Home :: Over PIANOo :: Bijeenkomsten :: Congres :: PIANOo-congres 2012 :: Van risico naar resultaat met gedifferentieerd contractmanagement

Van risico naar resultaat met gedifferentieerd contractmanagement

Tijdens de lunchpauze op het 7e PIANOo-congres vertelt Maurits Haitsma, teamleider Inkoop van de provincie Overijssel, hoe de organisatie meer rendement haalt uit haar contracten. Zijn tip: voer contractmanagement zowel van bovenaf als van onderop in en laat zien dat meer kennis en inzicht in contracten ondanks het vele werk, ook echt wat oplevert. Zo kan de organisatie veel gerichter de relatie met de leverancier onderhouden, beter op resultaat sturen en meerwaarde creëren door gebruik te maken van innovaties. 

Maurits Haitsma

Aandacht voor contractmanagement kwam niet uit de lucht vallen in Overijssel. De provincie heeft de afgelopen jaren met inkoop aan de weg getimmerd. Een centraal inkoopteam zorgde voor vernieuwing en meer inzicht in het inkoopproces. Zo kwam er een contractenregister en ontwikkelde het team tal van instrumenten om inkoop te verbeteren. Afgelopen jaar stond contractmanagement centraal. Dat hield in focus op kernpunten van de organisatie (met het zicht op de verkiezingen in dat jaar), contractevaluaties (om na te gaan of geleverd was wat was afgesproken) en standaarden ontwikkelen voor contracten.

Maatwerk in contractbeheer

Een contractmanagementmatrix (gebaseerd op Kraljic) levert de organisatie meer inzicht in doelmatigheid en focus op. Daarmee wordt duidelijk aan welke contracten meer of preciezer aandacht besteed moet worden dan aan andere. De provincie formuleerde welke risico's of impact contracten hebben. Raakt het burgers direct (bijvoorbeeld als het om openbaar vervoer gaat), heeft het invloed op het primaire proces (zoals ICT), is het innovatief of heeft het invloed op het politieke proces? Die vragen – en antwoorden – afgezet tegen het bedrag dat ermee gemoeid is (boven of onder de 100.000 euro) geven een goede indicatie om te bepalen welke aanpak bij een contract hoort.

Laat zien wat het oplevert

Samen met de interne klant heeft het inkoopteam inmiddels alle contracten beoordeeld. Er blijken er tussen de 50 en 100 te zijn die sterk 'gemanaged' moeten worden. Op alle contracten adviseert de provincie een malusregeling. Echt nodig, ook al gebruik je hem niet, meent Haitsma. Hij wil hiermee een stok achter de deur hebben. Verder maakt de provincie nu voor elk nieuw contract een apart implementatieplan en vinden er prestatiemetingen plaats. Het hele proces was wel eens zwaar voor de interne klant. Maar, zo besluit de teamleider Inkoop, met de nodige kennis kun je hem goed ondersteunen. Tevens wordt duidelijker wat het contract oplevert in termen van geld en waardetoevoeging.

Dit jaar heeft het inkoopteam van Overijssel overigens speciale aandacht voor prestatiemeting, nieuwe KPI's en resultaatgericht inkopen. 

 Presentatie: Gedifferentieerd contractmanagement, van risico naar resultaat