Best Value Procurement in de praktijk

Jeroen van de Rijt schreef samen met Sicco Santema van Scenter de Nederlandse handleiding voor prestatie-inkoop, de inmiddels ingeburgerde vertaling van Best Value Procurement. Dat boek bevat een helder stappenplan voor aanbestedende diensten die hiermee ervaring willen opdoen. Nu Rijkswaterstaat als 'early adopter' het licht heeft gezien, is de kans groot dat prestatie-inkoop op grote schaal zal doorbreken, denkt hij. Dat is inmiddels tien jaar nadat Best Value Procurement in Nederland werd geïntroduceerd.

Zonder slag of stoot verliep die introductie niet. Ook Wiebe Witteveen stuitte in zijn organisatie op mensen die vooral beren op de weg zagen. Gelukkig wist hij zich verzekerd van steun in de top van zijn organisatie. Bijkomend voordeel was dat Rijkswaterstaat al langer 'gunnen op waarde' gebruikt, waarbij alle criteria naar een financiële bonus of malus worden omgerekend op de biedingsprijs. Zijn ervaringen met prestatie-inkoop voor projecten uit de Spoedaanpak illustreerden de systematische uiteenzetting van Jeroen van de Rijt bij deze masterclass

Experiment

Bij de Spoedaanpak Wegen werd ongeveer de helft van de dertig projecten op basis van prestatie-inkoop aanbesteed. De Spoedaanpakprojecten zijn nog niet allemaal afgerond. En dus is het nog te vroeg om definitieve conclusies te trekken. Duidelijk is al wel dat zowel opdrachtgever als opdrachtnemer tevreden zijn over prestatie-inkoop. Zo zagen marktpartijen de tenderkosten met 60% dalen en de doorlooptijd met 50%.

Eén van de lessen die Witteveen kan onderschrijven is het belang van een gedegen voorbereiding. Een belangrijke rol daarin speelt het kernteam. Niet te verwarren met het projectteam, dat het project uiteindelijk realiseert. Het kernteam bestaat uit mensen die de filosofie achter prestatie-inkoop begrijpen en uitdragen. Het stelt het strategisch kader op waarin de projecten moeten passen. Het begeleidt zowel de mensen van de eigen organisatie als van de potentiële gegadigden.

Als je een voorbeeldproject zoekt, kun je beter kiezen op basis van de mensen, dan op kenmerken van het project, heeft Witteveen ervaren. Ook al hoeft niet iedereen prestatie-inkoop te omarmen, de meerderheid van de projectteamleden moet er wel voor open staan. Bij Rijkswaterstaat kan men zijn project vrijwillig aanmelden als nieuwe pilot voor prestatie-inkoop na de Spoedaanpakprojecten, mits men zich committeerde aan de filosofie.

Ook voor aannemers betekent prestatie-inkoop een enorme verandering. Zo krijgen ze te maken met interviews waarbij de visie van sleutelfiguren op het project wordt getoetst. Die interviews tellen zwaar mee in de beoordeling. De vragen krijgen de sleutelfiguren -de mensen die in de uitvoering geacht worden een doorslaggevende rol te spelen- niet van te voren in te zien. Het gaat om hun visie, gebaseerd op een uitgebreide projectbeschrijving.

Dominante informatie

Prestatie-inkoop is gericht op gunning aan de partij die de meeste relevante expertise voor het project kan inzetten. De uiteindelijke gunning vindt plaats op basis van een emvi-tabel. Hierin staat aan hoe zwaar de verschillende onderdelen van de bieding meetellen voor het eindoordeel. Die onderdelen waren bij de Spoedaanpak het risicodossier, het kansendossier, een planning- en de interviews.

Onderscheidend ten opzichte van gebruikelijke beoordelingsprocedures is dat de nadruk ligt op dominante informatie. Informatie die een overtuigend verschil tussen gegadigden weerspiegelt. Het gaat dus niet om de cijfers achter de komma. Als de verschillen niet 'dominant' zijn, krijgen de gegadigden een zelfde waardering. Dit principe wordt ook bij de beoordeling van de interviews gehanteerd.

Leerproces

Dat prestatie-inkoop op grote belangstelling mag rekenen blijkt niet alleen uit het grote aantal deelnemers aan de masterclass, maar ook uit hun vragen. Natuurlijk willen de aanwezigen weten of prestatie-inkoop voldoende voorbereid is op juridische valkuilen. Maar ook de manier waarop gegadigden worden geïnformeerd over de details van projecten, had de aandacht. Die informatie kan variëren van de doelen tot een compleet bestek. Alleen gaat het dan niet om het bestek als voorschrift, maar om de ideeën erachter.

Afgaande op deze belangstelling kan prestatie-inkoop een voorspoedige toekomst worden voorspeld. Met ingrijpende veranderingen in het inkooplandschap. Professionalisering gaat dan ook voor opdrachtnemers lonen. Met een tenderteam dat gouden bergen belooft, redt een aannemer het niet (meer). Investeren in hooggekwalificeerd personeel voor de uitvoering loont. Het belang daarvan onderkennen bedrijven ook. Een van de aannemers bij de Spoedaanpak zag zijn inschrijving tot zes keer toe stranden. Toch was ook hij voldoende overtuigd om een volgende keer opnieuw mee te willen doen. 

Presentatie 'Best value procurement: de Nederlandse praktijk' (pdf)