PIANOo-congres 2012: De strategische rol van inkoop

Een opmerkelijke uitspraak in het politieke café, inmiddels een van de vaste ingrediënten van het PIANOo-congres. “Ontzettend stom als bestuurders inkopers niet inschakelen”, vindt Kees Verhoeven (D66). Ook de Tweede Kamer moet eens dieper ingaan op inkoopkeuzes, vinden de politici. Zie het menu rechts voor een verslag van het politiek café.

Praktijkvoorbeelden uitwisselen, inspiratie opdoen en contacten leggen waren andere hoogtepunten van het 7e PIANOo-congres. Goed om direct mee aan de slag te gaan. En dat deden de ruim 550 inkoopprofessionals van het rijk, provincies, waterschappen en gemeenten op 7 juni in het World Forum in Den Haag. Allen konden in een veertigtal workshops, of masterclasses, discussiëren over de ontwikkelingen in het inkoopvak. En die zijn er in deze periode van economische stagnatie volop. Sterker nog, wie de kennis en innovaties uit het inkoopvak weet te benutten draagt bij aan een beter presterende overheid en dat is natuurlijk een goede zaak.

‘Combimeren’

Sylvo Thijssen, voorzitter van de Commissie Overheidsaanbestedingenbeleid VNO-NCW/MKB Nederland trapt af met het nieuwe woord ‘combimeren’. “Zet creativiteit en kennis van marktpartijen slim in. Maar dat kan alleen als inkopers goed weten wat er speelt. Marktconsultaties, maar ook beurzen bezoeken horen bij het werk”, stelt hij. Aan de andere kant heeft het bedrijfsleven ook grote behoefte aan duidelijkheid van de publieke sector. TenderNed is een goede zaak en biedt meer eenduidigheid, meer transparantie en minder bureaucratie. Zijn tip voor inkopers: houd de lijn met je bestuurders kort.

Enquête: beeld inkoop positief maar ondergewaardeerd

En dat is een pijnpuntje, zo bleek uit de uitkomst van een enquête onder inkopers die kort voor het congres was gehouden. De meerderheid (87%) gaf weliswaar aan oog te hebben voor kwaliteit en value for money en dat hun bijdrage aan de verwezenlijking van het beleid groot is (85%). Uitgesproken ontevreden zijn inkopers over de kennis van bestuurders van hun vak. Er wordt slecht naar hen geluisterd en 49% geeft aan pas betrokken te worden als beleid al vastligt. (Filmpjes enquêteresultaten rechts op deze pagina)

Ton Trommelen, voorzitter NEVI en oud-Chief Procurement Officer van DSM geeft in zijn presentatie tips om daar wat aan te doen. “Als inkoper moet je goed in de gaten hebben wat de drive van je organisatie is. Je moet in staat zijn kansen te grijpen en ook op strategisch niveau een gesprekspartner kunnen zijn. Stop met klagen en denk vanuit de business. Toon ondernemerschap, ook als ambtenaar, en ken de markt als geen ander. Als je denkt dat je bestuurder niet naar je luistert, vraag hem dan wat hij nodig heeft.”

Is het zo eenvoudig? Staf Depla, wethouder Financiën, Dienstverlening en Organisatie van de gemeente Eindhoven, vindt van wel. “De tijd van alleen besparen op inkoop is voorbij. Beleidsdoelen als meer mensen aan het werk, het betrekken van het MKB en duurzaamheid kunnen we juist met slimme inkoop bereiken.” Depla wijst erop dat inkopers zich niet te veel moeten laten beperken door de regeltjes, maar hun creativiteit moeten benutten. Slimme inkooptools en goed contractmanagement, daarmee kunnen inkopers laten zien wat ze te bieden hebben.

Nieuwe Europese richtlijnen: inkoper moet aan de bak

En dat zal hard nodig zijn als de nieuwe Europese richtlijnen voor aanbesteden worden ingevoerd, zo is tijdens de deelsessie van Jan Telgen te horen. Door de nieuwe regels gaat het bij inkopen naast een goede deal ook om het realiseren van maatschappelijke effecten. Inkoop wordt daarmee een meer strategische bedrijfsfunctie, de inkoper moet meedenken over het beleid. Dat vergt andere competenties.

Meerwaardecheques

Tijdens het congres kunnen de deelnemers op een ‘cheque’ aangeven hoe zij meerwaarde voor hun organisatie creëren. Dat levert enkele mooie beelden op. In de workshops en masterclasses gaan de deelnemers vervolgens de diepte in op verschillende onderdelen van het vak. Zelfs de lunchpauze wordt benut om een sessie te volgen. Wethouder Marijke van Hees vertelt in een van de deelsessies over het succes van de Tenderboard die haar gemeente sinds twee jaar inzet bij aanbestedingen. Ook voor kleine gemeenten kan een Tenderboard goed werken. Over de rol van de bestuurder is Van Hees duidelijk: “Een bestuurder is geen inkoper, maar je moet wel weten wat er speelt.” Zie het menu rechts voor een verslag van deze deelsessie.

Meerwaarde voor ‘de business’ zichtbaar maken

Inkopers van de Belastingdienst krijgen waardering van stakeholders in de organisatie omdat ze duidelijk laten zien wat hun aanpak oplevert. Tijdens een van de deelsessies lichten zij hun AHP-methode (het Analytisch Hiërarchisch Proces) toe. Laten zien wat professionele inkoop oplevert in termen van geld en waardetoevoeging, doet ook het inkoopteam van de Provincie Overijssel. Het afgelopen jaar zetten zij contractmanagement voor de organisatie op de wagen. “Het kost weliswaar tijd en energie van de interne klant”, zegt sessieleider Maurits Haitsma, “maar het levert je veel op.”

Nieuwe blik op inkopen: niet bezitten en verbruiken, maar gebruiken

Op een abstracter niveau kunnen de deelnemers tot slot aan het einde van de sessies het inspirerende verhaal aanhoren van Thomas Rau, directeur van het bedrijf Turn Too. Wie de kringloop wil sluiten en toe wil naar een ecologische economie, moet zich richten op het gebruik en niet het verbruik. Niet meer uitgaan van eigendom, maar van ‘performance’ van goederen. Dat betekent dus geen elektriciteitsrekeningen betalen of een lamp kopen, maar van de leverancier ‘lichturen’ kopen.

PIANOo-NEVI congres in 2013

Volksfilosoof Bas Haring sluit de inspirerende dag af met, zoals het een goed filosoof betaamt, overdenkingen en bespiegelingen. Inkopers willen hun vak belangrijk maken, maar dat is een kansloze missie, zo stelt hij. Want wie belangrijk is, hoeft dat niet te bewijzen en als je niet belangrijk bent, hoef je er geen aandacht aan te besteden. Een mooi nadenkertje bij de afsluitende borrel.

Volgend jaar organiseren NEVI Publiek en PIANOo samen het 8e jaarcongres, op 6 juni 2013, zo melden Jan Telgen, voorzitter van NEVI en Wouter Stolwijk, directeur van PIANOo. Een datum om alvast te noteren.

Aan de rechterkant op deze pagina vindt u de presentaties en verslagen van enkele (hierboven genoemde) deelsessies.

Bekijk alle foto's online op Picasa