Inkopen printers en copiers

Er zijn een aantal aandachtspunten van belang bij het aanbesteden binnen de markt 'printers en copiers'. Deze aandachtspunten gaan in op de samenstelling van het inkoopteam, start project, voorbereiding, bepalen waarde van opdracht, gunningscriteria, juridische procedures en klachten en duurzaamheid.

Samenstelling inkoopteam

Het belang van de printinfrastructuur wordt vaak onderschat. Medewerkers beschouwen het als een voorziening die op orde hoort te zijn. Het doorvoeren van een verandering, bijvoorbeeld consolidatie van apparatuur, kan daarom onrust veroorzaken en werkprocessen verstoren. Een divers inkoopteam helpt hiervoor en kan veranderingsprocessen vergemakkelijken. Denk aan bijvoorbeeld de volgende vertegenwoordiging:

  • Inkoop
  • ICT infrastructuur beheer – printers en print servers
  • ICT applicatie beheer – documentgerelateerde applicaties
  • FM beheer kopieerapparatuur / papier / toner
  • Afdeling DIV – Archief / DMS
  • Afdeling Duurzaamheid
  • Afdeling Financiële Administratie – kosten & doorbelasting
  • Gebruikersvertegenwoordiging

Heeft u intern onvoldoende kennis van deze productgroep kan het helpen een externe adviseur bij het inkoopteam te betrekken of om een marktconsultatie te houden.

Projectstart

De contractduur is meestal 60 maanden met een optie voor een verlenging met 2 keer 12 maanden. Het verdient daarom de aanbeveling om in bijvoorbeeld het 4e contractjaar te heroriënteren op de laatste markt- en technische ontwikkelingen om zo te bepalen of verlengen een verstandige optie is. Door dalende operationele kosten en verhoogde duurzaamheidsperformance kan het aantrekkelijk zijn om niet te verlengen. Qua planning, start een aanbesteding ruim voor het verlopen van de lopende overeenkomst, bijvoorbeeld 12 tot 18 maanden.

Voorbereiding

Besteedt in de voorbereiding aandacht aan een inventarisatie de huidige apparatuur en hun verbruik, de ontwikkelingen in uw organisatie en de invloed daarop op de gewenste infrastructuur en dienstverlening. Denk ook aan het inventariseren van de individuele wensen en behoeftes van de verschillende afdelingen, de marktontwikkelingen en toe te passen mogelijkheden. Ontwerp op basis hiervan de gewenste infrastructuur en bijbehorende specificaties. Om de technische mogelijkheden te inventariseren kan het helpen een marktonderzoek uit te voeren.

Kengetallen

Uit verschillende onderzoeken zijn de volgende (internationale) kengetallen verzameld. Deze kentallen geven een indruk van het verbruik en de behoefte. 

Uiteraard kunnen deze kentallen bij elke aanbestedende dienst anders zijn:

  • Verhouding volume voor kopiëren en printen is 20:80
  • Printopdrachten bestaan voor ruim 90% uit 1-5 pagina's
  • Verhouding medewerkers/apparaten is 2,3 : 1 (internationaal, zonder consolidatie)
  • Afdrukkosten zwart-wit/kleur is gemiddeld 1 : 10
  • Afdrukvolume per medewerker is 8.000 afdrukken per jaar (branche afhankelijk) en dalend
  • Afdrukvolume kleur is gemiddeld 18%, echter 46% van de afdrukkosten en stijgend
  • Afdrukvolume A3 formaat is gemiddeld 3,5%
  • Bezettingsgraad van printers gemiddeld < 3% per maand
  • Bezettingsgraad van multifunctionals gemiddeld < 10% per maand
  • Scannen is het snelst groeiende volume

CPV-codes

De Europese Commissie heeft de zogenaamde Commom Procurement Vocabulary (CPV-codes) opgesteld. De CPV-codes zijn bedoeld als een classificatiesysteem voor overheidsopdrachten. Ieder product, dienst of bouwwerk is te relateren aan een zogenaamde CPV-code.

Meer informatie: CPV-codes

Bepalen waarde van de opdracht

Voor het bepalen of u aanbestedingsplichting bent, bepaalt u de waarde van de opdracht door alle kostencomponenten gedurende de looptijd van de overeenkomst bij elkaar op te tellen. Denk hierbij aan:

  • Maandhuur apparatuur x looptijd in maanden
  • Volume zwartwit x afdruktarief zwartwit
  • Volume kleur x afdruktarief kleurMaandvergoeding licenties software
  • Maandvergoeding support software
  • Eenmalige projectkosten
  • Overige opties en services

Gunningscriteria

In de huidige markt bieden alle marktpartijen globaal dezelfde functionaliteit en dienstverlening aan. Diverse marktpartijen kunnen wel meerwaarde leveren. Daarom zijn mogelijk gunningscriteria die u kunt gebruiken:

  • Contractwaarde
  • Implementatieplan
  • Duurzaamheid
  • Verhoogd Service Level niveau
  • Flexibiliteit in de overeenkomst

Juridische procedures en klachten

Bij aanbestedingen voor printers en multifunctionals komen regelmatig juridische procedures voor en wordt er regelmatig een klacht ingediend. Procedures en klachten kunnen leiden tot ernstige vertragingen en het ongewenst verlengen van de aflopende overeenkomst tegen, over het algemeen, ongunstige condities. De grond voor de meeste klachten en juridische procedures is vaak onduidelijkheid in de specificaties, de beoordeling en de motivering van de gunningsbeslissing. Het kan wellicht helpen om de aanbestedingsstukken vóór publicatie te toetsen op aanbestedingsrisico's door zowel een aanbestedingsdeskundige en materiedeskundige en de achtergrond van uw keuzes vast te leggen.

Duurzaamheid

Veel afgedankte, nog goed werkende ICT hardware gaat geregeld door de shredder terwijl de hardware vaak nog een waarde vertegenwoordigt. Het inkopen van modulair opgebouwde multifunctionals maken het makkelijker om apparaten een tweede leven te geven. Denk binnen dit kader ook aan ruimte voor nieuwe business modellen waarbij de inkopende partijen ruimte bieden voor tweedehands apparatuur. Hier staat tegenover dat het energieverbruik van nieuwere generaties apparatuur aanzienlijk lager is.

Er zijn voor deze branche 4 criteriadocumenten beschikbaar voor duurzaam inkopen:

Deze pagina is een onderdeel van het marktdossier Printers en copiers.

Bronnen en meer informatie

Deze informatie is opgesteld in samenwerking met Docufacts, The Message Company en enkele marktpartijen. PIANOo ontvangt graag opmerkingen, verduidelijkingen en aanvullingen op dit marktdossier. U kunt hiervoor gebruik maken van het contactformulier

Marktconsultaties
Marktconsultaties zijn op TenderNed te vinden door op marktconsultaties te zoeken.
Marktconsultaties Afbeelding externe link op TenderNed.nl