Inkoopdiagnose

Het primaire doel van een inkoopdiagnose is het toetsen en het verbeteren van het inkoopbeleid. Daarnaast levert de diagnose managementinformatie op om te kunnen sturen op inkoop en aanbestedingen. Het is mogelijk een kwantitatieve en/of een kwalitatieve scan te maken van de inkoopactiviteiten binnen de organisatie. Aangezien niet elke organisatie (aanbestedende dienst) identiek is, zal de inhoud van inkoopdiagnoses enigszins verschillen.

Hieronder staat beknopt het kader voor een inkoopdiagnose. Vragen en antwoorden kunnen een leidraad vormen voor toekomstige inkooponderzoeken bij de overheid. Voor gedetailleerde informatie staan rechts een aantal documenten, voorbeeldenen een checklist.

Wat is een inkoopdiagnose?

Een inkoopdiagnose is een doorlichting (scan) van alle inkoopactiviteiten binnen een bepaalde organisatie. Hierin kunnen we een kwalitatieve en kwantitatieve diagnose onderscheiden.

Managementinstrument

Een inkoopdiagnose is een managementinstrument dat bijdraagt aan het opstellen/verbeteren van het inkoopbeleid van een organisatie en informatie oplevert om te kunnen sturen op inkoop en aanbesteding.

Minimale eisen

De inkoopdiagnose zou minimaal antwoord moeten kunnen geven op de volgende vragen:

• Wat wordt ingekocht?
  Alles waar een factuur tegenover staat zal in het onderzoek betrokken worden.

• Waar wordt ingekocht?
  Inventarisatie van all leveranciers en dienstverleners

• Voor wie wordt ingekocht?
  Overzicht van de afdelingen, functies, waarvoor zaken worden aangeschaft

• Door wie wordt ingekocht?
  Overzicht van alle afdelingen, functionarissen die zelf inkopen

• Hoe wordt ingekocht?
  Overzicht van de wijze waarop en volgens welke eventuele procedures is ingekocht

• Hoe vaak wordt ingekocht?
  De frequentie van inkopen

• Voor welke bedragen wordt ingekocht?
  De omvang van de inkoop uitgedrukt in geld

De inkoopdiagnose bestaat uit een cijfermatig deel, de kwantitatieve analyse en/of een beschouwend deel over de organisatie van inkoop, de zogenaamde kwalitatieve analyse. Het kwantitatieve gedeelte betreft meestal het crediteuren-/leveranciersonderzoek en het kwalitatieve deel kan bestaan uit interviews binnen de verschillende delen ('belendende percelen') van de organisatie en het bestuderen van relevante documenten zoals overzichten, procedures, A.O.-opzet.

Regie en controle

Uit de antwoorden op bovengestelde vragen zijn conclusies te trekken ten aanzien van de inkooporganisatie, de interne samenwerking, het leveranciersbeleid, het contractmanagement.

Aangezien een inkoopdiagnose bedoeld is voor de regie van en de controle op de inkoop, zullen de methodiek, de mate van detaillering van bovenstaande vragen en de beantwoording daarvan verschillen per organisatie.

Vaak besteden aanbestedende diensten inkoopdiagnoses uit, maar het is goed mogelijk om dit zelf te doen. Daarvoor is een checklist opgesteld om in acht stappen tot een inkoopdiagnose te komen.

Wat te doen met de resultaten?

Een diagnose maakt inzichtelijk waar de inkoop verbeterd en verder geprofessionaliseerd kan worden. Het levert bijvoorbeeld op hoe de samenhang tussen verschillende bestedingen van afdelingen en diensten is; met hoeveel leveranciers een aanbestedende dienst zaken doet, hoeveel facturen jaarlijks verwerkt moeten worden. Ook maakt het duidelijk welk inkooppakket nog Europees aanbesteed moet worden.

De resultaten van een inkoopdiagnose vormen de basis voor een implementatieplan (een inkoopactieplan) voor verbeteringen en besparingen en geven de manager handvatten om dit verbeteringsproces te sturen. Maar om ook op lange termijn tot (blijvende) verbeteringen te komen is het nodig een inkoopdiagnose frequent op dezelfde wijze te herhalen en de uitkomsten aan alle betrokken bekend te maken.