Regionale bijeenkomsten 2010: Wat levert inkoop op?

In tijden van economische crisis is de focus op inkoop scherper dan ooit. Hoe haalt de inkoper juist nu de maximale kwaliteit uit de markt? En hoe realiseert hij de grootste Social Return? Tijdens de regiobijeenkomst die PIANOo in samenwerking met NEVI op 18 maart j.l. in Amsterdam organiseerde, kwamen deze en andere prikkelende vragen aan bod.

Met een jaarlijks inkoopvolume van 1,5 miljard euro verdeeld over 30 inkoopdiensten, 14 deelgemeenten en 25 raamcontracten timmert de gemeente Amsterdam flink aan de weg. 'Je kunt het zo gek niet bedenken of we kopen het wel in', zegt Annelies Soede, hoofd concerninkoop bij de Gemeente Amsterdam, die het plenaire gedeelte aftrapt. Een belangrijk onderdeel van het Amsterdamse inkoopbeleid zijn de Social Returns. 'Amsterdammers aan het werk helpen dus', zegt Soede. Een doelstelling die is vertaald naar het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente. Als onderdeel van de gunningsprocedures moeten leveranciers aangeven hoeveel plaatsen zij bieden in het kader van stages, leer-werktrajecten, beroepsspecifieke opleidingen met behoud van uitkering en dergelijke. 'Zo houden wij ons in feite bezig met het opvoeden van de markt', vervolgt Soede. Uit de FNV Locale Monitor Inkomen en Zorg 2009 blijkt dat Amsterdam op dit terrein één van de koplopers is. De Amsterdamse succesfactor? Volgens Soede draait het vooral om een goede samenwerking tussen inkoop en sociale diensten. 'Geen dichtgetimmerde eenzijdige insteek maar een echte coproductie waarin je elkaar en de markt de ruimte geeft.'

Paradigmaverschuiving

Een succesvoorbeeld uit dezelfde contreien is dat van Waternet; het eerste publieke watercyclusbedrijf -'van afvalwater tot drinkwater'- in Nederland. In zijn presentatie 'Inkoop na de Spendanalyse' illustreert Henkjan van Meer, teamleider Bureau Inkoop en Aanbestedingen bij Waternet, hoe de 'watergerelateerde' inkoopprocessen van de gemeente Amsterdam en het Waterschap Amstel, Gooi en Vecht zijn samengesmolten tot één proces. Van Meer: 'Vanuit onze doelstelling om een rechtmatig, doelmatig en duurzaam inkoopbeleid te realiseren, is onze MSU score gestegen van 1,36 in 2008 naar 3,14 in 2009. Daarmee zijn we een van de koplopers in de sector.' Wie door deze twee sprekende praktijkvoorbeelden nog niet is aangestoken, raakt dat wel bij de sessie van Jeroen van de Rijt van Scenter. In zijn uiteenzetting 'Maximale ruimte voor leveranciers!' schetst hij de spoedaanpak van Rijkswaterstaat op het gebied van inkoop rondom het oplossen van belangrijke verkeersknelpunten in het land. Zijn onorthodoxe kijk op de gunningsprocedure roept in eerste vooral heel veel vragen op. 'Wie weinig tijd heeft, steekt liever geen energie in het eindeloos formuleren van wensen, risico's en knelpunten', zo luidt zijn devies. 'Laat leveranciers daarom zelf een risicoanalyse maken. Door ze een duidelijk onderscheid te laten maken tussen risico's die buiten hun eigen invloedsfeer liggen en risico's die daarbinnen liggen, onderscheidt zich de echte expert. Dat is degene die je moet hebben.' Een ware paradigmaverschuiving, aan de reacties in de zaal te merken, maar misschien toch zo gek nog niet.

Spanningsveld tussen praktijk en papier

Het middaggedeelte wordt opgevuld door deelsessies. Opvallend veel interesse is er voor het Inkoop Management Informatie Systeem van de Belastingdienst. In zijn sessie 'Meetbaar Verbeteren' vertelt Chris Kolk, senior beleidsmedewerker bij de unit inkoop over de voordelen van het ministeriebreed verzamelen van inkoopgegevens. 'Net als bij voorloper IMIS haalt ook dit systeem financiële gegevens uit systemen als SAP, Oracle en Exact. Wij hebben hier een vervolgsysteem op gebouwd om allerlei soorten inkoop informatie te verkrijgen. Door dit systeem ministeriebreed toe te passen, kan een veel betere product- en kostenvergelijking worden gemaakt.' Naast het ministerie van Financiën is er inmiddels ook interesse vanuit Economische Zaken, Sociale Zaken, OC&W en Defensie. Parallel hieraan loopt de ontwikkeling van een ministeriebreed systeem: Rijks-IMIS. 'Overigens niet alleen interessant voor ministeries maar voor alle overheden', aldus Kolk. Contractcompliance is de leidende term in de presentatie van Gàry Habets, hoofd concerninkoop bij de gemeente Utrecht. Een term die voor meerdere uitleg vatbaar is, zo blijkt tijdens een snelle ronde langs de deelnemers. 'Dat het contract wordt uitgevoerd zoals afgesproken', oppert de een. 'Het spanningsveld tussen de praktijk en wat op papier staat', vindt een ander. En weer een andere deelnemer heeft het over het 'uitnutten' van contracten. Volgens Habets hebben ze allemaal gelijk. 'Het gaat om het deugdelijk nakomen van inkoopcontracten. Bij de gemeente Utrecht is dit een dynamisch proces van controleren én communiceren waarbij we nooit uit het oog mogen verliezen dat de inkoper geen handhaver is maar een dienstverlener.'

Ons eigen ding

Ruimte voor bezinning en zelfreflectie is er tenslotte tijdens de sessie 'Investeren in Dialoog'. Aan de hand van de bekende management drijfveren van Bateson en Dilts, doet Ron Otten van de NEVI een geslaagde poging om concrete inkoopdilemma's door middel van een dialoog op te lossen. 'Drijfveren gaan net een niveau dieper dan gedrag', ligt Otten toe. Aan de hand van een klein onderzoekje blijkt dat de deelnemers aan de sessie in deze economisch krappe tijden met name worden gedreven door hun eigen ambities en wat minder door het creëren van draagvlak en het leggen van verbindingen. 'Herkenbaar, we zijn als inkopers toch vaak met ons eigen ding bezig', vindt een van de deelnemers. 'We zouden inderdaad meer de nadruk kunnen leggen op de dialoog met de interne klant', reageert een ander. 'Zij moeten ons uiteindelijk vertellen wat wij moeten inkopen toch?' Maar daar is lang niet iedereen het mee eens. En dat mag ook in een dialoog.

Presentaties

De presentaties van de regionale bijeenkomsten 'Wat levert inkoop op?' zijn te vinden aan de rechterkant van de pagina.