Hoe bereid ik een aanbesteding voor?

Antwoord: 

Een goede voorbereiding van de aanbesteding levert tijdwinst op in het verdere traject. Ook kan een goede voorbereiding voorkomen dat u tijdens de aanbesteding belangrijke wijzigingen moet doorvoeren die een rectificatie betekenen of zelfs het afbreken van de aanbesteding. Het is van belang in de voorbereiding vast te stellen:

  • wat de inkoopbehoefte is (voor nu en in de toekomst)
  • hoe de markt er uit ziet
  • wat de verwachtingen zijn ten aanzien van het inkoopresultaat
  • welke (inkoop)beleidsdoelen van belang zijn
  • of een marktverkenning of marktconsultatie nodig is
  • of er bepaalde ideeën of randvoorwaarden ten aanzien van de contracten zijn
  • of er in percelen zal worden ingekocht en zo ja, welke verdeling dan gehanteerd wordt
  • welke eventuele afhankelijkheden en/of afhankelijke projecten er zijn
  • welke contacten er al zijn geweest met marktpartijen
  • of er acties zijn geweest van een individu binnen de aanbestedende dienst, zoals gesprekken met potentiële inschrijvers; deze kunnen namelijk impact hebben in het vervolgtraject.

In het voortraject wordt op basis van vorenstaande punten geïnventariseerd wat er ingekocht wordt en op welke wijze (o.a. procedure, percelen, te hanteren geschiktheidseisen, selectie- en gunningcriteria, specifieke voorwaarden, inkoopbeleidsdoelen). Een risico-inschatting hoort hier ook bij.

Diverse medewerkers leveren vanuit hun eigen specialisatie een bijdrage aan de inventarisatie: inkopers, gebruikers, financiële medewerkers, juristen.
Op basis van de inventarisatie stelt men een aanbestedingsstrategie op.

Als het niet mogelijk is om een goede inventarisatie te maken door gebrek aan kennis van de markt of van het werk, de levering of de dienst, is het mogelijk een externe deskundige in te schakelen. De deskundige moet voldoende onafhankelijk zijn. Is de deskundige werkzaam bij een potentiële leverancier, dan moet deze leverancier worden uitgesloten van mededinging bij de aanbesteding.

Een andere mogelijkheid is het uitvoeren van een marktverkenning of een marktconsultatie. Met marktconsultatie kunnen geïnteresseerde partijen reactie geven op een vraag naar een oplossing. Bij het uitvoeren van een marktconsultatie staat de gelijke behandeling voorop; een leverancier mag door de marktconsultatie niet een betere positie krijgen dan de overige leveranciers.
Dit gelijkheidsbeginsel houdt in dat reacties van de leveranciers open staan voor de andere deelnemers aan de consultatieprocedure, behalve als het om bedrijfsgeheimen gaat. Als de leverancier aangeeft dat het om bedrijfsgeheimen gaat, moet de aanbestedende dienst deze geheim houden.
Met de resultaten van de consultatie maakt de aanbestedende dienst een bestek en zet dat op de markt via een (Europese) aanbesteding.

Dossier: Inkoopproces

Icoon metrokaart lijn 4  Terug naar de metrokaart