bereikte resultaten. Dit aan de hand van een vijftal praktijkvoorbeelden (o.a. koeriersdiensten, schoonmaak, NS zakenreizen). Het betreft niet alleen besparingen maar ook de optimalisatie van processen. Zodoende heeft UWV miljoenen kunnen besparen, is de rechtmatigheid van de inkoopprocedures verbeterd en is de kwaliteit van dienstverlening aanmerkelijk toegenomen. De contractmanager bij UWV zoekt continu naar mogelijkheden om kosten en processen te optimaliseren. Daarmee toont hij zijn toegevoegde waarde voor de organisatie aan.

Presentatie 'Contractmanagement in de praktijk' (pdf)