Nieuw regeerakkoord? Nieuw collegeprogramma? Inkoop aan zet!

Kansen genoeg voor inkoop, juist in tijden van bezuinigen

Uiteraard heeft nieuw beleid invloed op inkoop, stelt Jan Telgen, hoogleraar Inkoopmanagement aan de universiteit Twente. Hoewel het woord 'inkoop' amper voorkomt in het regeer- en gedoogakkoord, net zo min als in lokale verkiezingsprogramma's, is dat geen reden om bij de pakken neer te zitten.

'Ik adviseer inkopers juist om alle programma's goed te analyseren en concrete voorstellen aan het management of de politiek te doen waarmee de organisatie haar doelen kan bereiken. Met je voorstel of analyse maak je het inkoopvak zichtbaar en daarmee word je een relevante speler. Inkoop gaat immers om veel meer dan potloden en pennen inkopen', licht Van Telgen toe.

Aanknopingspunten voor inkopers

Een goed voorbeeld is het besluit om de BTW in de zorg te compenseren. Daarmee verschuift de keuze tussen zelf doen of uitbesteden. Bij die keuze kunnen inkopers hun kennis inbrengen. En wat betekent het bijvoorbeeld voor de vaak succesvolle gemeentelijke inkoopsamenwerking dat gemeenten nu BTW in rekening moeten brengen voor hun diensten aan collega's? Meer kans voor het MKB, aanbestedingen van het openbaar vervoer in de grote steden, centralisering van de rijksinkoop, meer samenwerking tussen scholen: het zijn allemaal aanknopingspunten voor inkopers om mee aan de slag te gaan. Telgen wijst ook op de publicatie van PIANOo 'Met overheidsinkoop de crisis door' waarin 30 concrete voorstellen staan die inkopers kunnen gebruiken. 'Grijp dus die kans!', zegt hij.

Met overheidsinkoop de crisis door (pdf)

Wat moet een kleinere overheid doen?

Volgens Leo Witvliet, universiteit Nyenrode, komt de politiek er niet onderuit om een langetermijnvisie te ontwikkelen over de taken van de overheid en welke mensen (en hoeveel) die taken moeten uitvoeren. Hoe ziet een kleine overheidsorganisatie eruit, en welke rol speelt de externe inhuur van personeel daarin? Dat is een moeilijke vraag omdat politici meestal op de korte termijn zijn gericht. 'Organisaties moeten de diversiteit op de arbeidsmarkt als uitgangspunt nemen. Het probleem is niet dat organisaties moeten inkrimpen, want voor een deel gebeurt dat vanzelf vanwege de vergrijzing. Zij moeten wel intensief samenwerken; Human Resource speelt daarin een belangrijke rol. In onze netwerksamenleving is sommige kennis alleen nog maar flexibel in te huren', zo stelt hij.

Benut de kracht van het MKB

Ingrid Berk van Tenderadvies laat in haar presentatie zien hoe de kansen van het MKB en ZZP-ers te verzilveren zijn. Goede voorbeelden wijzen daarbij de weg. Een eenmanszaak die een order voor 6000 fietsen kan binnenhalen omdat hij flexibel en snel kan leveren, bijvoorbeeld. Ook was het MKB succesvol bij de inkoop van portofoons voor de gemeente Rotterdam. De marktplaats van het UWV is een ander goed voorbeeld. 'Wie zorgt voor een goed bestek, kan MKB-kansen verzilveren. Een goede voorbereiding is het halve werk', zegt Berk. Zij wijst op het belang de markt goed te kennen en heel bewust te kiezen voor een openbare of niet-openbare aanbesteding. Het MKB en ZZP-ers zijn gebaat bij publicaties onder de drempel, meer 'marktplaatsachtige' initiatieven en uitgekiende selectiecriteria die hen niet buitensluiten.

De praktijk in deelsessies

De ruim veertig inkopers, voor het grootste gedeelte werkzaam bij gemeenten, konden zich na de lunch in deelsessies verder verdiepen in de materie. Lennart Woning van de Brandweer Amsterdam-Amstelland legt uit dat veiligheid voor zijn organisatie bovenaan staat. De brandweer streeft naar samenwerking met andere organisaties omdat dat veel kansen biedt en (volume) voordelen oplevert. Maar het lukt niet altijd omdat iedere organisatie, binnen of buiten de veiligheidsregio's, weer anders georganiseerd is. Ook kiezen andere brandweerkorpsen soms bewust voor een eigen traject.

Verkennen en onderhandelen

Kees Koopmans van DPA Supply Chain vertelt over het inkoop- en aanbestedingstraject van NL-Alert. Bij de ontwikkeling van dit nationale waarschuwingssysteem per mobiele telefoon zijn verschillende inkooptrajecten bewandeld. Eén om de softwarebouwer te selecteren en één voor de diensten van de mobiele netwerkaanbieders. Bij de keuze van de softwarebouwer heeft de organisatie meer de inkoopmacht kunnen gebruiken. Bij de netwerkaanbieders is vooral de onderhandeling belangrijk geweest. Aan het hele traject is een gedegen marktverkenning voorafgegaan, aldus Koopmans.

Geen cent te veel

Tot slot waarschuwt de Nederlandse Mededingingsautoriteit NMa ervoor dat de overheid niet te veel moet betalen. José Buis en Bart Wentholt gaan in op ' bidrigging': bedrijven die samenspannen. Op verschillende momenten in een aanbestedingstraject kan daar sprake van zijn en het kan ook heel gevarieerde vormen aannemen. 'Let dus goed op, en ken de markt. Zorg ervoor dat zoveel mogelijk partijen kunnen deelnemen aan een aanbesteding. En volg als inkoper je gevoel als je de indruk hebt dat bedrijven samenspannen. Geef ons dan een seintje', zeggen zij. Maar, zo wordt uit de zaal opgemerkt, eenvoudig is het niet. Want de aanbestedingswet en de mededingingswet lopen niet altijd synchroon. Een mooi onderwerp om nog even over na te praten bij de borrel, net als over alle kansen voor inkoop die de revue zijn gepasseerd.

Brochure NMa: Bid-rigging, Samenspanning bij Inkooptrajecten  (pdf)

Meer informatie

Deze regionale bijeenkomst van PIANOo, met als dagvoorzitter Ruart Jagt (PIANOo-vakgroep Inkoopmanagement), vond plaats op 9 november in Amsterdam. De presentaties vindt u aan de rechterkant van de pagina.