Inkopen van ICT

Aanbestedende diensten vinden het doelmatig en rechtmatig inkopen van informatie- en communicatietechnologie (ICT) vaak een grote uitdaging. Oorzaken hiervan zijn dat de ICT-markt continu in beweging is en de technologische ontwikkelingen elkaar zeer snel opvolgen. Belangrijk voor het slagen van uw ICT-(inkoop)project is kennis te hebben van veel gebruikte ICT-termen en -onderwerpen zoals projectmanagement, governance, architectuur, de generieke digitale infrastructuur van de overheid (GDI) en wat een vendor lock-in is. Deze kennis kan voorkomen dat ICT-projecten te laat, te duur en niet volgens de gemaakte afspraken worden opgeleverd.

Samenwerking Rijksoverheid en ICT-bedrijfsleven

Uitgangspunten voor de samenwerking tussen het ICT-bedrijfsleven en de Rijksoverheid zijn vertrouwen, leren van elkaar en elkaar kennen. Deze uitgangspunten vormen de basis van de iDialoog. Nederland ICT heeft een aantal instrumenten ontwikkeld die u als aanbestedende dienst kunt gebruiken bij uw uitvraag. Zo geeft de 'ICT Haalbaarheidstoets' een indicatie van de haalbaarheid van een ICT-project. Met de 'ICT Marktspiegel' legt u een specifiek ICT probleem aan ICT bedrijven voor.

Meer informatie: Samenwerking Rijksoverheid en ICT-bedrijfsleven

Sourcingstrategie

Een aanbestedende dienst kan besluiten om voor het inkoopinstrument te kiezen, om haar organisatiedoelstellingen te verwezenlijken. Een andere mogelijkheid is om enkele ICT-componenten deel uit te laten maken van het primaire bedrijfsproces. Al dan niet met behulp van open source softwarewordt dan de ontwikkeling en het beheer van software in eigen beheer genomen. Op bestuurlijk niveau is het verstandig om deze afweging per project te maken.

Indien een aanbestedende dienst de werkzaamheden (ontwikkelen/beheer/onderhoud) zelf wenst uit te voeren, dan is het verstandig om te onderzoeken of de benodigde kennis/ervaring/capaciteit in huis is.

Eisen en wensen opstellen

Als je iets maakt wat mensen ook echt willen, is de kans het grootst dat het ook echt wordt gebruikt. Dat is effectief, maar ook efficiënt. De kosten die je hebt gemaakt, vertalen zich dan terug in concrete resultaten. En daarmee voldoe je ook aan de plicht om gebruikers te informeren over hun rechten, eventuele risico's et cetera. Die zorgplicht is zowel strikt juridisch als moreel van aard: de gebruiker verdient een overheid die hem of haar optimaal bedient. En als dat vervolgens ook gebeurt, komt dat het draagvlak voor de overheid ten goede. Zo leidt het principe 'gebruiker centraal' altijd tot een win-win-situatie.

Meer informatie: Eisen en wensen opstellen? Zet de eindgebruiker centraal

Projectmanagement

Projectmanagement is de manier waarop projecten georganiseerd, voorbereid, gepland, uitgevoerd en afgerond worden. Goed projectmanagement is van groot belang voor het slagen van uw ICT-project. Houd bij het opzetten van je project rekening met: projectvormen, risico's op meerwerk, agile of niet en de invloed op het inkoopproces.

Meer informatie: Projectmanagement ICT-project

Geleerde lessen inkoop software

Om professioneel inkopen te stimuleren en leveranciersafhankelijkheid te beperken heeft PIANOo enkele geleerde lessen geformuleerd specifiek voor de inkoop van software. De geleerde lessen omvatten: aandachtspunten bij specificeren, omvang van de opdracht, kwaliteit borgen, intellectueel eigendom, fatale termijnen, test- en acceptatietraject, ontsnappingsmogelijkheid, kwaliteitscontrole en migratiestrategie.

Meer informatie: Geleerde lessen inkoop software

Gateway Review

Een Gateway Review is een vertrouwelijke toetsing uitgevoerd door een tijdelijk Gateway Reviewteam. Bureau Gateway is de enige licentiehouder in Nederland en begeleidt de uitvoering van Gateway Reviews op hoog risico projecten en programma's bij de (Rijks)overheid, waaronder mogelijk uw ICT-project.

Meer informatie: Gateway Review

Governance

Een juiste inrichting van de besluitvorming en verantwoordelijkheden rondom ICT-projecten bij de overheid is cruciaal voor een goede controle en beheersing van deze projecten. Ook een goede beheersstructuur bij ICT-projecten is van groot belang. Een onduidelijke beheersstructuur maakt ICT-projecten stuurloos en vergroot de kans op falen.

Meer informatie: Governance ICT-project

Architectuur

De informatie-architectuur beschrijft de inhoudelijke relaties en samenhang tussen toepassingen. NORA (Nederlandse Overheid Referentie Architectuur) is de norm voor de Nederlandse overheid. NORA is bedoeld als richtinggevend en sturend instrument. Het bevat kaders en bestaande afspraken voor het inrichten van de informatiehuishouding. Het realiseren van voorzieningen binnen die kaders en afspraken, zorgt er voor dat ze goed samenwerken met andere voorzieningen en dat optimaal hergebruik gemaakt wordt van bestaande oplossingen.

Meer informatie: Architectuur

Open standaarden

ICT-standaarden kunnen 'open' of 'leveranciersgebonden' zijn. Het gebruik van leveranciersgebonden standaarden is veelal beperkt door intellectueel eigendomsrecht. Door een open standaard te gebruiken in plaats van een leveranciersgebonden standaard kan de gebruiker van de standaard informatie vastleggen in een toekomstvast formaat, of uitwisselen met software van andere leveranciers die dezelfde standaard ondersteunt.

Meer informatie: Open standaarden ICT en bestekteksten

Generieke digitale infrastructuur (GDI)

De overheid verbetert de dienstverlening aan burgers en bedrijven. Digitalisering biedt daarvoor grote mogelijkheden, als dat op een uniforme, veilige en geharmoniseerde wijze gebeurt. Denk bijvoorbeeld aan het inloggen op overheidsvoorzieningen met DigiD voor burgers, of aan het eenvoudig vinden van informatie voor bedrijven op het digitale Ondernemersplein.

Meer informatie: Generieke digitale infrastructuur van de overheid (GDI)

Inkoopprocedures en -methodieken

De Europese standaardprocedures zullen in de meeste gevallen voldoende geschikt zijn voor de inkoop van uw ICT. U kunt ook specifieke procedures gebruiken zoals de concurrentiegerichte dialoog en de mededingingsprocedure met onderhandelingen. De Best Value Procurement-methodiek is een regelmatig toegepaste inkoopmethodiek bij ICT-aanbestedingen.

Meer informatie: Inkoopprocedures en -methodieken ICT

Vendor lock-in

Een vendor lock-in is het verschijnsel dat een een organisatie zo afhankelijk wordt van een leverancier dat afscheid nemen of overstappen niet mogelijk is zonder grote (financiële) gevolgen.

Vendor lock-ins zijn in de praktijk lastig te doorbreken, omdat bij verandering van leverancier de migratiekosten (omschakelkosten) doorgaans onevenredig hoog zijn.

Meer informatie: Vendor lock-in ICT

Inkoopvoorwaarden en overeenkomstmodellen

De meeste aanbestedende diensten hanteren inkoopvoorwaarden. Een kenmerk van de voorwaarden is dat deze in zijn algemeenheid gelden, de kernbedingen (prijs, looptijd, enzovoort) van een opdracht worden in de overeenkomst zelf geregeld. Zowel de Rijksoverheid als de Waterschappen hebben algemene inkoopvoorwaarden bij IT‑overeenkomsten opgesteld.

Meer informatie: Inkoopvoorwaarden en overeenkomstmodellen ICT

Contractmanagement

ICT Contractmanagement is het managen van een overeenkomst in de fase van uitvoering om daarmee de doelstellingen van de overeenkomst te realiseren. Hierbij komen verschillende aspecten kijken, zoals: toezicht houden op de prestaties, relatiemanagement, financiën bewaken, contractbeheer, (onderhandelen over) wijzigingen (bijhouden) en risico- en issue management.

Meer informatie: Contractmanagement ICT