Inhoud aankondigingsformulier

In het aankondigingsformulier verstrekt u diverse inlichtingen over uw organisatie, de beschrijving van het voorwerp van de opdracht, de door u gehanteerde voorwaarden en criteria en de beschrijving van het verloop van de procedure.

Inlichtingen
Bestek
Selectieleidraad (procedure met voorafgaande selectie)
Gunningsleidraad (procedure met voorafgaande selectie)
Beschrijvend document (procedure zonder voorafgaande selectie)
Eisen aan een bestek/beschrijvend document
Omschrijving van de opdracht/CPV-code
Alternatieven en varianten
Omvang van de opdracht
Juridische, economische, financiële en technische informatie
Procedure
Gunningscriteria
Administratieve inlichtingen

Inlichtingen

In de aankondigingsformulieren moet u in diverse hoofdstukken ('afdelingen') aangeven waar aanbieders inlichtingen over de aanbestedende dienst, het voorwerp van de opdracht en overige aanvullende inlichtingen kunnen inwinnen. Als u de percelenregeling toepast, dan dient u daarvan melding te maken in onder andere onderdeel II.1.6 van het formulier. U dient de verschillende percelen nader te specificeren aan de hand van meerdere onderdelen II.2.

Zie ook alinea: Vragen stellen na aankondiging

Bestek

U bent als aanbestedende dienst verplicht uw opdracht voldoende duidelijk te beschrijven. In het aankondigingsformulier kunt u uw opdracht kort omschrijven, maar de ruimte is daarvoor eigenlijk altijd te beperkt. Daarom kunt u bij procedures zonder voorafgaande selectie een bestek opstellen, dat u toevoegt aan de aankondiging. Een bestek of beschrijvend document biedt een beschrijving van:

  • de te verlenen opdracht;
  • de procedure;
  • het daarbij horende programma van eisen;
  • gunningscriteria en;
  • eventuele overige voor die opdracht geldende (aanvullende) voorwaarden.

In de praktijk wordt het begrip 'bestek' vaak enger uitgelegd. Het ziet dan alleen op een beschrijving van de opdracht, met eventuele specificaties en voorwaarden.

Een bestek wordt ook wel een beschrijvend document genoemd. Bij procedures met voorafgaande selectie wordt in dit kader gesproken over een gunningsleidraad.

Een bestek kan naast een technische omschrijving ook een beschrijving geven van de functionele prestaties van het gevraagde. Dit wordt een functioneel bestek genoemd. Een functioneel gespecificeerde opdracht kunt u alleen via beste prijs-kwaliteitverhouding gunnen.

Het bestek wordt bij een openbare procedure via de aankondiging beschikbaar gesteld. In het aankondigingsformulier kunt u een adres, telefoonnummer of mailadres opnemen waar de aanbestedingsdocumenten kunnen worden opgevraagd. U kunt ook toegang geven tot de aanbestedingsdocumenten door een elektronische link op te nemen waarmee de stukken kunnen worden gedownload (zie onderdeel I.3van het aankondigingsformulier). Nadat de stukken zijn opgevraagd heeft u zes kalenderdagen om de stukken toe te zenden. Volgens de Aanbestedingswet 2012 dient u de aanbestedingsstukken op enigerlei wijze kosteloos ter beschikking te stellen.

U kunt als u dat wilt de offertekosten geheel of gedeeltelijk vergoeden aan de inschrijvers. De vergoeding kunt u baseren op de kosten die een inschrijver werkelijk heeft gemaakt, of u kunt aan alle inschrijvers een vooraf bepaalde vaste vergoeding geven. U kunt dat aangeven in het aankondigingsformulier of in de aanbestedingsdocumenten. 

Selectieleidraad (procedure met voorafgaande selectie)

Het aankondigingsformulier biedt meestal te weinig ruimte om de selectiecriteria uit te werken. Om deze reden kunt u bij een procedure met voorselectie een selectieleidraad opstellen. Een selectieleidraad beschrijft de procedure voor het aanmelden en beoordelen van potentiële aanbieders (gegadigden). Bij de niet–openbare procedure (en andere procedures met voorafgaande selectie) stelt u in ieder geval de selectieleidraad beschikbaar. De aanbieder hoeft in de selectiefase nog geen aanbieding (inschrijving) te doen. De leidraad voor de gunningsfase, de gunningsleidraad, wordt vaak op een later moment in de procedure beschikbaar gesteld. In praktijk gebeurt dit meestal pas bij de uitnodiging tot inschrijving. Dit heeft wel consequenties voor de minimale termijn van inschrijving. Deze dient u met 5 dagen te verlengen indien u op het moment van aankondigen van de opdracht niet met elektronische middelen rechtstreekse en volledige toegang biedt tot de aanbestedingsdocumenten. U kunt er uiteraard ook voor kiezen de gunningsleidraad wel al bij de aankondiging beschikbaar stellen. In dat geval hoeft u de termijnverlenging niet toe te passen.

In de selectieleidraad neemt u informatie op over onder meer: 

  • de planning van de selectieprocedure;
  • het algemene beoordelingskader, hoe worden aanmeldingen beoordeeld?;
  • het stellen van vragen over het selectieproces;
  • wanneer en hoe een nota van inlichtingen wordt verstrekt;
  • de uitsluitingsgronden en de minimumgeschiktheidseisen;
  • het toepassen van de selectiecriteria en wegingsfactoren;
  • het door gegadigden te gebruiken aanmeldingsformulier;
  • het gebruik van het UEA; 
  • het door gegadigden te gebruiken modelblad referenties.

De selectieleidraad stelt u bij de aankondiging van de opdracht beschikbaar. U geeft in het formulier aan waar en hoe aanbieders de leidraad kunnen opvragen. Als een gegadigde de selectieleidraad opvraagt, moet u deze binnen zes dagen toesturen. Stelt u de leidraad elektronisch beschikbaar, dan vervalt deze verplichting. 

Gunningsleidraad (procedure met voorafgaande selectie)

Het aankondigingsformulier biedt meestal te weinig ruimte om de gunningscriteria uit te werken. Om deze reden stelt een aanbestedende dienst vaak een gunningsleidraad op.

Bij een niet-openbare procedure (en andere procedures met voorselectie) hoeft u de gunningsleidraad pas te verstrekken bij de uitnodiging tot inschrijving.

Een gunningsleidraad stelt u op bij een procedure met voorafgaande selectie (bijvoorbeeld de niet-openbare procedure) en geeft informatie over de wijze van beoordeling van de offerte/inschrijving. In de gunningsleidraad kan informatie staan over:

  • de planning van de gunningsprocedure;
  • het verloop van het gunningsproces;
  • tot wanneer vragen kunnen worden gesteld over het bestek en andere zaken;
  • wanneer en hoe een nota van inlichtingen wordt verstrekt;
  • omschrijving en specificaties van de opdracht(eisen);
  • bij beste prijs-kwaliteitverhouding het toepassen van de (sub)gunningscriteria (de wensen) en hun onderlinge weging;
  • een inschrijvingsformulier.

Beschrijvend document (procedure zonder voorafgaande selectie)

Bij een openbare procedure is er geen sprake van een selectieleidraad. De gunningsleidraad die u in een openbare procedure eventueel verstrekt, vult u aan met informatie over de eisen die u aan de aanbieder stelt, zoals uitsluitingsgronden en minimumgeschiktheidseisen. Een dergelijk document heet: beschrijvend document.

Het beschrijvend document stelt u bij de aankondiging van de opdracht beschikbaar. U geeft in het formulier aan waar en hoe aanbieders het document kunnen opvragen.

Als een inschrijver het beschrijvend document opvraagt, moet u deze en de aanvullende stukken binnen zes dagen toesturen. Stelt u deze stukken elektronisch beschikbaar, dan vervalt deze verplichting.

Eisen aan een bestek/beschrijvend document

De Aanbestedingswet 2012 stelt de volgende eisen aan het bestek:

  • De technische specificaties van beschrijving en specificatie van de opdracht (bestek) moeten zo zijn opgesteld dat alle inschrijvers gelijke toegang tot de opdracht hebben en dat de onderlinge mededinging niet wordt geschaad.
  • De specificaties verwijzen zoveel mogelijk naar technische specificaties en naar nationale normen waarin Europese normen zijn omgezet of naar Europese technische beoordelingen, gemeenschappelijke technische specificaties, internationale normen, andere door Europese normalisatie-instellingen opgestelde technische referentiesystemen. Bij het ontbreken daarvan mogen de specificaties ook verwijzen naarnationale normen, nationale technische goedkeuringen of nationale technische specificaties met betrekking tot het ontwerpen, berekenen en uitvoeren van werken en het gebruik van leveringen.
  • De prestatie-eisen en de functionele eisen inclusief milieukenmerken, moeten zodanig nauwkeurig zijn dat het duidelijk is wat de aanbestedende dienst precies wenst. Ook hierbij verwijst u zoveel mogelijk naar (specificaties uit) Europese normen of technische referentiesystemen.
  • Een verwijzing naar Europese normen of technische referentiesystemen moet altijd voorzien zijn van de woorden 'of gelijkwaardig'.
  • Een inschrijving die niet voldoet aan de Europese normen of technische referentiesystemen waarnaar wordt verwezen, moet toch worden geaccepteerd als de inschrijving naar oordeel van de aanbestedende dienst op gelijkwaardige wijze voldoet aan de eisen die in de technische specificaties zijn bepaald.
  • Een aanbestedende dienst die prestatie-eisen of functionele eisen stelt, mag een inschrijving niet afwijzen als de geboden specificaties voldoen aan een Europese norm die is omgezet naar een nationale norm in een andere lidstaat. Idem voor Europese technische goedkeuring, gemeenschappelijk technische specificatie, internationale norm, referentiesysteem van een Europese normalisatie-instelling.
  • De inschrijver moet in zijn inschrijving aantonen dat zijn product, dienst of werk in overeenstemming is met een gestelde norm en dat zijn aanbieding voldoet aan de functionele en prestatie-eisen van de aanbestedende dienst.
  • Als een aanbestedende dienst milieukenmerken voorschrijft in zijn prestatie-eisen of functionele eisen, mag hij gebruikmaken van gedetailleerde specificaties van een milieukeur (of delen daarvan). Voorwaarde daarbij is onder andere dat de specificatie in de betreffende milieukeur:
    - geschikt is voor omschrijving van de kenmerken van de gevraagde levering of dienst;
    - stoelt op wetenschappelijke gegevens;
    - is aangenomen via een proces waaraan alle betrokken partijen hebben kunnen deelnemen en;
    - toegankelijk is voor alle betrokken partijen.
  • De aanbestedende dienst moet certificaten accepteren van in andere EU-landen gevestigde, erkende organisaties.
  • De aanbestedende dienst mag in de technische specificaties geen melding maken van een bepaald fabricaat, een bepaalde herkomst of een bijzondere werkwijze die kenmerkend is voor de producten of diensten van een bepaalde ondernemer en niet verwijzen naar een merk, octrooi, type enzovoort Hiermee zouden immers bepaalde producten of bepaalde ondernemingen kunnen worden bevoordeeld of juist kunnen worden uitgesloten. Alleen in het bijzondere geval dat het voorwerp van de overheidsopdracht dat rechtvaardigt, mag van het voorgaande worden afgeweken. Een melding of verwijzing zoals hiervoor beschreven, is alleen toegestaan als een voldoende nauwkeurige en begrijpelijke beschrijving van de opdracht anders niet mogelijk is en de melding of verwijzing vergezeld gaat van de woorden 'of gelijkwaardig'.
  • Het eisen van een keurmerk is onder voorwaarden toegestaan. Zo mag het geen onevenredige administratieve last opleveren voor ondernemers en innovatie niet belemmeren. Het eisen van een keurmerk moet proportioneel zijn. Een keurmerk mag alleen worden gevraagd als alle onderliggende keurmerkeisen betrekking hebben op criteria die verband houden met het voorwerp van de opdracht.
    Een aanbestedende dienst of speciale-sectorbedrijf dient ook altijd een ander keurmerk of, indien de inschrijver een keurmerk niet tijdig kon verkrijgen, een ander bewijsmiddel te aanvaarden waaruit blijkt dat de inschrijver of inschrijving voldoet aan de eisen.

Er bestaat de nodige jurisprudentie over de toepassing van de eisen die de Aanbestedingswet 2012 stelt aan een bestek. Duidelijk is bijvoorbeeld dat vragen om een bepaald merk computer niet mag. Ook is het vragen om een bepaald type Intelchip 'of gelijkwaardig' niet toegestaan. De verlangde specificaties van de chip moeten worden beschreven, daarbij is klakkeloos overschrijven van de specificaties van de Intelchip niet toegestaan. De gelijkwaardigheid van andere merken, typen enzovoort dient u aan zo objectief mogelijk geformuleerde specificaties te toetsen.

Omschrijving van de opdracht/CPV-code

In het aankondigingsformulier geeft u onder afdeling II 'Voorwerp' informatie over de aard en inhoud van de opdracht:

  • Gaat het om een werk, levering of dienst?
  • Betreft het een reguliere overheidsopdracht of een raamovereenkomst?
  • Wat is de looptijd of uitvoeringstermijn van de opdracht?

Als u een openbare procedure wilt toepassen, dan zult u bij de aankondiging van de opdracht deze al zodanig moeten omschrijven, dat een inschrijver in staat is om een goede inschrijving te doen.

De aard en inhoud van de opdracht moeten voldoende bepaalbaar zijn. Het aankondigingsformulier biedt maar beperkte ruimte om de opdracht te beschrijven. U kunt de opdracht verder uitwerken in het bestek (beschrijvend document). In de aankondiging moet u voor de omschrijving van de opdracht de CPV-code vermelden. CPV is de afkorting voor Common Procurement Vocabulary (Gemeenschappelijke Woordenlijst Overheidsopdrachten). De CPV geeft een systematische beschrijving van categorieën opdrachten. Het blijkt in de praktijk niet altijd even eenvoudig te zijn om voor een opdracht de juiste CPV-code te bepalen. Hier treft u enkel hulpmiddelen aan:

CPV zoekmachineexternelinkteken.gif op europadecentraal.nl
Dossier: CPV-codes

Alternatieven en varianten

In het aankondigingsformulier geeft u verder onder afdeling II. 'Inlichtingen over varianten' aan of varianten worden geaccepteerd. U kunt toestaan dat een inschrijver een niet-besteksconforme inschrijving doet. Afwijkingen op initiatief van de aanbestedende dienst werden oorspronkelijk varianten genoemd. Het begrip 'alternatieve inschrijving' werd tot voor kort gebruikt voor afwijkingen van het bestek op initiatief van de inschrijver. Tegenwoordig worden beide verschijningsvormen varianten genoemd. U kunt een inschrijver verplichten om een variant in te dienen, ook kunt u verplichten naast een variant, een besteksconforme inschrijving in te dienen. Dit moet u dan wel in het aanbestedingsdocument aangeven.

Varianten accepteren of verplichten mag alleen als u dit vooraf in de aankondiging heeft vermeld. In het beschrijvend document moet u vermelden aan welke minimumeisen varianten moeten voldoen en op welke wijze deze moeten worden ingediend. Een ingediende variant die niet aan de minimumeisen voldoet, moet u afwijzen. U dient te waarborgen dat de door u gekozen gunningscriteria toepasbaar zijn op zowel de varianten die aan de gestelde eisen voldoen als op de besteksconforme inschrijvingen.

Omvang van de opdracht

In het aankondigingsformulier geeft u onder afdeling II.1.5: 'Geraamde totale waarde' een raming van de hoeveelheid of omvang van de opdracht. De opdracht moet namelijk voldoende bepaalbaar zijn om als ondernemer een aanbieding te kunnen doen. De geraamde waarde van de opdracht is geen verplicht veld in het aankondigingsformulier. Veel aanbestedende diensten geven de geraamde waarde ook niet op uit vrees dat ondernemers daarmee naar de prijs toerekenen. 

Richtlijn: Europese richtlijn 2014/24/EU
Meer informatie: Ramen van een opdracht
 

Juridische, economische, financiële en technische informatie

In het aankondigingsformulier geeft u onder afdeling III.2: 'Voorwaarden met betrekking tot de opdracht' informatie over:

  • de eventueel verlangde borgsommen en waarborgen (bankgaranties enzovoort);
  • de bijzondere voorwaarden die aan de uitvoering van de opdracht worden gesteld. Denk daarbij bijvoorbeeld aan sociale voorwaarden als het verbod op kinderarbeid en dwangarbeid, die als bepalingen in het contract worden opgenomen en;
  • beroepskwalificaties van personeel dat met uitvoering van de opdracht wordt belast.

Onder afdeling III.1: 'Voorwaarden voor deelneming' van het formulier geeft u informatie over:

  • de persoonlijke situatie van ondernemers (bijvoorbeeld inschrijving in beroeps- of handelsregister);
  • de eisen en wensen met betrekking tot de economische en financiële draagkracht van ondernemers;
  • de eisen en wensen met betrekking tot de vakbekwaamheid van ondernemers;
  • voorbehouden opdrachten (bijvoorbeeld opdrachten voor sociale werkplaatsen of bepaalde beroepsgroepen).

De algemene inkoopvoorwaarden worden in deze afdeling niet genoemd. U kunt in het formulier een adres, telefoonnummer of e-mailadres opnemen waar deze voorwaarden kunnen worden opgevraagd. U kunt ook toegang geven tot de voorwaarden door een elektronische link op te nemen waarmee de stukken kunnen worden gedownload.

Meer informatie: Specificeren algemene voorwaarden
Dossier: Sociale voorwaarden

Procedure

In het aankondigingsformulier geeft u onder afdeling IV.1: 'Type procedure' inlichtingen over het type procedure (standaard- specifieke- of versnelde procedure). Als u gebruik wenst te maken van een versnelde procedure, dan dient u dat hier te motiveren. Als u het aantal gegadigden wilt beperken dan moet u ook de objectieve criteria voor selectie opgeven. U bent niet verplicht om de selectiecriteria in het aankondigingsformulier uit te werken. U kunt dit ook in de selectieleidraad doen. Bij een concurrentiegerichte dialoog of onderhandelingsprocedure geeft u aan of het aantal te bespreken oplossingen of de ter onderhandeling openstaande inschrijvingen in achtereenvolgende fasen worden beperkt.

Gunningscriteria

In het aankondigingsformulier vermeldt u onder afdeling II.2.5: 'Gunningscriteria' onder meer of de opdracht op de laagste prijs, laagste prijs op basis van kosteneffectiviteit of beste prijs-kwaliteitverhouding wordt gegund. Als u voor beste prijs-kwaliteitverhouding kiest, dan dient u ook de subgunningscriteria en bij voorkeur ook de wegingsfactoren te vermelden. U bent niet verplicht de (sub)gunningscriteria in het aankondigingsformulier uit te werken. U kunt dit ook in het beschrijvend document (bestek), de gunningsleidraad (bij een procedure met voorafgaande selectie) of de uitnodiging tot inschrijving doen. Als u gebruik maakt van een elektronische veiling, dan dient u dat in onderdeel IV.1.6 van het formulier aan te geven.

Administratieve inlichtingen

In het aankondigingsformulier vermeldt u onder afdeling IV.2: 'Administratieve inlichtingen' diverse administratieve inlichtingen. U dient bijvoorbeeld aan te geven of u eerder een vooraankondiging heeft geplaatst. Verder bent u gehouden de termijn voor ontvangst van inschrijvingen of deelnemingsaanvragen op te geven alsook de taal waarin deze mogen worden gedaan. Daarnaast dient u de minimumtermijn aan te geven gedurende welke de inschrijver zijn inschrijving gestand moet doen. U beschrijft ook de omstandigheden waaronder de inschrijvingen worden geopend.

Dossier: Doorlopen inkoopproces - aankondigingen