Tips Innovatief aanbesteden

De eigen organisatie

De vernieuwing moet door uw eigen organisatie worden gedragen. Niet alleen door u, maar ook door de opdrachtgever, de behoeftesteller, het management en soms zelfs het bestuur. Hoe meer mensen uit verschillende onderdelen van de organisatie zich betrokken voelen bij inkoopprocessen en kennis en ervaring hebben op dit gebied, hoe verder u kunt gaan met vernieuwen. Ook de ambitie van bestuurders en van het management op het gebied van inkoopprofessionalisering kan van belang zijn, evenals hun bereidheid om risico's te dragen. Innovatieve aanbestedingsvormen kunnen de planning en fasering van de besluitvorming beïnvloeden; bestuurders willen die afweging kunnen maken en moeten daarover tijdig worden geïnformeerd.

Het project

Een niet al te ingewikkeld project is een goede aanleiding om ervaring op te doen met bijvoorbeeld e-veilen. En bij een complexer project kunt u besluiten om de informatiefase op een andere manier in te richten of om de eisen functioneel te specificeren. Aan de andere kant zijn vernieuwende elementen geen must; bij standaardaanbestedingen in de sfeer van onderhoud bijvoorbeeld is er weinig reden toe. Ook bij tijdsdruk of een beperkt budget is de keuze voor de traditionele vorm van aanbesteden meestal verstandig.

De markt

Een belangrijke vraag is of marktpartijen bereid en in staat zijn met eigen oplossingen te komen. De inkoper of inkoopverantwoordelijke behoort te weten wat marktpartijen aan kunnen. Bij innovatief aanbesteden geldt dat nog sterker. Welke risico's wil de markt nemen? Zijn de marktpartijen in staat om meer te doen dan alleen de uitvoering? Soms is er een extra duwtje nodig. Bijvoorbeeld in de vorm van een ontwerpvergoeding. Bij een innovatieve procedure als de concurrentiegerichte dialoog is een ontwerpvergoeding eerder regel dan uitzondering.

De transactiekosten

Bij het toepassen van sommige vernieuwingen tegelijk of bij ingewikkelde vernieuwingen lopen de transactiekosten voor u én voor de markt over het algemeen op. Geïntegreerde contracten en zeker een concurrentiegerichte dialoog vragen van marktpartijen kostbare inspanningen. Ontwerpvergoedingen kunnen de markt iets tegemoetkomen. Bij eenvoudige aspecten zoals het toestaan van varianten en het gebruik van emvi zijn de transactiekosten minder hoog en vormen ze geen belemmering.

Belangrijke keuze

U weet nu wat u kunt doen als u de markt wilt prikkelen het beste te geven. Met de informatie uit deze factsheet kiest u bewust voor vernieuwing bij aanbesteden. Die keuze levert u veel op: betere benutting van de kennis van marktpartijen, een bewuste verdeling van de risico's, vermindering van de projectkosten, meer flexibiliteit. En dus meer waar voor uw geld.