Trends en ontwikkelingen markt printers en copiers

Hieronder wordt ingegaan op veranderingen in de inkoopbehoefte, afdrukfunctionaliteit, aanbod apparatuur, aanbod printsoftware en informatie en document management.

Veranderingen in de inkoopbehoefte
Afdrukfunctionaliteit
Aanbod apparatuur
Aanbod printsoftware
Informatie en document management

Veranderingen inkoopbehoefte

Hieronder worden de belangrijkste trends die leiden tot veranderingen in de inkoopbehoefte beschreven.

Daling afdrukvolume

Met de opkomst van ICT voor de werkplek groeide het afdrukvolume in de jaren '90 en '00 door de sterk toenemende beschikbaarheid van informatie en het gemak om nieuwe documenten te creëren en via e-mail te distribueren, terwijl het gebruik (lezen en archiveren) nog voornamelijk met papier ging. Met de opkomst van digitale distributie (e-mail, downloads) en digitale archiveringssystemen (DMS, ECM, zaaksystemen) neemt het gebruik van papier af en daarmee het afdrukvolume. Met de opkomst van smart phones, tablets en presentatieschermen als vervangers van beamers, is ook het gebruik van documenten in het digitale domein sterk aan het groeien. Deze ontwikkelingen versnellen de afname van het afdrukvolume.

Groei digitaal werken

De introductie van de tablet (iPad 2010) lijkt deze trend te versnellen. Tabletgebruikers neigen sneller documenten te lezen en te annoteren op het scherm. De printfunctionaliteit van deze tablets en smartphones is echter beperkt en veel organisaties nog niet ingericht voor het verwerken van printopdrachten vanaf smart phones en tablets in de bestaande printinfrastructuur. Werkprocessen worden in toenemende mate uitgevoerd vanuit een digitaal platform, bijvoorbeeld een zaaksysteem, eHRM of factuurverwerkingsoplossing. Veel documenten blijven hierdoor in het digitale domein. Fysieke documenten moeten worden gedigitaliseerd en opgenomen in het digitale platform. Een gebruiksvriendelijke scanfunctionaliteit is belangrijk om medewerkers hierbij te ondersteunen.

Standaardisatie en consolidatie van infrastructuur

Binnen veel organisaties zijn de afdelingen ICT en Facilitaire bedrijfsvoering bezig met een consolidatie van de infrastructuur en diensten. Dit is ook zichtbaar voor de kopieer-, print- en scanomgeving. Traditioneel verzorgde de facilitaire afdeling de kopieerapparatuur en de ICT afdeling de printers. Door deze vorm van beheer staat in veel organisaties (te) veel apparatuur met een, over het algemeen, extreem lage bezettingsgraad. Om de exploitatiekosten te reduceren en de beheerslast te verlagen is er grote druk om te snijden in het aantal apparaten en over te gaan tot het inzetten van multifunctionele apparatuur als onderdeel van de generieke werkplekvoorzieningen.

Realiseren van kostenreducties

Een vernieuwing van de kopieer-, print- en scan voorzieningen kan een goede bijdrage leveren aan het teurgdringen vande exploitatiekosten. Afhankelijk van de actuele situatie en gewenste nieuwe situatie (ambitie) is een de reductie van de exploitatiekosten tussen de 15% en 40% zeker realiseerbaar. Voor de inkoper kan het lastig zijn deze besparingen zichtbaar te maken omdat de verschillende kostencomponenten op verschillende kostenplaatsen en in budgetten kunnen zijn verwerkt. Een integrale aanpak kan ook leiden tot het verschuiven van exploitatiekosten binnen de verschillende budgetten.

Grotere rol voor software

De tijd van niet aan het gekoppelde kopiermachines en dat de meegeleverde software bestond uit printerdrivers ligt in een ver verleden. De moderne afdrukinfrastructuur maakt onderdeel uit van de IT werkplekfaciliteiten en omvat tal van softwarecomponenten, waaronder printer drivers, beheertool voor ICT support, beheertool voor fleet management, gebruikersautorisatie, follow-me oplossing , scan workflow oplossing, en mobile print oplossing. Actieve ondersteuning van ICT is een onmisbare schakel geworden bij het definiëren van het programma eisen en de gunningscriteria en natuurlijk bij de implementatie en beheer.

Samenwerkingsverbanden bedrijfsvoering

Publieke organisaties zijn in toenemende mate zich aan het omvormen naar een regie-organisatie, waarbij de uitvoerende taken in de bedrijfsvoering worden ondergebracht binnen samenwerkingsverbanden, shared services of als managed service worden uitbesteed aan marktpartijen. Deze trend is ook zichtbaar binnen ICT en Facilitaire Bedrijfsvoering. De aanbodzijde heef hierop gereageerd en heeft Managed Print Services (MPS) en Managed Document Services (MDS) ontwikkeld. Een aanbesteding is een goed moment om de scope te bepalen, wat wordt de scope van de in de markt te zetten opdracht en welk organisatie-onderdeel gaat het beheer op zich nemen?

Afdrukfunctionaliteit

De functionaliteit voor kopiëren, printen en scannen kan op verschillende manieren worden ingevuld. De multifunctional biedt de mogelijkheid om alle gewenste functies in één apparaat aan te bieden. Verder zijn er voor iedere functie ook losse apparaten te koop. Hieronder vallen printers, scanners en faxen. De "stand alone" analoge kopieermachines zijn inmiddels verdwenen.

Klassieke situatie

In de klassieke werkplekinrichting werden de functies onafhankelijk van elkaar ingevuld, de facilitaire afdeling zorgde voor de kopieer- en faxfunctie en de IT afdeling voor de print- en scanfunctie. Voor de levering van tonercartridges werd gebruik gemaakt van leveranciers van kantoormiddelen. Welke afdeling verantwoordelijk was voor het beheer van de apparatuur was niet altijd duidelijk, Facilitaire Bedrijfsvoering of ICT afdeling voor Werkplekvoorzieningen. Hierdoor zijn de exploitatiekosten van de faciliteiten veelal versnipperd in verschillende organisaties namelijk facilitair, ICT en de afdelingen.

Actuele situatie

Door de invoering van ICT in bedrijfsprocessen en nieuwe huisvestingsconcepten is de kantooromgeving drastisch veranderd. Dit heeft geleid tot oplossingen. De analoge kopieermachines zijn vervangen door digitale multifunctionals die kopiëren, printen, scannen en soms nog faxen.

De trend is dat multifunctionals meer worden ingezet voor specifieke bedrijfsprocessen en -applicaties in plaats van een generieke werkplekvoorziening. Redenen hiervoor zijn:

  • Onderhoudsvoorschriften van applicaties schrijven vaker een bepaald type apparatuur voor;
  • Werkprocessen en medewerkers wensen de functionaliteit dicht bij de werkplek;
  • Voor specifieke toepassingen zoals barcode-, label- en receptenprinten, zijn generieke multifunctionals minder geschikt.

Toekomstige situatie

De toekomst is moeilijk te voorspellen maar de verwachting is dat de consolidatie van afdrukfunctionaliteit doorzet en onderdeel gaat vormen van de generieke werkplekinrichting, naast flexibele werkplekken, smartphones, tablets, toegang tot bedrijfsinformatie via de internet en een beveiligde cloud. De verwachting is daarom dat de generieke afdrukfunctionaliteit wordt voorzien van Gebruikerauthenticatie, Follow-Me, Scan Workflow, printen/scannen vanaf mobiele apparaten en beheer op afstand. Afdrukfunctionaliteit zullen ook meer moeten voldoen aan de eisen rondom informatieveiligheid. De nieuwste generatie multifunctionals biedt een open interface om deze functionaliteit te activeren. Software oplossingen voor deze functionaliteit worden zowel door de leveranciers als derden aangeboden. De specifieke afdrukfunctionaliteit met gespecialiseerde apparatuur zal blijven bestaan. Denk hierbij aan losse scanners, losse printers voor barcode etiketten, polsbandjes enzovoort

Aanbod apparatuur

De aanbodzijde is volop in beweging. De volgende ontwikkelingen worden besproken.

  • Lagere Total Cost of Ownership (TCO)
  • Verschuivingen afdruktechnologie
  • Opkomst kleur
  • Verschillende snelheden, volumes en capaciteiten
  • Beveiliging van documenten
  • A4 of A3 afdrukformaat
  • Gebruikersinterfaces
  • Onderhoud
  • Geintegreerde contracten

Lagere TCO, betere integratie en duurzaamheid

Bij het gunnen van een opdracht kan de aanbestedende dienst uitgaan van het criterium Total Costs Of Ownership (TCO). Bij TCO wordt het totaal van de directe en indirecte kosten in ogenschouw genomen, gerekend over de gehele door u beoogde gebruiksduur. Het gaat dan om de aanschafprijs, de onderhoudskosten, de verbruikskosten, de overige kosten die voor uw rekening komen en de restwaarde enzovoort

De nieuwe apparatuur van alle leveranciers verbruikt minder energie, heeft lagere exploitatiekosten en biedt integratie met de IT infrastructuur voor beheer en voor informatie logistiek. De oude generatie afdruksystemen verbruiken relatief veel energie, ook in de energie slaapstand. Vanuit duurzaamheidperformance is dit niet wenselijk. De nieuwe generatie apparaten verbruiken minder energie, door te afdrukken en te produceren met energiezuinige toners en fixeertechnologie, door de interne energiehuishouding sterk te verbeteren en door de slaapstand energie efficiënter te maken. Een maat voor de energie is de TEC waarde van het apparaat, welke onderdeel is van de Energy Star specificatie.

Daarnaast kunnen de nieuwste afdruksystemen snel opstarten vanuit de slaapstand. Dit is met name van belang bij het gebruik van Follow-Me oplossingen, zodat gebruikers niet lang hoeven te wachten op de afdrukken. De meeste leveranciers besteden ook veel aandacht aan het verbeteren van de duurzaamheidsperformance bij productie, transport van de apparatuur en de eigen verkoop- en service organisatie.

Meer informatie: TCO

Verschuivingen afdruktechnologie

Het aandeel goedkopere inkjet printers en multifunctionals is erg groot omdat traditioneel de kosten voor lasertechnologie hoog waren. Het verdienmodel hier bestond uit lage aanschafprijzen voor de apparatuur (10% van de TCO) en zeer hoge prijzen voor consumables (90% de TCO). Inmiddels liggen de prijzen van laserprinters in de buurt van de inkjet printers en is er een opmars van business inkjet voor de desktop printers en multifunctionals.

Bij laser printers en multifunctionals ligt de TCO verhouding anders. Bij printers ligt de TCO verhouding tussen aanschafkosten en de hoge prijzen voor consumables op circa 25%/75% en bij multifunctionals op circa 50%/50% over de gebruiksperiode. De TCO is in de praktijk afhankelijk van de gebruiksintensiteit, bezettingsgraad en het tonerverbruik in de documenten.

Binnen de kantooromgeving zijn naast laserprinters ook andere technologieën in opkomst, waaronder Inkjet (Memjet, HP pagewide), Solid Ink (Xerox ColorQube) en LED technologie (OKI en Toshiba e-Studio xx55C serie). Bij LED technologie wordt de laser vervangen door een LED array. Beide werken op basis van een toner.

Houdt bij een mix van technologieën in het vlekkenplan voor de apparaat opstelling rekening met de verschillende eigenschappen van deze technologieën. Denk hierbij ander andere aan de gebruikservaring, te gebruiken papiersoorten, archiefwaardigheid, kwaliteitsaspecten en optische afdrukkwaliteit.

Opkomst kleur

De marktpartijen hebben volop geïnvesteerd in kleuren apparatuur. Hierdoor zijn liggen de aanschafkosten voor zwart-wit en kleuren apparatuur inmiddels dicht bij elkaar. De zwart-wit machine is geschikt voor grotere maandvolumes en verbruikt minder stroom. De afdrukkosten voor kleur zijn een factor 7 tot 15 hoger ten opzichte van zwart-wit.

Omdat de aanschafkosten van kleuren apparatuur in de buurt zwart-wit apparatuur ligt kan het een overweging zijn om deze functionaliteit generiek in te kopen. Er bestaat wel een risico dat er meer kleurenafdrukken worden gemaakt dan oorspronkelijk begroot waardoor de operationele de kosten kunnen oplopen. Met configuratie-instellingen en software kunt u maatregelen nemen om het kleurgebruik te beheersen, bijvoorbeeld met standaard afdrukinstellingen, accounting en autorisatie.

Omdat de marges op kleur hoger liggen dan zwart-wit zullen leveranciers het aanschaffen van kleuren apparatuur aantrekkelijk maken.

Verschillende snelheden, volumes en capaciteiten mogelijk

De industrie segmenteert de apparatuur, naast formaat en technologie, naar snelheid en volume. In principe hoe hoger de snelheid hoe hoger het toegestane volume per maand. Deze segmentatie is vaak ook terug te vinden in de verschillende productlijnen van de marktpartijen en is een aandachtspunt bij het samenstellen van het vlekkenplan.

Marktpartijen ontwikkelen platformen waarmee modellen in verschillende snelheden en functionaliteiten worden gebracht. Binnen een platform is gebruikte technologie, toner, gebruikersinterface, en optionals vaak op elkaar afgestemd. Hoewel marktpartijen regelmatig nieuwe modellen op de markt brengen is de levensduur van een technologie platform 10 tot 15 jaar.

In de specificatiebladen geven marktpartijen het maximale volume aan waarvoor de apparatuur kan worden ingezet. Dit volume is vaak extreem hoog en eigenlijk kan een apparaat dit volume slechts zeer kort verwerken. Om het inzetgebied te bepalen wordt aanbevolen het maandvolume te vragen. Bij het aanbevolen volume zal de marktpartij ook de betrouwbaarheid en beschikbaarheid moeten leveren.

Neem in onderhoudscontracten ook een beschikbaarheidspercentage op. Voor het bepalen van de in te zetten apparatuur dient de leverancier inzicht te hebben in het maandvolume waarbij deze beschikbaarheid moet worden gegarandeerd.

Marktpartijen maken onderscheid in verschillende soorten afdrukapparatuur:

  • Enkelfunctionele, waaronder printers en faxen
  • Multifunctionele printers
  • Productieprinters
  • Breedformaat printers, voor formaten groter dan A3
  • Printers voor speciale toepassingen, waaronder label, foto, barcode, 3D

Beveiliging van documenten

Multifunctionals vormen een veiligheidsrisico in organisaties. De apparatuur gebruikt intern een harddisk voor het, tijdelijk, opslaan van printopdrachten, scans en kopieën. In de oudere generatie apparatuur was de informatie van tienduizenden pagina's 'vrij' toegankelijk vanaf de harddisk. Dit vormt met name een risico bij het afvoeren van de apparatuur, waardoor deze informatie ongewenst bij derden terecht kan komen. De nieuwe generatie apparatuur biedt, soms optioneel, de mogelijkheid om de informatie op de harddisk te beveiligen.

Multifunctionals zijn gekoppeld aan het interne bedrijfsnetwerk en soms via een faxlijn aan het analoge telefoon netwerk. Hierdoor is er een risico dat een derde zich ongewenst toegang verschaft tot het apparaat en deze 'hacked'. Doordat multifunctionals ook worden ingezet om documenten te scannen en via het interne netwerk af te leveren, heeft de multifunctional zelf ook toegang tot het interne bedrijfsnetwerk. De nieuwe generatie apparatuur biedt mogelijkheden voor het toepassen van verschillende veiligheidslagen.

Bij de inzet van multifunctionals binnen een flexibele werkplekomgeving is het meestal gewenst om afdrukken alleen te maken in aanwezigheid van de gebruiker, zodat de afdrukken niet onbeheerd in de printcorner komen te liggen. Daarnaast kan het gewenst zijn om niet alle functionaliteit aan alle gebruikers beschikbaar te stellen, maar gebruiksprofielen op basis van de functie te kunnen instellen. Deze functionaliteit kan worden gerealiseerd met de verschillende software oplossingen, zoals Authenticatie, Follow-Me, Scan Workflow en Mobile Print.

A4 of A3 afdrukformaat

Op de kantoorgang wordt de Nederlandse markt gedomineerd door apparatuur welke A4 en A3 kan kopiëren en printen. Dit is een gevolg van A3 kopieermachines welke zijn geëvolueerd naar multifunctionals. Daarentegen worden in de kantoren vrijwel alleen tafelmodel A4 printers gebruikt.

Er is een duidelijk verschil in aanbod tussen de traditionele kopieerfabrikant en de traditionele printerfabrikant. Sinds 2011 is hier een verandering gaande, kopieerfabrikanten beginnen ook A4 multifunctionals in het assortiment te voeren en printerfabrikanten A4 en A3 multifunctionals. Uit onderzoek blijkt het aandeel A3 erg laag is, tussen de 2% en 8% van het apparaatvolume, natuurlijk wel afhankelijk van de organisatie en afdeling. Uit gebruikersonderzoek blijkt duidelijk dat gebruikers A3 functionaliteit wel wenselijk vinden en voor sommige afdelingen noodzakelijk is zoals finance, projectenbureau, huisvesting, marketing.

De apparatuur met een hoge productiecapaciteit bieden de mogelijkheid van het SRA3 formaat. SRA3 is groter dan A3 en nodig voor het afdrukken van bijvoorbeeld brochures en posters waarbij de beelden tot aan de rand lopen. Het geprinte document moet worden schoongesneden. Dit geldt met name bij een centrale repro.

De aanschafkosten van een A4 printer of multifunctional zijn echter aanzienlijk lager dan een A3 apparaat. Bij het definiëren van het vlekkenplan voor de apparatenopstelling kan overwogen worden om een deel van de multifunctionals alleen A4 functionaliteit te geven en A3 wel op enige afstand bereikbaar te houden. Hierbij rekening houdend met consistent gebruikersinterface over de A4 en A3 apparatuur en ondersteunende functionaliteit van de software, waaronder follow-me en scan workflow.

Gebruikerinterfaces

De multifunctionals maken in toenemende mate onderdeel uit van een geïntegreerde werkomgeving waarbij de ondersteunende software vaker belangrijkere rol speelt. De meeste marktpartijen hebben om deze reden een eigen open interface ontwikkeld waardoor de software geïntegreerd op het gebruikersdisplay kan worden aangeboden. Voorbeelden hiervoor zijn Follow-Me, Scan Workflow, Faxen, Mobile Print en Cloud Connect. Deze software kan door de leverancier worden geleverd of door derden. Deze derden hebben dan voor het betreffende type apparaat een 'embedded' licentie beschikbaar. Hiervoor is soms een aanvullende licentie vereist.

De schermen voor de bediening zijn de afgelopen jaren groter geworden en van een betere grafische kwaliteit met aanraakbediening. Het aantal losse bedieningsknoppen is hierdoor aan het verminderen. De bedieningsschermen krijgen een tabletervaring.

Onderhoud

Bij gehuurde apparatuur stelt de financier (leasemaatschappij) vaak verplicht dat het onderhoud wordt geleverd door de marktpartij. De financier heeft dan zekerheid rondom de waardeontwikkeling van de apparatuur. Voor multifunctionals is het ook gebruikelijk om het onderhoud te combineren met de verbruiksmiddelen. Het onderhoud wordt afgerekend per gemaakte afdruk met verschillende tarieven voor een zwartwit- en kleurenafdruk.

Bij printers is het mogelijk om op afdrukprijzen onderhoud te contracteren. Gemiddeld zijn voor printers, in vergelijk met de multifunctionals, de onderhoudskosten lager en zijn de kosten voor de verbruiksmiddelen en de afdrukkosten hoger.

De meeste onderhoudscontracten worden op basis van all-in service fee afgesloten. De leverancier is dan verantwoordelijk voor het goed functioneren van de apparatuur en de kwaliteit van de afdrukken. De leverancier biedt deze service op basis van de KPI beschikbaarheid. De beschikbaarheid is het aantal kantooruren dat het apparaat beschikbaar is over een periode van 3 maanden. Het gebruikelijke percentage is 96% of hoger. Naast de KPI beschikbaarheid is de KPI hersteltijd van belang. De hersteltijd is het maximaal aantal werkuren welke de leverancier nodig heeft om 90% (of hoger) van de verstoringen te herstellen, gemeten van het moment dat de verstoring aan de leverancier is gemeld. Een gebruikelijke is 16 uur KPI hersteltijd of lager (2 werkdagen na de melding). Hoe hoger het gewenste servicelevel hoe hoger de kosten zijn voor de serviceorganisatie van de leverancier, en daarmee de onderhoudstarieven.

Door het inzetten van een fleet management tool heeft de leverancier op afstand inzicht in de verstoringen en kan daardoor haar serviceverlening optimaliseren. Dit kan een gunstige invloed hebben op de onderhoudskosten.

Uiteraard wordt aanbevolen om vooraf afspraken te maken over de begrippen goed functioneren van een apparaat en het kwalitatief voldoen van de afdrukken, en deze op te nemen in de SLA.

Geïntegreerde contracten

Naast de financiering (lease) en het onderhoud worden ook steeds vaker de gerelateerde software, verbruiksmiddelen en beheer in hetzelfde 'all-in' contract ondergebracht.

Zo is er een duidelijke verschuiving naar Managed Print Services. Hierbij wordt hardware, software, financiering, verbruiksmiddelen en onderhoud als serviceoplossing gezamenlijk ingekocht. Deze trend is een duidelijke doorontwikkeling van de all-in overeenkomsten die al werden geboden.

Een aantal leveranciers gaat hierin nog een stap verder met Managed Document Services. Naast een all-in dienstverlening worden ook software oplossingen voor bijvoorbeeld documentcompositie, documentmanagement (DMS/ECM) ,documentintensieve werkprocessen, zoals digitale facturering, en cloudoplossingen geïntegreerd aangeboden.

Ten slotte bieden een aantal leveranciers Document Services Outsourcing. De serviceverlening van het decentrale beheer (fleet management, eerstelijns onderhoud, IT Helpdesk), de centrale repro en de postkamer worden dan overgenomen.

Aanbod printsoftware

Software is een onmisbaar onderdeel geworden bij het inrichten van een afdruk- en scaninfrastructuur. Denk hierbij aan de volgende software componenten:

  • Printer Drivers
  • Fleet management
  • ICT Support
  • Authenticatie
  • Follow-me / Pull print
  • Scan Capture Workflow
  • Mobile Print
  • Virtueel briefpapier

Printer Drivers

Printer drivers worden gebruikt om vanuit een applicatie een printopdracht aan te maken en naar de printer of multifunctional te sturen. Met de driver wordt de functionaliteit zoals de invoerlade, enkel/dubbelzijdig of nieten aangestuurd. De driver genereert een printerbestand in PCL5e, PCL6 of Postscript III formaat. De meeste leveranciers leveren universele printer drivers, welke kunnen worden aangepast aan de verschillende printers. Hierdoor wordt het beheer voor ICT gereduceerd. Voor de leverancier is het van belang te weten welke operating systemen en virtualisatie omgevingen (Citrix) de aanbestedende dienst gebruikt.

Fleet management

Alle leveranciers bieden een oplossing voor fleet management. Hiermee is het mogelijk om de apparatuur op afstand te beheren. Tellerstanden worden automatisch verzameld en doorgestuurd naar de leverancier. Het verzamelen en insturen van tellerstandkaartjes is zo niet meer nodig. Met fleet management wordt ook het toner bestelproces geautomatiseerd. De apparatuur geeft aan wanneer de tonercartridge leeg is. De leverancier kan dan automatisch een nieuwe opsturen. Ook worden zo de belangrijkste storingen doorgegeven om preventief onderhoud in te plannen. Er zijn ook onafhankelijke oplossingen voor fleet management op de markt beschikbaar. Deze worden ingezet voor het contract- en deploymentbeheer van grotere parken.

ICT Support

ICT Support verzorgen voor printers en multifunctionals is vaak arbeidsintensief voor de IT supportdesk. Door consolidatie van de apparatuur en gebruik van universele print drivers kan het beheer eenvoudiger worden. Daarnaast hebben de leveranciers ook oplossingen om apparatuur op afstand te beheren, de status in te lezen, te configureren, nieuwe software te installeren en te herstarten.

Authenticatie

Authenticatie is een oplossing waarbij de gebruiker zich bij het apparaat bekend maakt door in te loggen met een pincode of IDkaart. De authenticatie is gekoppeld aan de Active Directory en wordt gebruikt voor oplossingen als Follow-me, Scan Capture en Mobile Print.

Follow-me / Pull Print

Follow-me, soms ook Pull print, is een oplossing waarbij een printopdracht op de printserver blijft staan totdat een gebruiker zich aanmeldt bij een apparaat in de follow-me pool. Vervolgens wordt de printopdracht naar dit apparaat gestuurd. Het voordeel van follow-me is dat de gebruiker op ieder apparaat kan printen ongeacht de actuele werkplek. Bij het apparaat liggen er minder onopgehaalde afdrukken en de beschikbaarheid wordt hoger omdat de gebruiker bij een storing of overbezetting eenvoudig kan uitwijken naar een andere printer. Follow-me bespaart circa 10% op het afdrukvolume, doordat opdrachten na verloop van tijd worden verwijderd van de printserver.

Scan Capture Workflow

Het scannen van documenten is een belangrijke functie van een multifunctional binnen een digitale werkomgeving. Het zorgt ervoor dat gebruikers documenten snel en eenvoudig kunnen digitaliseren. De nieuwste generatie multifunctionals ondersteunen TIF, PDF en PDF/a-1b of PDF/a-1a. Soms kan ook PDF/A geleverd worden. PDF/A is een voorgeschreven standaard voor het digitale bedrijfsarchief. Multifunctionals kunnen standaard documenten afleveren via e-mail of plaatsen op een gedeelde netwerkschijf. Sommige leveranciers bieden de mogelijkheid om gescande documenten naar de cloud te sturen.

Als meer functionaliteit gewenst is dan dat standaard geleverd wordt door de meeste leveranciers is een Capture Workflow oplossing nodig. Deze oplossing kan bijvoorbeeld metadata meegeven, bestanden converteren naar een ander formaat en informatie extraheren in het gescande document. Deze oplossing draait op een server en biedt ook de mogelijkheid om de Scan Apps te configureren en op de multifunctional aan te bieden. Voorbeelden hiervan zijn het scannen naar een zaaksysteem of personeelsdossier. Deze oplossingen bieden ook scan mogelijkheden van andere apparatuur zoals tablets en worden aangeboden door de leveranciers maar ook derden.

Mobile Print

Er zijn verschillende mogelijkheden om vanaf smartphones en tablets te printen. De leveranciers hebben oplossingen voor direct printen via Wifi of NFC. Daarnaast zijn er oplossingen die geïntegreerd kunnen worden met follow-me systemen zodat er alleen op gecontroleerde wijze geprint kan worden. Deze oplossingen bieden ook mogelijkheden voor gastprinting.

Virtueel briefpapier

De kosten voor een kleurenafdruk zijn de afgelopen jaren aanzienlijk in prijs gezakt. Hierdoor kan het interessant worden om virtueel briefpapier te gaan gebruiken. Het bedrijfslogo wordt dan geprint en vervalt het voorbedrukte briefpapier. In een digitale werkomgeving heeft dit, naast de besparing op voorbedrukt briefpapier, het voordeel dat er een universeel proces kan worden ingericht. Het digitale document voor de e-mail, het digitale bedrijfsarchief en de fysieke afdruk is dan als hetzelfde origineel gebruiken. Er zijn leveranciers die kleurafhankelijke afdrukkosten hanteren. Hierdoor wordt voor een logo met minimaal kleurgebruik niet de volledige kleurafdruk gerekend.

Informatie en document management

Ontwikkelingen binnen het ICT domein hebben geleid tot meer digitale informatievergaring en -verwerking (productgroep Informatie Management), digitalisering van de werkprocessen (productgroepen content management (DMS, ECM, BPM) en toenemende digitale distributie via intranet, e-mail en zogenaamde mijn-portalen (productgroep infrastructuur voor klantcommunicatie).

ICT op kantoor

Door de opkomst van ICT in het kantoor heeft er een sterke toename van de informatiebeschikbaarheid plaatsgevonden en is het afdrukvolume in eerste instantie flink toegenomen. Echter met de komst van het internet, mobiele netwerken én de iPad tablet in 2010 is er een duidelijke kentering merkbaar in het werken met digitale documenten. Deze ontwikkeling zal naar verwachting een aanzienlijke reducerende invloed hebben op het afdrukvolume in het kantoor in de komende 5 tot 10 jaar. Kopieerfunctionaliteit neemt in belang af en scanfunctionaliteit neemt in belang toe. De multifunctional wordt steeds meer het verbindende punt tussen fysieke en digitale documentverwerking voor de kantoormedewerker. Het verandertempo is afhankelijk van de organisatie.

Digitale communicatiekanalen

De afgelopen jaren zijn het aantal digitale communicatiekanalen sterk toegenomen. Distributie over deze kanalen is aanmerkelijk sneller én goedkoper dan via de traditionele post, welke verantwoordelijk is voor circa 75% van de logistieke documentkosten. Belangrijke redenen om het printvolume te terug te dringen zijn dan ook het verlagen van logistieke kosten, verschuiven van informatiedistributie naar het internet en het toepassen van nieuwe digitale communicatievormen. In de komende jaren zal de focus verschuiven van het verlagen van kosten naar een verbetering van de klantcommunicatie om een betere klantbeleving te ondersteunen.

Verwachting

De verwachting is dat de opkomst van Social Media, Mijn-portalen en Internet of Things leiden tot een intensiever en continue contact met klanten, burgers en ondernemers. De verwachting is dat de communicatiefrequentie de komende jaren enorm zal gaan toenemen. Hoewel dit vooral in het digitale domein zal gaan plaatsvinden zal het ook invloed hebben op de productie van papieren documenten. Activiteiten zullen in hoge mate geautomatiseerd worden door de inzet van ECM en CCM platformen. Intern zullen de bedrijfsprocessen gebruik gaan maken van digitale workflow. Hierbij is printen hoogstens een tijdelijk en consumptief onderdeel van het werkproces.

Dit marktdossier is opgesteld in samenwerking met Docufacts, The Message Company en enkele marktpartijen. PIANOo ontvangt graag opmerkingen, verduidelijkingen en aanvullingen op dit marktdossier. U kunt hiervoor gebruik maken van het contactformulier.