Categoriemanagement

Categoriemanagement is een werkwijze om producten en diensten in te inkopen, via samenwerking en specialisatie. Per categorie wordt een categoriemanager aangewezen met deskundigheid over maar één categorie. Organisaties besteden niet individueel aan maar doen dit gezamenlijk onder leiding van de categoriemanager. Categoriemanagement creëert een breed gedragen strategie, financiële besparing en bundeling van kennis.

Categoriemanagement is het bundelen van inkoop (gezamenlijk aanbesteden) maar ook het bundelen van kennis (specialisatie en deskundigheid). De in te kopen producten worden verdeeld over categorieën welke zijn ondergebracht bij een categoriemanager. Onder categorie wordt verstaan: het geheel van onderling logisch samenhangende goederen en/of diensten, dat zich leent om als geheel te worden gemanaged en als zodanig (formeel) is benoemd. Voorbeelden zijn bedrijfskleding, catering, uitzendkrachten en dataverbindingen.

Voordelen van categoriemanagement

  • Kostenbesparing: met het bundelen van inkoop wordt over het algemeen kosten bespaard. Niet elke organisatie hoeft zelf het wiel uit te vinden, maar slim samenwerken. Categoriemanagement gaat hierin verder dan het bundelen van inkoop en het reduceren van de prijzen.
  • Efficiëntie en flexibiliteit: Door het bundelen van kennis en ervaringen draagt categoriemanagement bij aan een efficiënt werkende en flexibele overheid. Zo kan er sneller op ontwikkelingen worden ingespeeld.
  • Maatschappelijk verantwoord inkopen: Door het opstellen van categorieplannen ontstaan er breed gedragen inkoopstrategieën. Dit betekent dat er aanbesteding overstijgende doelstellingen gerealiseerd kunnen worden, zo ook op het gebied van maatschappelijk verantwoord inkopen . Het gaat bij categoriemanagement dan ook niet alleen om het feitelijk inkopen, maar om het realiseren van deze ambities over de gehele levenscyclus van het product of de dienst; van behoefteformulering tot contractbeheer en evaluatie.
    Dossier: Maatschappelijk verantwoord inkopen (duurzaam inkopen)

Categoriemanagement heeft ook voordelen voor ondernemers en belangenorganisaties. Door het bundelen van kennis en het vergroten van de deskundigheid op één categorie kan consistenter aanbestedingsbeleid gevoerd worden en hebben ondernemers en belangenorganisaties nog maar één aanspreekpunt.

Aanpak categoriemanagement

Categoriemanagement begint met het nadenken over de vraag: of en zo ja, op welke wijze een aanpak kan worden uitgewerkt gericht op het benutten van kansen met als doel op systematische wijze te voorzien in de behoefte van de interne klant. Deze kansen worden aangeboden vanuit de inkoopdiscipline. Het is vervolgens aan de behoeftesteller binnen de organisatie om te besluiten of en hoe de kansen worden benut. Het categorieplan vormt het fundament voor de categorie. In dit plan worden de belangrijkste doelstellingen, antwoord op de strategische keuze tussen het zelf uitvoeren van bepaalde activiteiten (inbesteden) en het uitbesteden daarvan aan derden , invulling aan beleidsdoelen en concrete acties vastgesteld.

Andere activiteiten van categoriemanagement zijn:

  • Het contracteren van dienstverlener(s) en/of leveranciers
  • Het uitvoeren van contractmanagement (het monitoren, bespreken en zo nodig wijzigen van performance van leveranciers)
  • Het uitvoeren van leveranciersmanagement
  • Het uitvoeren van contractmarketing (het bekend stellen van de overeengekomen en (contract-) condities) voor de betreffende categorie aan alle interne klanten
  • Het toezien op het bestellen van goederen en diensten door individuele departementen op basis de afgesloten overeenkomsten

Uitgangspunten en kenmerken

Deelname aan categoriemanagement geldt veelal alle interne klanten. Met andere woorden: categoriemanagement heeft een breed en strategisch bereik en wordt ondersteund door middel van zichtbare sturing, steun en draagvlak vanuit de bestuurlijke lagen. Categoriemanagement wordt toegepast om de interne klant of behoeftesteller goederen en diensten in de juiste kwaliteit, tegen een redelijke prijs tijdig ter beschikking te stellen. Het overleg met de interne klant speelt een belangrijke rol. Categoriemanagement is daarmee niet enkel een onderdeel van inkoop, maar sterk geïntegreerd met de bedrijfsvoering.

Andere uitgangspunten en kenmerken van categoriemanagement zijn:

  • Categoriemanagement levert een inzicht in de inkoopuitgaven
  • Categoriemanagement wordt toegepast voor die categorieën goederen en diensten waar in beginsel regelmatig behoefte aan is
  • Categoriemanagement staat meerdere Europese aanbestedingen/contracten niet in de weg

Organisatie categoriemanagement Rijksoverheid

In 2013 is bij het Rijk besloten categoriemanagement uit te breiden. In 2014 heeft besluitvorming plaatsgevonden over 34 generieke categorieën waarvoor rijksbreed categoriemanagement gevoerd zal worden en 3 categorieën waarvoor strategisch leveranciersmanagement zal plaatsvinden. De categorieën zijn ingebed in zogenoemde Inkoop Uitvoeringscentra bij departementen onder aansturing van een coördinerend directeur inkoop.

Per categorie is een categoriemanager en een contractmanager benoemd. Bij het Rijk wordt het categoriemanagement aangestuurd door de Chief Procurement Officer. Onder hem ressorteren drie portfoliomanagers die de portfolio's Facilitaire Bedrijfsvoering, ICT, Communicatie en Organisatie en Personeel onder hun hoede hebben.