10 spelregels helpen Zaanstad aan goede zorg

Hoe geef je de beste invulling aan sociaal beleid? Dat is de vraag die veel gemeenten zich stellen sinds de decentralisatie van Wmo, de Jeugdwet en de Participatiewet. De gemeente Zaanstad stelde tien spelregels op voor opdrachtverlening binnen het sociaal domein. Deze regels scheppen een kader om de opdrachten binnen het sociaal domein op een goede manier in de markt te zetten. Inkoop & contractmanager Brigitte Buis vertelt over het waarom en hoe van deze regels. (september 2017)

Praktijkvoorbeeld Sociaal Domein

Gemeente Zaanstad heeft 10 spelregels opgesteld om kaders te scheppen voor opdrachtverlening binnen het sociaal domein. In deze spelregels is aandacht voor zowel het aanbestedingsproces als de contractvorm en de contractinhoud. Deze spelregels verduidelijken het speelveld en zorgen ervoor dat visie en inkoopcriteria op elkaar zijn afgestemd.

Bijzonder

10 spelregels schetsen een kader, waarbij ruimte blijft voor flexibele invulling. De spelregels geven een antwoord op dilemma's die in Zaanstad actueel waren.

Doelstellingen

  • de beste zorg voor inwoners van Zaanstad
  • balans tussen kwaliteit voor de inwoner en het beschikbare budget
  • continuïteit én innovatie
  • integrale benadering én competitie
  • ruimte voor de professional

Voor- en nadelen

  • voordelen: flexibiliteit, maatwerk. Alle belangen worden meegenomen in de uiteindelijke overeenkomst.
  • nadelen: De spelregels maken het aanbestedingstraject intensief, daarmee kost het meer tijd en dus geld. Maar Zaanstad vindt het de tijdsinvestering waard. De dienstverlening in het sociaal domein is zo belangrijk, dat ook het proces om tot de juiste overeenkomst te komen goed moet zijn.

De uitdaging: de beste dienstverlening voor inwoners van Zaanstad

Zaanstad was een van de eerste gemeenten die de sociale wijkteams ging aanbesteden. Enkele aanbieders verloren hierdoor in 2014 hun perceel. Vooral onder medewerkers van de betreffende partijen veroorzaakte dat onrust. Brigitte Buis: "In de gemeentepolitiek leefden vragen over de manier waarop deze aanbesteding was aangepakt. Was er wel goed nagedacht over de consequenties voor de bewoners? Was de continuïteit van de zorgverlening wel gewaarborgd? De gemeenteraad stelde daarom voor om het aanbestedingsproces te evalueren."

De oplossing: evalueren van het aanbestedingsproces

In de evaluatie van het aanbestedingsproces kwamen dilemma's naar voren die zich voordoen in Zaanstad, vertelt Buis: "Het aanbestedingsproces is hét sturingsmiddel waarmee we iets kunnen bereiken voor de mensen in Zaanstad, maar soms zijn wensen met elkaar in tegenspraak. Kiezen we voor de beste dienstverlening tegen een goede prijs/kwaliteitverhouding, of kiezen we voor het behoud van werkgelegenheid voor Zaanse organisaties? Kiezen we voor de innovatieve blik van nieuwe organisaties, of voor kennis van en een band met de omgeving? Willen we ruimte geven aan professionals, of willen we criteria opstellen waar zorgverleners aan moeten voldoen?"

Voor een antwoord op al deze vragen ging Zaanstad met alle betrokkenen in gesprek. "Niet alleen met alle betrokken organisaties," benadrukt Buis. "Maar ook met de inwoners van Zaanstad. Op hen heeft de inhoud van deze contracten tenslotte een grote impact. Vaak was de conclusie dat we een middenweg moeten zoeken, dus was het zaak te bedenken op welke manier we het beste uit twee werelden kunnen halen."

Het resultaat: de tien Zaanse spelregels

De tien Zaanse spelregels geven op hoofdlijnen weer hoe Zaanstad omgaat met de dilemma's die boven tafel kwamen, vertelt Buis: "Zo is in regel 1 afgesproken dat we vooraf breed overleg voeren over de contracten die we aanbesteden. Daarbij gaan we in gesprek met alle relevante aanbieders en delen we alle informatie en expertise met hen, zonder dat we voorbij gaan aan privacy- en concurrentiegevoelige informatie. In de uitvoering leggen we niet alles vast. Dat staat in regel 2. We geven professionals de ruimte, maar bepalen wel mee over de doelen en resultaten die organisaties moeten behalen en hoe zij dat doen."

Continuïteit én flexibiliteit

Een van de dilemma's was te zorgen voor continuïteit van de geleverde diensten, zonder dat dit ten koste zou gaan van de flexibiliteit van het kiezen van een nieuwe aanbieder. Daarover gaat regel 3, licht Buis toe: "Dit doen we bijvoorbeeld door te kiezen voor langere contracten, maar wel in combinatie met harde evaluaties. Levert een aanbieder kwaliteit, dan continueren we het contract. Maar gaat het niet goed, dan kunnen we tussentijds afbreken."

In regel 4 regelt Zaanstad dat er maatwerk wordt geleverd bij de vorm van het contract, legt Buis uit: "We kiezen niet voor een standaardvorm, maar kijken elke keer naar hoe het contract optimaal kan aansluiten bij het specifieke maatschappelijke doel. We gebruiken wetgeving als kader, maar het maatschappelijke doel is leidend."

Samenwerken én competitie

Zaanstad vindt integrale zorg belangrijk. Daarom is regel 5 ook een regel die samenwerking tussen organisaties stimuleert, zonder dat gezonde competitie tussen de organisaties verdwijnt. Buis: "Dat doen we bijvoorbeeld door te werken met een combinatie van hoofd- en onderaannemers. Dit is een vorm van ketenfinanciering, maar we experimenteren ook met andere innovatieve financieringsvormen."

Zaanstad wil contracten niet dichttimmeren, vertelt Buis: "We werken op basis van vertrouwen. Dat is de inhoud van regel 6. We geven professionals de ruimte om zelf de inhoud van hun dienstverlening te bepalen en houden de contracten dus simpel. We willen weten of de cliënten tevreden zijn en of de aanbieders binnen het budget blijven. In totaal vinden wij dat maximaal zeven prestatie-indicatoren genoeg moeten zijn voor de aanbieder om zich te verantwoorden."

Ruimte voor innovatie

Ook innovatie is een belangrijk thema voor Zaanstad. Buis licht regel 7 toe, die hierover gaat: "Deze regel is bedoeld om ruimte te creëren voor nieuwe organisatievormen en innovatieve organisaties, zoals bewonersinitiatieven. We willen die initiatieven niet in de weg zitten met ingewikkelde regels, dus zorgen we voor contracten met meer experimenteerruimte, op basis van kleinere zorgpercelen."

Omdat Zaanstad van haar aanbieders verwacht dat ze maatschappelijk verantwoord ondernemen, is daar ook een regel voor: "Daaraan besteden we aandacht in regel 8. Onderdeel hiervan is dat wij het stimuleren dat aanbieders investeren in hun uitvoerend personeel. Dat is een van de selectiecriteria waarop aanbieders een contract kunnen krijgen."

Exit-strategie als gunningscriterium

En hoe gaat Zaanstad om met de wisseling van de wacht? "Een aanbesteding gaat in principe om een tijdelijke gunning van een opdracht. We verwachten dan ook van onze aanbieders dat zij nadenken over een goede exit-strategie. Daar vragen we om in regel 9. Wat is de beste manier om kennis, vaardigheden, cliënten en dossiers over te dragen aan een eventuele opvolger? Dat voorkomt situaties zoals die in 2014."

Tot slot is in regel 10 beschreven hoe Zaanstad omgaat met het belang dat zij hecht aan kennis van en gevoel voor Zaanstad: "Een organisatie die van ver komt kan goed zijn, mits die zich aanpast en verbindt met Zaanstad. Dat kan bijvoorbeeld door samen te werken met organisaties die hier al thuis zijn. Belangrijk is dat een aanbieder de sociale kaart van Zaanstad kent en dat de voorzieningen in de buurt zijn. Het is aan de aanbieder om daar een creatieve oplossing voor te vinden. Een van onze huidige aanbieders deed dat bijvoorbeeld door een samenwerking aan te gaan met een bewonersinitiatief."

Geleerde lessen en tips

Zorg ervoor dat elke betrokken partij vooraf duidelijk inzicht in de verwachtingen heeft en over alle relevante informatie beschikt. Bekijk per keer welk contracttraject optimaal aansluit bij het specifieke maatschappelijke doel dat je wilt bereiken. Zorg voor een 'warme wisseling van de wacht', door de overdracht van cliënten en dossiers te borgen in de algemene voorwaarden Wat van ver komt kan heel goed zijn, mits het zich aanpast en verbindt. Neem in het contract de eis op om met kennis van en gevoel voor de lokale situatie te werken.

Document: 10 Zaanse regels voor opdrachtverlening in het sociaal domein

Thema-update Sociaal domein

Wilt u op de hoogte blijven van informatie en ondersteuning over inkoop in het sociaal domein? Meld u dan aan voor de Thema-update Sociaal Domein.
Aanmelden: Thema-update Sociaal domein

Dossier Sociaal Domein

Dit artikel maakt deel uit van het dossier Sociaal Domein. In dit dossier vindt u informatie over diverse inkoopmethoden, opdrachtgeverschap, de markt, het contractmanagement en actuele ontwikkelingen binnen het sociaal domein. Hier vindt u onder meer de Checklist inkoop in het sociale domein. Deze checklist toont de belangrijkste aandachtspunten waar u als gemeentelijke inkoper rekening mee kunt houden bij inkoop in het sociale domein.
Dossier: Sociaal Domein