Duurzaam inkopen: het verhaal van gemeente Eindhoven

De gemeente heeft duurzaamheid geïntegreerd in haar processen. Top-down via het vaststellen van beleid én bottom-up door het trainen van de eigen medewerkers. Belangrijk is het vertellen van één duidelijk verhaal dat iedereen begrijpt en richting geeft. Adviseur duurzaam inkopen en aanbesteden Sandra Poels, programmaleider duurzaamheid Vanessa Silvertand en wethouder Staf Depla bieden een kijkje in de keuken van gemeente Eindhoven. 
Praktijkvoorbeeld MVI
Gemeente Eindhoven voert duurzaam (inkoop)beleid volgens de methode van The Natural Step
Bijzonder
Combinatie van top-down beleid en bottom-up aanpak door alle 2.400 medewerkers te trainen
Sinds
2009
Voor- en nadelen van duurzaam inkopen
  • Plus: belangrijk middel om ambitie duurzame stad te realiseren
  • Plus: bewustwording van duurzaamheid creëren in nieuwe sectoren zoals de zorg
  • Min: soms vertellen leveranciers alleen een 'mooi verhaal'
  • Min: duurzaamheid nog niet in alle aanbestedingen haalbaar 

Wat betekent duurzaamheid voor de gemeente Eindhoven?

Wethouder Staf Depla: 'Voor ons college staat een goede kwaliteit van leven in onze stad, nu en in de toekomst, centraal. Een duurzame stad is een gezonde, veilige, bereikbare en bruisende stad en daarmee een aantrekkelijke stad. Een stad waar mensen graag willen wonen, werken en verblijven. De methodiek van The Natural Step (TNS) biedt handvatten om duurzaamheid te gebruiken om dat doel te bereiken. Zowel de fysieke aspecten van duurzaamheid – materialen, afval, energie en biodiversiteit – als de sociale aspecten – armoedebestrijding, meedoen en goed onderwijs. Wij willen samen met onze inwoners en partners aan die goede kwaliteit van leven werken waarbij we innovatie stimuleren en onze stad aanbieden als een living lab.'

Duurzaam werken volgens The Natural Step  op eindhoven.nl

Hoe kwamen jullie uit bij The Natural Step?

Silvertand: 'Toen we zes jaar geleden aan de slag gingen had iedereen nog een ander idee over duurzaamheid. Mensen zagen het als nóg een extra taak die ze op hun bord kregen. Terwijl je duurzaamheid integraal moet benaderen. Belangrijk is om één consistent verhaal te vertellen dat iedereen begrijpt. TNS is gebaseerd op vier principes die een vierstappenaanpak voorstelt. Gemeente Eindhoven heeft de vier principes vertaald naar vijf gemeentelijke uitgangspunten op weg naar een duurzame stad: we gaan zuinig om met energie en kiezen voor groene energie; we kiezen voor recyclebare materialen of materialen die door de natuur afgebroken kunnen worden; we gebruiken producten die geen schade toebrengen aan mens en milieu; we gaan zuinig om met de natuur en breiden die waar mogelijk uit; we gaan uit van de eigen kracht van onze inwoners en zorgen voor ze als het even moeilijk gaat. Mensen in de rest van de wereld ondervinden geen nadelen van ons handelen en waar mogelijk verbeteren we hun kwaliteit van leven.'

Poels: 'Wij zien duurzaamheid als de verantwoordelijkheid van de hele organisatie. We praten overigens steeds vaker over maatschappelijk verantwoord inkopen, waar duurzaamheid onderdeel van is.'

Hoe hebben jullie de methode geïmplementeerd?

Silvertand: 'Dat is een hele uitdaging voor een grote gemeente als Eindhoven. We vinden het belangrijk dat duurzaamheid door de hele organisatie wordt gedragen. Daarom hebben we gedurende vier jaar workshops gegeven aan een groot deel van de 2.400 medewerkers. We zijn begonnen op afdelingen waar de noodzaak en impact groot was, zoals bij inkoop, en op afdelingen met veel daadkracht voor duurzaamheid, zoals vastgoed. Tijdens de workshops legden we eerst de stappen van TNS uit, om deelnemers deze vervolgens te laten toepassen op hun eigen werkzaamheden. Elke workshop leverde daardoor iets anders op, want iedereen brengt andere kennis en expertise in.'

Poels: 'We zijn toen gestart met een aantal pilots. Zo hebben we bij de inkoop van mobiele telefoons internationale sociale voorwaarden toegepast, gericht op de sociale kant van duurzaam inkopen en op de vierde systeemconditie van TNS: aandacht voor mensen hebben. Natuurlijk kunnen wij hiermee misstanden als kinderarbeid en discriminatie niet uitsluiten. Maar wij kunnen wel een stap in de goede richting zetten! Dit doen we door het creëren van bewustwording in onze eigen organisatie en bij leveranciers en het verrichten van eerste reële inspanningen binnen de keten. Een pilot is een goede manier om kleinschalig te experimenteren met duurzaam inkopen. Bereik je mooie resultaten? Laat dat dan zien aan de rest van de organisatie. Een mooi voorbeeld smaakt naar meer én enthousiasmeert anderen. Communicatie is een belangrijk onderdeel op weg naar een duurzame gemeente.'

Hoe gaan jullie om met weerstand?

Silvertand: 'Daarmee krijg je altijd te maken. Belangrijk is onderzoeken wáár die weerstand vandaan komt. Tijdens een workshop bij grond en vastgoed was één deelnemer heel negatief. Toen ik hem daarop aansprak bleek dat hij zich al jaren inzette voor duurzaamheid in plannen, maar zonder succes. Dus een workshop duurzaamheid schoot bij hem in het verkeerde keelgat. We hebben toen gezorgd dat hij ondersteuning kreeg van een adviseur duurzaam bouwen, wat tot het eerste Nederlandse gebouw volgens TNS-principes heeft geleid. Diezelfde mensen die eerst weerstand boden, staan nu aan het roer van een groot Europees SPEA-project om 10 gemeentegebouwen op een innovatieve manier te verduurzamen. Ook de allereerste workshops bij inkoop verliepen moeizaam. Mensen zagen de noodzaak er niet van in, omdat toen nog niet om duurzaamheid werd gevraagd door de interne klant.'

Poels: 'Niet iedereen reageert op dezelfde prikkels. Bij de één werkt een bottom-up-benadering met workshops goed, iemand anders reageert juist beter op top-down-beleid vanuit het bestuur. In Eindhoven geloven we in de combinatie. Daarom heeft de gemeenteraad ons duurzaamheidsbeleid vastgesteld, dat duurzaamheidscriteria in aanbestedingen verplicht. Maar uiteindelijk houdt bottom-up langer stand, omdat je daarmee de intrinsieke motivatie van mensen aanspreekt. Dit houdt ook in dat inkoop niet meer alleen reactief wacht op een vraag naar duurzaamheid of schermt met het standaard verplichte proces, maar actief in samenwerking met de interne klant de waarde van duurzaamheid bespreekt.'

Hoe vertalen jullie de aanpak naar inkoopbeleid?

Poels: 'TNS is indirect in het stappenplan verwerkt dat we bij elke aanbesteding volgen. Eindhoven heeft de ambitie 100% maatschappelijk verantwoord in te kopen. Maar dit betekent niet dat dit bij elke aanbesteding op dezelfde manier gebeurt. Duurzaam inkopen is steeds vaker maatwerk. Per aanbesteding of inkoop bekijk je hoe hoog de duurzame lat kan liggen. Dit kan afhangen van diverse factoren: financieel, juridisch, praktisch. Het toepassen van de minimumeisen of gunningscriteria is voor ons een minimale ondergrens, maar waar mogelijk leggen we de lat hoger! We richten ons op quick wins, aanbestedingen met veel impact, proberen innovatief en creatief te zijn en laten alternatieven niet altijd ongemoeid.'

Kun je wel altijd duurzaam inkopen?

Poels: 'Niet altijd. Soms is de markt er niet klaar voor, of weet je niet of de markt kan leveren wat je vraagt. Dat was ook het geval bij de nieuwe inkoop van zorg. Gunnen op duurzaamheid is voor zorg nog een brug te ver, maar we hebben wel alle aanbieders gevraagd hun duurzaamheidsbeleid in de vier stappen van TNS te omschrijven. Dit was een geschiktheidseis, en dus noodzakelijk om in te dienen, maar we koppelden er geen waardeoordeel aan. Als zorgaanbieders niks deden aan duurzaamheid, was dat op dat moment ook goed. Op deze manier creëren we bewustwording, maken we duidelijk wat de duurzame ambities van Eindhoven zijn en prikkelen we zorgaanbieders over duurzaamheid na te denken. Voor ons is dit een hele waardevolle informatiebron: sommige aanbieders zijn veel actiever bezig met duurzaamheid dan we dachten. Nu zullen we in een volgende aanbesteding meer vragen. Bij een volledig duurzame stad hoort immers ook duurzame zorg.'

Sandra Poels

Hoe beoordeel je duurzaamheid in aanbestedingen?

Poels: 'Het is best lastig om kwalitatieve verhalen te beoordelen. Voorheen werkten we met scores van nul tot tien. Het onderscheidend vermogen was erg klein merkten we, vaak werden er zevens gegeven. Steeds vaker maken we gebruik van een andere methodiek: we beoordelen een verhaal bij gunning neutraal, negatief of positief. Soms krijg je een standaardtekst; bij de aanbesteding van een nieuw wagenpark zegt iedereen dat ze gebruik van openbaar vervoer stimuleren. Het wordt pas interessant als een leverancier het concreet maakt, door bijvoorbeeld gratis OV-kaarten te verstrekken. Een onderscheidend, transparant en onderbouwd verhaal beoordelen we positief. Een standaard, minimaal of ontbrekend verhaal krijgt neutraal of negatief. Hoe zwaar duurzaamheid meeweegt varieert per aanbesteding. Dat kan 5% maar ook 30% zijn. Soms kan duurzaamheid niet meegenomen worden als gunningscriterium. In dat geval zoeken we naar andere mogelijkheden, zoals het opnemen van geschiktheidseisen, aanvullende minimumeisen of het toepassen van internationale sociale voorwaarden. Dit laatste deden we bijvoorbeeld bij onze aanbesteding van strooizout, waar het opnemen van gunningscriteria door te weinig aanbieders geen optie was. In dat geval is ook het zoeken naar alternatieven mogelijk voor de toekomst. Wij staan open voor innovatieve bedrijven die met maatschappelijk verantwoorde oplossingen komen. Professioneel duurzaam inkopen wordt zo veel meer kijken naar wat wél kan, in plaats van naar wat niet kan!'

Hoe belangrijk is politieke steun voor duurzaam inkopen?

Poels: 'Een enthousiaste wethouder kan veel verschil maken. Dankzij de betrokkenheid van Staf Depla worden zaken makkelijker geregeld; beleid wordt sneller gemaakt en goedgekeurd. Ook helpt het als je naar buiten toe het gezicht van een wethouder kan laten zien. Dit maakt automatisch meer impact. We zijn erg blij met het huidige college, maar stel dat er na de volgende verkiezingen een minder duurzaam college komt, dan hebben we nog altijd veel getrainde ambtenaren die intrinsiek gemotiveerd zijn.'

Depla: 'Duurzaam inkopen is de laatste jaren hoog op de politieke agenda komen te staan. Onze gemeente koopt per jaar voor bijna 350 miljoen euro in en kan daarmee invloed uitoefenen op het milieu en sociale aspecten hier en in andere landen. Bewust en gericht duurzaam inkopen is een effectief instrument om belangrijke duurzaamheiddoelstellingen van de eigen organisatie te bereiken. Plus: door zelf duurzaam in te kopen geven we het goede voorbeeld en kunnen we bedrijven aanzetten tot duurzame productie en social return."

Wat zijn succesfactoren voor duurzaam inkopen?

Silvertand: 'Zorg voor top-down beleid en benader medewerkers bottom-up. Begin daar waar je veel impact kunt bereiken, of waar veel positieve energie zit. Wees niet zuinig met complimenten; beloon inzet en zet mensen in het zonnetje. Laat zien wat je bereikt hebt, intern én extern. Communicatie is een belangrijke sleutel tot succes.'

Poels: 'Lever maatwerk; met alleen minimumeisen red je het niet. TNS helpt om de lat hoger te leggen, want je koers is helder. En choose your battles: de ene keer kun je helemaal losgaan qua duurzaamheid, een andere keer zijn er misschien reële bezwaren. Omdat de markt niet zover is of duurzaam gewoonweg duurder is. Durf in die gevallen duurzaamheid ook los te laten en schrijf minimumeisen voor. Kies in de gevallen waar het wél kan voor een hoger ambitieniveau en probeer de markt aan te moedigen door relatief duurzamere producten extra punten toe te kennen bij gunning. Of daag de markt uit om bijvoorbeeld met een innovatieve oplossing te komen door middel van functioneel specificeren.' 

Meer informatie
Dit artikel maakt onderdeel uit van het nieuwe webdossier Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI). MVI is het met inkoop bijdragen aan economische, ecologische en sociale (beleids)doelen. In het nieuwe dossier vindt u onder andere richtlijnen voor het bepalen van het juiste ambitieniveau, geactualiseerde milieucriteria en MVI praktijkvoorbeelden.
Webdossier Maatschappelijk Verantwoord Inkopen