Volop ruimte om marktkennis te benutten

Regionale bijeenkomst voorjaar 2011:
'Laat de markt haar waarde leveren'

Marktkennis benutten is voor alle sectoren van belang. Het thema staat op het komende PIANOo-congres van 26 mei 2011 van alle kanten in de schijnwerpers. In een serie regionale bijeenkomsten wordt voorafgaand daaraan in deelsessies aandacht besteed aan specifieke markten: schoonmaak, ingenieursdiensten, leerlingenvervoer, meubilair en drankautomaten. Elke sessie bestaat uit twee delen. Zo kunnen inkopers en aanbesteders samen met ondernemers en adviseurs eens dieper op de materie ingaan. Een goede aanpak, vinden de deelnemers. Ook in de volgende regionale bijeenkomsten wordt die indeling gevolgd. 

'It takes two to tango', opent Jan-Pieter Papenhuijzen van Significant de plenaire bijeenkomst. Op het koppelvlak tussen opdrachtgevers en leveranciers moeten inkopers de marktpartijen verleiden tot een dans. Dat levert meerwaarde op die zorgt voor goede oplossingen van maatschappelijke problemen. Stiller asfalt, tevredener reizigers in het openbaar vervoer en flexibeler lesmateriaal: we hebben het te danken aan goede (Europese) aanbestedingen en dito contracten waarmee de markt waarde heeft toegevoegd.

Maar hoe doe je dat precies? Aan de ene kant signaleert Papenhuijzen dat inkopers zich steeds bewuster zijn van de bijdragen die zij kunnen leveren aan doelstelling van de organisatie. Er is meer inzicht in de inkoop met dank aan instrumenten als de inkoopkalender en inkoopinformatiesystemen. Maar daar moeten ze het niet bij laten, want er is meer te winnen. 'Inkopers moeten directies directer benaderen om te weten waar ze behoefte aan hebben en de ruimte opeisen om innovatieve oplossingen in te kopen. En aan de andere kant moeten zij haarfijn weten wat de markt te bieden heeft .'

Als je de markt niet kent, moet je niet gaan aanbesteden

Strategisch leveranciersmanagement is heel belangrijk, aldus Papenhuijzen. Dat houdt in: in kaart brengen welke leveranciers het belangrijkst zijn en wie de meeste invloed hebben op de primaire processen. Daarop moeten inkopers hun acties precies afstemmen: strategisch, tactisch en operationeel. Volume bundelen bijvoorbeeld, of prestatieprikkels in een contract onderbrengen. En natuurlijk is het zaak die afspraken vervolgens goed te controleren. In de voorfase van een aanbesteding zijn marktconsultaties onmisbaar. 'Eis die ruimte op als inkoper. Er is niets wat het verbiedt. Sterker nog, als je de markt niet kent, moet je niet gaan aanbesteden', meent hij. 'Sta open voor de markt en nieuwe ontwikkelingen. Kijk ook hoe andere organisaties het doen. Daarna pas kies je de aanbestedingsvorm. Wees betrouwbaar en consistent als opdrachtgever.'

Marktconsultaties: heerlijk en eerlijk sparren

Heerlijk en eerlijk sparren met marktpartijen. Dat is de opvatting van John van Loenhout, inkoop- en aanbestedingsadviseur. Het hoort bij de voorbereidingsfase van een inkoopproces. 'Begin dus op tijd en zorg voor een eerlijk en zorgvuldig proces.'

Het doel van een marktconsultatie moet volgens de adviseur altijd voorop staan, want niet in alle gevallen is het nodig. 'Welke criteria ga ik hanteren als opdrachtgever? Zie het als een informatie-uitwisseling over een voorgenomen opdracht. Is die realistisch? Heeft de markt er interesse in? Een goede marktconsultatie is vrijblijvend en volledig openbaar.'
Opdrachtgevers moeten dus van tevoren precies formuleren wat ze ermee willen bereiken. Ze moeten de spelregels en de vraagstelling aan de deelnemers meedelen en achteraf een goed verslag publiceren. 'Nodig alle partijen uit en houd het informeel. Ik doe altijd demonstratief mijn stropdas af', verklapt Van Loenhout.

'Maar levert het nou echt iets op?', luidt een vraag uit het publiek. 'Jazeker', meent Van Lieshout, 'we komen zo met partijen in contact die we anders gemist hadden. Meestal zijn dat kleinere bedrijven die iets nieuws te bieden hebben. En ook belangrijk: het zorgt voor minder vragen voorafgaand aan de aanbesteding. Mijn gevoel zegt me dat er achteraf minder procedures worden aangespannen, al kan ik dat niet bewijzen. Belangrijk is wel: doe het alleen als je het echt wilt, niet omdat het sociaal wenselijk is.'

Betrek de markt bij het hele proces

'Een open marktconsultatie voorafgaand aan het inkoopproces? Pure onzin!' stelt inkoopadviseur Tim Robbe. De zaal veert op; dat is een nieuw geluid. 'Waarom zou ik als ondernemer mijn kennis gratis weggeven aan de concurrent? Dat is toch niet in mijn belang?' Robbe trekt het liever breder. 'Natuurlijk moet je als opdrachtgever de markt betrekken. Je moet dat echter tijdens het hele proces doen: vooraf, bij het formuleren van de specificaties, in de contractfase en bij de uitvoering en evaluatie.'

Hij ziet daarbij geen belemmeringen in wet- of regelgeving. Inkopers kunnen volgens hem beter geen inkoopbeleid vastleggen want als dat er eenmaal is dan moeten ze zich er ook aan houden. En dan kun je niet meer flexibel reageren op de omstandigheden. 'Het is beter om als leidraad een matrix te gebruiken, waarmee je bepaalt welke inkoopprocedure in welke gevallen het beste is. Daarbij kun je beter niet uitgaan van de inhoud, maar van de wederzijdse belangen. Als je het probleem dat je wilt oplossen benoemt, krijg je meer oplossingen uit de markt', aldus Robbe.

Een ander punt om onder ogen te zien is dat overheidsinkopers in een heel complexe omgeving opereren met veel onzekerheden. De maatschappelijke omgeving en de problemen zijn ingewikkeld en de instituties zelf ook. 'De ene keer beslist de politiek, de andere keer is het de Raad van Bestuur, of een directeur. Voor een inkoper is het dus moeilijk om te zien hoe hij de besluitvorming kan beïnvloeden.'

In de middagsessies gaan de deelnemers dieper in op de voor- en nadelen van marktconsultaties in de praktijk. Beschikbare verslagen van middagsessies vindt u rechts op deze pagina.

Laat de markt haar waarde leveren

Dat is het thema van een serie regionale bijeenkomsten die PIANOo organiseert als opmaat naar het jaarcongres op 26 mei 2011. Dit is een verslag van de bijeenkomst die op 19 april 2011 in Rotterdam werd georganiseerd.

Beschikbare presentaties vindt u rechts op deze pagina.