Verslag: Opdrachtgevers en -nemers waterschapswerken inspireren elkaar

Open discussies, elkaar beter leren kennen, kennisnemen van elkaars ambities en groeiend vertrouwen zijn de belangrijkste voorwaarden voor opdrachtgevers- en nemers om goede waterschapswerken te bouwen en te onderhouden. Niet alleen waterschappen, maar ook bedrijven hebben heel wat te winnen bij innovatief aanbesteden. Een gezamenlijke discussiedag leverde praktische tips en aanbevelingen op waarmee alle partijen dat kunnen waarmaken.

De dag diende twee doelen, zo lichtte dagvoorzitter Cees Buijs (Gemeentewerken Rotterdam) toe. Ten eerste het gezamenlijk ontwikkelen van concrete aanbevelingen voor de leden van het Platform Waterschapswerken, Bouwend Nederland en ONRI die samen het Vernieuwingsakkoord Bouw gaan omvormen met een nieuwe actie en implementatieplan. Tweede doel was de deelnemers te inspireren zelf acties te ondernemen voor een beter opdrachtnemer- of opdrachtgeverschap.

Openstaan voor nieuwe vormen van aanbesteden

Genoeg stof voor discussie op deze dag in Boxtel. Daaraan gingen presentaties over de stand van zaken vooraf. Zo blijkt dat de waterschappen nog steeds relatief veel conventionele contracten sluiten met aannemers. Toch staan beide partijen wel open voor verschillende nieuwe vormen van aanbesteden. Dat moet ook, want de waterschappen staan voor grote uitdagingen zoals duurzaam bouwen, afvalstoffen benutten en nieuw beleid rondom de waterhuishouding in Nederland. Daarbij passen nieuwe werkwijzen bij ontwerpen, bouwen en onderhouden, zo betoogde Patrick Blom van het Platform Waterschapswerken.

Zorgvuldig kiezen

Toch lijken opdrachtgevers daar meer in te zien dan de marktpartijen, meende Marieke Duineveld van Bouwend Nederland. Zij benadrukte dat niet alle werken geschikt zijn voor een innovatieve aanpak. Keuzes daarin moeten heel zorgvuldig gemaakt worden.

George Onderdelinden van ONRI was het daarmee eens en benadrukte het belang om eerst de samenwerkingsvorm te kiezen en daaruit het contract te laten voortvloeien. Opdrachtgevers, adviseurs en aannemers werken in een driehoeksrelatie aan spannende waterschapsprojecten. Maar adviseurs moeten wel kiezen voor welke partij zij werken; voor beiden kan immers niet.

Huub Glas van adviesbureau Zeven Deugden vroeg aandacht voor een zorgvuldige samenstelling van een projectteam waarin de juiste mix van personen en disciplines voor succes kan zorgen, mits ze zijn geselecteerd op competentie en ervaring.

Evalueren en kennis borgen

Jeroen Oehler, adviseur inkopen en aanbesteden bij het ministerie van LNV, sprak over zijn ervaring met innovatieve contracten, die vooral geschikt zijn voor complexe situaties. Soms worden er ongewenste oplossingen aangedragen en is het moeilijker om het budget te ramen. Belangrijk is dat de kennis in de eigen organisatie geborgd wordt. LNV doet dat bijvoorbeeld door publicaties uit te geven. Bovendien gaf Oehler aan dat niet voor alle projecten innovatief aanbesteden ingezet moet worden. Traditioneel aanbesteden kan vaak ook functioneel zijn.

JanHermen Kat van het Waterschap Velt en Vecht vertelde over zijn ervaring met een innovatieve aanbesteding van een waterbergingsgebied. De open vraag naar een oplossing leverde verrassende voorstellen op. Het waterschap vormde een projectteam met goed gekwalificeerde mensen en sloot een passend contract af. Hij benadrukte ook het belang van goede communicatie, vertrouwen in de experts en evaluatie van de werkwijze.

Stellingen en praktische tips

Met scherpe stellingen werden de aanwezigen uitgedaagd open en onbevangen van gedachten te wisselen. In de workshops leverde dat aanbevelingen op waar alle partijen direct mee aan de slag kunnen. Een kort overzicht:

• Overschat het eigen kunnen niet
  Dat geldt voor zowel opdrachtgevers als -nemers. Daarom moeten er meer dialogen plaatsvinden. De partijen moeten risico's in kaart brengen en die onderling verdelen. Belangrijk is ook projecten die eraan komen vroegtijdig te presenteren, zodat opdrachtnemers zich beter kunnen voorbereiden. Opdrachtgevers moeten beter formuleren wat ze eigenlijk willen en moeten de expertise van adviseurs goed benutten.
• Zorg voor meer betrokkenheid van opdrachtnemers, door innovatief aan te besteden
  Maar denk wel aan duidelijke definities, zodat er geen misverstanden ontstaan over wat ermee wordt bedoeld. Opdrachtgevers moeten zich van tevoren beter oriënteren op de markt en persoonlijke contacten niet uit de weg gaan. Zij moeten van tevoren de vraag en het probleem beter functioneel specificeren. Aannemers zouden op hun beurt terughoudender moeten zijn met het aanspannen van juridische procedures en moeten leren van evaluaties van aanbestedingen.
• Informeer elkaar wederzijds en ruim van tevoren over doelstellingen en verwachtingen
  Vertrouwen winnen als doelstellingen verschillen is moeilijk, maar wel nodig. Wees open over risico's en deel niet alleen successen maar ook fouten. Investeer in persoonlijke relaties.
• Benut de ruimte tussen de aanbestedingsregels
  Regels worden vaak veel strakker dan nodig gehanteerd. Vaak doordat juristen te laat bij de aanbestedingsprocedure worden betrokken. Bepaal daarom als opdrachtgever eerst wat je wilt en kijk dan wat de (juridische) beperkingen en mogelijkheden zijn. Benut juridische kennis vooral in de vormende fase. Consultatierondes zijn heel erg nuttig. Leer van de manier waarop grote bedrijven aanbesteden.

Bij de stellingen kwam steeds weer naar voren dat de basis voor goede samenwerking ligt in goede communicatie en vertrouwen. Alle partijen moeten daaraan werken, zo luidde de conclusie van de bijeenkomst.