Lansingerland stemt beleid sociaal domein en inkoopcriteria op elkaar af

Sinds 2015 groeide het aantal inkooptaken voor de gemeente Lansingerland aanzienlijk. Het budget van ongeveer 32 miljoen euro moet ervoor zorgen dat kwetsbare inwoners de juiste ondersteuning krijgen op een zo hoog mogelijk kwaliteitsniveau. Daarvoor moesten de gemeentelijke visie op het sociaal domein en het inkoopbeleid zorgvuldig op elkaar worden afgestemd. Hoe pakte Lansingerland dat aan en wat vormt de basis van hun succesvolle inkoopbeleid? Marleen Tielen, Beleidsadviseur sociaal domein, licht de unieke 'beslisboom' van de gemeente toe. (september 2017)

Praktijkvoorbeeld Sociaal Domein
Gemeente Lansingerland heeft haar visie en inkoopcriteria op elkaar afgestemd met een zogenoemde beslisboom. Deze beslisboom bestaat uit 10 criteria die per inkooptraject worden langsgelopen. Op basis daarvan wordt de meest passende inkoopmethode gekozen.

Bijzonder
Een sheet met 10 criteria geeft direct inzicht in de meest passende inkoopmethodiek.

Doelstellingen

  • lokale inkoop tenzij regionaal meerwaarde heeft
  • integrale benadering, focus op uitvoering en professionaliteit
  • instituties ondersteunend aan mensen in plaats van andersom (beperking administratieve lasten)
  • ondersteuning op maat en keuzevrijheid

Voor- en nadelen

  • voordeel: integrale aanpak: beleid en inkoop zijn niet twee verschillende werelden; inkoop vloeit voort uit het beleid
  • voordelen: flexibiliteit, maatwerk, pragmatisch
  • nadelen: ieder inkooptraject is maatwerk; op termijn mogelijk lastiger beheersbaar bij gebruik van verschillende inkoopmethoden bij diverse ondersteuningsvormen

De uitdaging: inkopen op prijs én kwaliteit

Het doel van gemeente Lansingerland is dat elke inwoner de ondersteuning krijgt die hij of zij nodig heeft. Daarom moeten alleen diensten en producten die passen bij de behoefte gecontracteerd worden. Dat is een uitdaging; het gaat immers om honderden diensten en producten. Eén inkoopmethode is dan ook niet voldoende om de beste prijs-kwaliteitverhouding te garanderen. Nu de gemeente zorg, werk en jeugdhulp onder haar hoede heeft, zag Marleen Tielen de taken voor haar afdeling enorm stijgen. "We hebben te maken met een enorme hoeveelheid diensten en aanbieders die we contracteren, of dat nu is via subsidie of via inkoop. Vóór 2007 kochten we veelal in op de klassieke manier, via Europese aanbestedingen. Maar dat werkt niet meer, omdat de diversiteit van de diensten en producten tegenwoordig te groot is. Het gaat hier om de ondersteuning voor onze kwetsbare inwoners, die moet kwalitatief heel goed zijn."

Gemeentelijke visie integraal onderdeel inkoopbeleid

Marleen Tielen: "Als je de hoeveelheid ontwikkelingen en de transformatie volgt op het gebied van het sociaal domein, dan snap je al snel dat inkoop geen geïsoleerde functie is. Je moet het gemeentelijke beleid integreren in de uitgangspunten van je inkoopbeleid en tegelijkertijd nadenken over welke rol je hebt als opdrachtgever en samenwerkingspartner voor de markt. Want hoe geven we sturing aan ontwikkelingen en zorgen we dat nieuwe producten en ideeën kans maken te worden ingekocht? De manier waarop je inkoopt heeft namelijk veel implicaties voor het aanbod dat je je inwoners kunt aanbieden. Daarom moet je het inkoopproces zeer zorgvuldig doorlopen. Dat vraagt om een integrale aanpak waarbij de visie op het sociaal domein vanuit de gemeente bepalend is. Die vormt de basis voor alle inkoop."

De aanpak: beleid en criteria tegelijkertijd vaststellen

Het inkoopmodel dat de gemeente Lansingerland samen met Tim Robbe - advocaat gespecialiseerd op dit onderwerp - ontwikkelde, laat op een transparante wijze zien welke keuzes er worden gemaakt en verantwoordt hoe die keuzes tot stand zijn gekomen. Die keuzes moeten dus in lijn zijn met het gemeentelijk beleid. Maar hoe doe je dat? Marleen Tielen: "Om de gemeenteraad meer inzicht te geven in de inkoopmaterie, hebben we eerst Tim Robbe een gastcollege laten geven over inkoop en subsidie in het sociaal domein. Vervolgens zijn bij het opstellen van de beleidsplannen meteen inkoopcriteria vastgesteld. De tien criteria die wij uit de beleidsplannen haalden na gesprekken met wethouders en raadscommissie, zijn: keuzevrijheid, borging lokaal, professionaliteit, toegankelijkheid, ruimte, administratieve lasten, zorgcontinuïteit, geleidelijkheid, innovatie en synergie. De doelstellingen van de gemeente zijn daarmee geborgd in de inkoopcriteria, de politieke 'wens' is op die manier concreet vertaald naar ons inkoopbeleid."

De oplossing: een beslisboom voor flexibiliteit en maatwerk

Volgens Tielen is inkoop altijd maatwerk en geen doel op zich. "Het is een middel om vraag en aanbod bij elkaar te brengen. Ons model is dynamisch, flexibel en toepasbaar voor verschillende diensten en producten. Het is een eenvoudige Excelsheet met de tien criteria, waarbij we per dienst steeds een andere afweging kunnen maken. We lopen per inkooptraject dezelfde tien criteria na. Die krijgen steeds een andere zwaarte. Wanneer een contract afloopt of als er een nieuwe dienst ingekocht moet worden, gebruiken we onze zogenoemde beslisboom. Willen we bijvoorbeeld voor een voorziening politiek gezien maximale keuzevrijheid hebben, dan kan dat voor de inkoopmethode betekenen dat we voor "open house" of "bestuurlijk aanbesteden" kiezen. Willen we ook de administratieve lasten drastisch verminderen, dan moeten we echter in sommige gevallen voor het keuzemodel "beperkte keuzevrijheid" of "geen keuzevrijheid" kiezen. In een multidisciplinair team met vertegenwoordigers vanuit beleid, uitvoering en inkoop, hebben we alle bestaande contracten en afspraken in het sociaal domein langs dit afwegingskader gelegd. Daarnaast ontwikkelden we oplossingen voor specifieke uitdagingen. Zo is er onder meer gekeken hoeveel flexibiliteit en bijsturing er mogelijk is bij de uitvoering en naar ruimte voor innovatie en doorontwikkeling."

Het resultaat: een weloverwogen inkoopmodel

Elk criterium in de beslisboom krijgt een score. Tielen: "Wat wij belangrijk vinden, verschilt per ondersteuningsvorm. Stel je voor dat we Slachtofferhulp willen inkopen. We starten bij het eerste criterium 'Keuzevrijheid'. Wat vinden we daarvan? Bij sommige diensten vinden we keuzevrijheid erg belangrijk. Bijvoorbeeld wanneer elke week iemand bij de inwoner thuis komt. Een inwoner kan dan kiezen voor een zorgaanbieder die gespecialiseerd is in de problematiek en die past bij de geloofsovertuiging van de inwoner. Voor Slachtofferhulp willen we dat er snel en eenduidig hulp kan worden ingezet, bij een landelijk bekende organisatie en dat inwoners altijd snel en eenvoudig weten waar ze terecht kunnen. Daarom kiezen we bij slachtofferhulp niet voor keuzevrijheid. Hetzelfde doen we voor alle andere criteria. Zo vinden we bij het criterium 'Professionaliteit' dat er bij specifieke problematiek, zoals hulp na traumatische ervaringen, hoge eisen gelden voor de professionaliteit van de medewerkers. Wanneer we diensten inkopen waarbij met vrijwilligers wordt gewerkt, stellen we minder eisen aan de professionaliteit en eisen we bijvoorbeeld een verklaring omtrent gedrag. Bij Slachtofferhulp vinden we 'Professionaliteit' meer belangrijk dan gebruikelijk. En zo lopen we alles af."

Vervolgstap: contractbeheer

Nadat de inkoopmethode is bepaald, legt de gemeente ook vast hoe ze tijdens het contract omgaat met ontwikkelingen. Tielen: "Om de beste ondersteuning te bieden, moet je kunnen meebewegen. Voor een flexibel contractbeheer is het belangrijk om aanbieders te betrekken en samen te kijken of er afwijkingen zijn. Vaak zijn inkopers terughoudend om zaken aan te passen, maar dankzij onze beslisboom kunnen we heel transparant laten zien waarom we bepaalde aanpassingen willen. Ons contractbeheer wordt misschien wel wat lastiger, want we hebben geen eenduidige contractvorm met iedere aanbieder. Ieder contract kan anders zijn. Maar dat is het gevolg van onze aanpak; we maken heel bewust een keuze op basis van de inhoud en werken vanuit de benodigde dienstverlening. Als je voor ogen houdt voor wie je inkoopt, wat je ermee wilt bereiken en dat vervolgens vertaalt in inkoopcriteria, zit je al voor 95 procent op de goede weg."

Geleerde lessen en tips

  • Betrek inkoop tijdens het maken van het beleid.
  • Er bestaat niet één perfecte inkoopmethode voor alle diensten; zwaarte van inkoopcriteria verschilt per ondersteuningsvorm.
  • Zorg voor flexibiliteit gedurende het proces.
  • Loop niet blind achter trends aan die alleen kijken naar bekostigingsmodellen, maar kijk naar wat werkt en zie bekostiging als middel in plaats van als doel.

Thema-update Sociaal domein
Wilt u op de hoogte blijven van informatie en ondersteuning over inkoop in het sociaal domein? Meld u dan aan voor de Thema-update Sociaal Domein.
Aanmelden: Thema-update Sociaal domein

Dossier Sociaal Domein
Dit artikel maakt deel uit van het dossier Sociaal Domein. In dit dossier vindt u informatie over diverse inkoopmethoden, opdrachtgeverschap, de markt, het contractmanagement en actuele ontwikkelingen binnen het sociaal domein. Hier vindt u onder meer de Checklist inkoop in het sociale domein. Deze checklist toont de belangrijkste aandachtspunten waar u als gemeentelijke inkoper rekening mee kunt houden bij inkoop in het sociale domein.
Dossier: Sociaal Domein