Communiceren met de markt

Voor de kwaliteit van de inkoop is het onderhouden en uitbouwen van de relatie met de markt van groot belang. Ook kennis van de GWW markt is hierbij belangrijk. Veel kennis van de markt ontstaat door het voeren van een gesprek met de markt. 

Het gesprek met de markt kan worden onderscheiden in:

  • Relatie met de markt (projectoverstijgend gesprek)
  • Marktcontactmomenten (projectgerelateerd gesprek)

In de voorbereiding op of tijdens de aanbestedingsfase zijn er diverse contactmomenten met de markt. De voornaamste zijn marktconsultatie, aanwijzing en inlichtingen. Een andere manier om kennis van de markt te verkrijgen is door een marktanalyse. Hier wordt in de brochure 'Ken de markt' nader op in gegaan.

In contacten met de marktpartijen dient u zich goed te realiseren of u naar een bepaald marktsegment een eenmalige opdrachtgever bent, of een continue opdrachtgever. In de laatste situatie heeft u de mogelijkheid een meer strategische relatie op te bouwen.

Brochure Ken de Markt
Rapport Kennis over markten: Hoe passen opdrachtgevers marktkennis toe?

Projectoverstijgend

Het opbouwen en het onderhouden van een relatie met de markt is een continu proces en is niet beperkt tot de projectgerelateerde gesprekken. Het belang van een project- of contractoverstijgende relatie met de markt ligt vooral op het strategisch niveau. Het heeft een duidelijke lange termijn dimensie. Handvatten worden gegeven hoe u zo'n relatie vorm kunt geven.

Om een goed gesprek te kunnen voeren moet u vooraf nadenken waarom u het gesprek aan wilt gaan, met wie u het eenmalige of continue gesprek aangaat en op welke wijze . Het structurele gesprek met de markt is van groot belang voor de kwaliteit van uw inkoop en de markt ziet het als een kans om met u in gesprek te gaan. Voorkom echter dat het tot onnodige extra kosten voor u en de markt leidt.

Een projectoverstijgend gesprek kan ook gevoerd worden indien projectproblemen zich ook bij andere opdrachten voordoen. Er kan dan gekozen worden om op een meer strategisch niveau een gesprek te voeren en maatregelen te nemen.

Het belang van een projectoverstijgend gesprek

Belangrijke redenen kunnen zijn:

  • Het delen en het toetsen van de strategisch/tactische ontwikkelingen van de markt en van uw organisatie;
  • Kennisnemen van de lange termijn of de actuele ontwikkelingen in de markt of bij leveranciers;
  • Luisteren naar de wijze waarop de markt(partijen) naar u als opdrachtgever kijken;
  • Bespreken op welke wijze de samenwerking en de werkprocessen kunnen worden geoptimaliseerd.

Het niveau en de werkwijze

Een projectoverstijgend gesprek kan gevoerd worden op marktniveau, deelmarktenniveau en leveranciersniveau.

Marktniveau

Indien u een gesprek aan wilt gaan die de hele GWW markt bereikt kunt u kiezen om het gesprek vorm te geven via de brancheverenigingen of door het organiseren van een marktcontactdag. De brancheverenigingen kunnen op uw verzoek hun achterban informeren of mobiliseren voor het gesprek. Belangrijke brancheverenigingen voor de GWW sector zijn Bouwend Nederland, de Vereniging van Waterbouwers, Uneto VNI, NLIngenieurs en MKB Infra. U kunt ook kiezen voor het organiseren van een Marktcontactdag. Op een dergelijke bijeenkomst kunt u met de markt in gesprek gaan. Een voorbeeld hiervan is de jaarlijkse Rijkswaterstaat Marktdag, waar Rijkswaterstaat de voornaamste beleidsontwikkelingen deelt, in gesprek gaat met de markt in workshops op relevante deelthema's en waar ruimte is om te netwerken. Hoewel een marktdag zoals Rijkswaterstaatdie organiseert mogelijk te groot is voor uw organisatie kunnen ze als inspiratie dienen voor het organiseren van uw eigen markt contactdagen.

Marktdagen RWS Afbeelding externe link op rijkswaterstaat.nl

Deelmarktniveau

Mogelijk heeft u specifieke belangen om het gesprek te voeren met een specifieke deelmarkt. U kunt dan gericht in gesprek gaan met deze marktpartijen. Bijvoorbeeld indien u in gesprek wilt gaan over een specifiek baggervraagstuk kunt u een bijeenkomst beleggen met de baggeraars.

Leveranciersniveau

Ook kunt u beslissen om met uw strategische leveranciers periodiek in gesprek te gaan. Of leveranciers waar u nog geen relatie mee heeft. Indien u dit op een structurele basis doet wordt dit leveranciersmanagement genoemd. Hierbij moet u wel zorgen dat u een gelijk speelveld voor alle marktpartijen behoudt, alle marktpartijen op een gelijk informatieniveau houdt en dus geen partijen bevoordeelt. Het kan raadzaam zijn gedetailleerde gespreksverlagen met presentielijsten via internet te publiceren en een waarnemer vanuit de branche uit te nodigen.

Denk goed na over wie het gesprek voert of bij het gesprek betrokken wordt. Voor de markt is het belangrijk om de juiste beslissers en de juiste deskundigen om tafel te hebben.

Markt- en leveranciersbeleid Afbeelding externe link op rijkswaterstaat.nl

Communicatiekanalen

Naast voorgaande gespreksvormen is er nog een aantal andere communicatiekanalen die u kunt inzetten voor het gesprek met de markt. U kunt:

  • Internetpagina's inrichten voor de contacten met de zakelijke markt
  • De mogelijkheden van sociale media als Twitter en Linked-in benutten
  • Een servicedesk inrichten (bijvoorbeeld via een centraal e-mail adres vormgeven)

Projectgerelateerd

Bij de voorbereiding en de realisatie van een project komt u met grote regelmaat de markt tegen. Dit kan zijn voordat de aanbesteding van start gaat via een marktconsultatie, tijdens de aanbesteding via de inlichtingen of dialoog en zeker ook tijdens de realisatie van het project waarbij u op regelmatige basis met de opdrachtnemer om tafel zit.

Marktconsultatie

Voordat het aanbestedingsproces van start kunt u de markt consulteren om mee te denken om een oplossing voor uw inkoopvraag te vinden. Uitgebreide informatie hierover is te vinden op onze pagina Markt betrekken bij specificatie. Verslagen van marktconsultaties worden openbaar gemaakt. Kennis nemen van consultaties bij andere GWW-inkopende overheden kan helpen in het organiseren van de eigen consultaties.

Markt betrekken bij specificatie 
Voorbeelden marktconsultatie Afbeelding externe link op bij Rijkswaterstaat

Aanwijzing

Met een aanwijzing toont de aanbestedende dienst aan gegadigden de plaats van uitvoering. Van deze bezichtiging ter plaatse maakt de aanbestedende dienst een proces-verbaal van aanwijzing op. Een aanwijzing is raadzaam als omgevingsfactoren bepalend zijn voor de uitvoering van de opdracht. Met een aanwijzing kunnen gegadigden een beter beeld krijgen van deze omgevingsfactoren. In de aanbestedingstukken neemt u op wanneer en hoe laat de aanwijzing is gepland en of de gegadigden persoonlijke beschermingsmiddelen moeten meenemen. Het geven van een aanwijzing is voor een aanbestedende dienst nooit verplicht. Ook is er geen verplichting voor gegadigden om aanwezig te zijn bij een aanwijzing. Op basis van de aanbestedingstukken moeten zij immers instaat zijn een inschrijving te doen.

Inlichtingsrondes

Tijdens de aanbestedingsfase vinden de contacten voornamelijk plaats via inlichtingenrondes (mondeling en/of schriftelijk) of via dialoog (concurrentiegerichte dialoog).

Inlichtingsrondes
Dialoog

Gesprekken na gunning

Nadat de opdracht gegund is vindt er doorgaans op regelmatige basis contact met de opdrachtnemer plaats. Daarbij valt bijvoorbeeld te denken aan voortgangsgesprekken of gesprekken over contractwijzigingen. Bij grote projecten vindt er vaak bij aanvang van een project een project start-up plaats. Daarbij komen de belangrijkste betrokkenen bij een project van opdrachtgever en –nemer bijeen. Tijdens deze start-up wordt nog eens expliciet het waarom en doel van het project uitgelegd. Ook wordt vaak de wijze waarop men tijdens het project wenst samen te werken nog eens doorgenomen. Samenwerking en doel worden vaak in een (niet juridisch bindend) gezamenlijk mission statement beschreven en dit wordt ondertekend door alle betrokkenen.