Elektronische veiling

Een elektronische veiling kunt u toepassen als extra tussenstap in de openbare procedure, de niet-openbare procedure en de mededingingsprocedure met onderhandeling. U kunt voorafgaand aan de gunning van een opdracht de elektronische veiling ook gebruiken bij een dynamisch aankoopsysteem en een raamovereenkomst met meerdere partijen. Dit voor zover de technische specificaties nauwkeurig in het aanbestedingsdocument zijn vastgelegd.

U bepaalt welke aanbieders aan de veiling kunnen meedoen (zie artikel 2.121 Aanbestedingswet 2012). De prijs van de opdracht komt op de veiling tot stand.

Continu veilen en veilen in rondes

Voor het organiseren van een veiling is speciale software nodig. Bij een elektronische veiling verlagen de inschrijvers hun inschrijfsom in reactie op de inschrijfsom van andere deelnemers aan de veiling. Daarvoor kunnen 2 manieren worden toegepast: continu veilen en veilen in rondes. Biedingen verlopen via internet.

Continu veilen

Bij continu veilen kunnen de inschrijvers gedurende een bepaalde tijd hun inschrijvingssom verlagen. Ze krijgen voortdurend de inschrijfsom van andere deelnemers te zien. De looptijd van de veiling en de tijd voor het uitbrengen van een bod, worden vooraf vastgesteld.. Een continuveiling heeft meestal als resultaat dat de inschrijvers op het laatste moment versneld gaan bieden. Een nadeel daarvan kan zijn dat juist op het laatste moment het bieden erg hectisch is, omdat er weinig tijd is om weloverwogen te bieden. Een voordeel is dat het tijdstip waarop de veiling is afgelopen tevoren vaststaat.

Veilen in rondes

Veilen in rondes kent een rustiger verloop, omdat de inschrijver één bieding per ronde mag doen. Na een ronde krijgen alle inschrijvers op hetzelfde moment een terugkoppeling vanuit het systeem over de laagste prijs en hun plaats in de rangorde. De veiling eindigt als het beste bod tijdens twee ronden niet verbeterd wordt. Voordeel is dat inschrijvers meer tijd krijgen om te beoordelen of ze nog een nieuw bod willen uitbrengen. Omdat de veiling niet plotseling stopt, is er alle tijd voor verfijnde prijsvorming. Nadeel is dat de duur van de veiling vooraf niet vast staat.

Beschrijving procedure

Voor de elektronische veiling verricht de aanbestedende dienst een eerste volledige beoordeling van de inschrijvingen aan de hand van de in het aanbestedingsdocument vastgestelde gunningscriteria en wegingsfactoren. U waarborgt dat alle inschrijvers die een ontvankelijke inschrijving hebben gedaan, tegelijkertijd langs elektronische weg worden uitgenodigd om nieuwe prijzen of nieuwe waarden in te dienen. U verstuurt de uitnodigingen voor een elektronische veiling uiterlijk 2 werkdagen voor de aanvang van de veiling.

U kunt de elektronische veiling in verschillende fasen laten verlopen. Tijdens alle fasen van de elektronische veiling deelt u als aanbestedende dienst onverwijld aan alle inschrijvers in ieder geval de informatie mee die hen de mogelijkheid biedt op elk moment hun klassering te kennen. U kunt de veiling afsluiten op het vooraf in het aanbestedingsdocument aangegeven tijdstip of indien het vooraf aangegeven aantal aangegeven fasen doorlopen zijn.

Na de sluiting van de elektronische veiling gunt u tenslotte de opdracht op basis van de resultaten van de elektronische veiling op grond van de economisch meest voordelige inschrijving. Veilen kan op basis van laagste prijs, beste prijs-kwaliteitsverhouding of laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit. Een nadere uitwerking van de verschillende procedure stappen vindt u in de artikelen 2.117 tot en met 2.125 Aanbestedingswet 2012.

Gebruik van procedure motiveren

Het is niet nodig dat u in de aankondiging in het EU-publicatieblad motiveert waarom u deze procedure gebruikt. De Aanbestedingswet 2012 bepaalt wel dat u als aanbestedende dienst op objectieve gronden moet kiezen welk type aanbestedingsprocedure u toepast en welke ondernemers u toelaat tot de procedure. U moet de keuze voor een elektronische veiling op verzoek van een ondernemer schriftelijk kunnen motiveren. Wij adviseren u dan ook de motivering voor de keuze op te nemen in het aanbestedingsdossier. 

Meer informatie: Aankondigen