Benieuwd naar het effect van uw MVI-beleid? Ga meten!

04-10-2019 | Bron: PIANOo

Wat leveren inspanningen om maatschappelijk verantwoord in te kopen op? Overtreft u uw stoutste verwachtingen of valt de impact een beetje tegen? Meten geeft inzicht in de vruchten van het MVI-beleid en helpt u te sturen op een steeds beter resultaat. Bovendien: weten wat het effect is van MVI, stimuleert en inspireert, én vergroot het draagvlak binnen de organisatie. Michiel Zijp, onderzoeker bij het centrum voor duurzaamheid milieu en gezondheid van het RIVM, geeft uitleg over het hoe, wat en waarom van meten.

Waarom is meten belangrijk?

"Maatschappelijk verantwoord inkopen vergt een grote inspanning. Logisch dat organisaties willen weten wat die inspanning oplevert. Draagt die bij aan onze duurzaamheidsambities en zo ja, hoeveel? Stoten we minder CO2 uit? Gaat ons energieverbruik omlaag, voldoen we aan onze social return-afspraken? Meten geeft inzicht in die effecten en maakt het mogelijk bij te sturen als het effect uit- of achterblijft. Bovendien merkt u sneller waar u juist géén energie in moet steken. Tot slot: als u inzichtelijk maakt wat MVI oplevert, geeft dat vaak een positieve boost en ontstaat er meer draagvlak bij het bestuur."

Michiel Zijp van het RIVM
Michiel Zijp van het RIVM

Waar moeten we beginnen?

"Begin niet met alle tenders tegelijk maar met focus in de MVI-strategie. Hoe? Door zichtbaar te maken waar in potentie de kansen liggen. Een spend-analyse geeft overzicht waar uw organisatie de grootste inkoopkosten maakt. Vaak is de meeste winst te behalen bij de grotere kostenposten. Voor aanbestedingen binnen die productgroepen is vaak ook de meeste capaciteit om te experimenteren met MVI. Toch is inkoopvolume alleen niet genoeg, omdat aan sommige uitgaven weinig stuurmogelijkheden zitten voor MVI-winst. Bijvoorbeeld inhuur van adviesdiensten is vaak een grote post bij overheden, maar daar zitten niet direct de grote klappers. Dus een combinatie van uitgaven en kwalitatieve of kwantitatieve informatie over de stuurmogelijkheden om MVI- winst te halen bepaalt de focus."

Wat zijn de mogelijkheden om te meten tijdens de aanbesteding en het selectieproces?

"Afhankelijk van waar de meeste MVI-kansen zitten, kunt u producten en diensten vergelijken of juist naar leveranciers kijken. Bij ICT-hardware zijn er bijvoorbeeld meer winstmogelijkheden als u zich richt op de duurzame productie en circulariteit (bijvoorbeeld langer gebruik) van de apparatuur, dan op het energieverbruik. Want juist bij de productie van ICT zit de grootste negatieve milieu-impact. Bij inkoop van verantwoorde mobiliteit is er juist wel veel winst te halen in de gebruiksfase. En bij bedrijfskleding is het de vraag wat meer MVI-winst oplevert: het percentage gerecycled materiaal of de geschatte wasfrequentie en de wastemperatuur. Anderzijds kunt u ook leveranciers vergelijken en kiezen voor een leverancier die heel duurzaam bezig is, óók als het product dat u afneemt een gering volume heeft en voor uw organisatie dus weinig MVI-impact heeft."

"Per inkoopfase zijn er diverse tools beschikbaar om te meten (zie rechts op de pagina). Ga daarnaast ook vooral in gesprek met de marktpartijen en vraag inschrijvers bij een aanbesteding om een kwantitatieve onderbouwing. Steeds meer leveranciers beschikken over meetgegevens en investeren in een materialenpaspoort van hun producten."

Waar moeten we na gunning op letten bij het monitoren van de effecten?

"Na gunning van de opdracht en selectie van product of dienst wilt u weten wat er in de praktijk terechtkomt van uw ambities. De MVI-impact kan immers (veel) kleiner of groter blijken dan verwacht. Waar het bepalen van de focus de start is, en meten bij de selectie het meest spannend en nauwkeurig (wie wint de aanbesteding?), is meten in deze fase het belangrijkst. Want zo kunt u bij sturen of de strategie ombuigen. Effecten monitoren kan vaak met dezelfde tools als die gebruikt zijn bij de selectie. Bij leaseauto’s kunt u makkelijk meten wat het daadwerkelijke energieverbruik is en wat de uitstoot, bij bedrijfskleding kunt u de wasfrequentie meten en berekenen hoeveel energie dat kost, hoeveel uitstoot dat genereert en wat de milieu-impact van de hoeveelheid chemische wasmiddelen is. U kunt ervoor kiezen zelf effecten te meten en deze te bespreken met de leverancier, of uw leverancier de effecten te laten aantonen."

Hoe krijgen we zicht op de implementatie van MVI in onze organisatie?

"Sommige stappen die MVI succesvol maken, zijn organisatorisch van aard en niet direct in duurzaamheidswinst uit te drukken. Denk aan het opstellen van een visie, een MVI-actieplan en inzicht in de materiaalstromen. Er zijn verschillende MVI-zelfevaluaties in omloop die zicht geven op hoe ver u als organisatie bent met de implementatie van MVI. Zo’n evaluatie helpt ook om vervolgstappen te zetten. U kunt bijvoorbeeld zelf als organisatie een CO2-prestatieladdercertificaat halen, of de NEVI – MVI-implementatie tool gebruiken. Ook heeft PIANOo een MVI-zelfevaluatie tool (MVIZET) ontwikkeld waarmee aanbestedende diensten in TenderNed inzicht krijgen hoe hun aanbestedingen scoren op MVI-gebied."

Wie en wat heb je nodig om te kunnen meten?

"Net als MVI zelf is meten iets waar organisaties klein mee beginnen en al lerende verder uitbouwen voor een optimaal effect. De betrokkenheid van het hele inkoopteam is daarbij van belang: inkoper, contractmanager, budgethouder én het bestuur. Wat u gaat meten is namelijk niet vrijblijvend, vaak is dat het gene waarop u gaat sturen. Bovendien heeft MVI impact op de organisatie. Denk aan de implementatie van nieuwe producten of diensten en het draagvlak daarvoor op de werkvloer. Bij die implementatie spelen ook management en bestuur vaak een grote rol. Vergeet ook de marktpartijen niet te betrekken. Zij hebben vaak al veel kwantitatieve informatie beschikbaar en zijn een belangrijke partner als het op meten aankomt. Ook zelfinzicht is belangrijk. Als u weet welke expertise u mist, weet u ook waarvoor u deskundigen in moet schakelen. Zij zijn in sommige gevallen zelfs onmisbaar om uw duurzaamheidsambities te specificeren in aanbestedingen, met name als levenscyclus analyse achtige benaderingen worden toegepast."

Kunnen we niet beter wachten met meten totdat er duidelijke indicatoren en uniforme tools zijn?

"Nee, ga daar niet op wachten! Er wordt al gewerkt aan de harmonisatie van indicatoren en tools en dit krijgt vanzelf een boost als de urgentie er is. Veel partijen zijn zich nu aan het oriënteren op hun rol in de energietransitie en denken na over circulaire economie-doelen. Zij kunnen vooruitgang boeken door slim te meten met instrumenten die nu voorhanden zijn en passen bij hun situatie. En dat is belangrijk, want, zoals Lord Kelvin (de grote natuurkundige van de 19de eeuw) al zei: “wat je niet kan meten, kan je niet verbeteren”. MVI is een te belangrijk instrument om duurzaamheidsdoelstellingen te halen om niet te verbeteren."

Welke vragen moeten we onszelf stellen bij het kiezen van de juiste tool?

  • In welke product-/dienstengroep valt mijn aankoop en is daar een specifieke tool voor?
  • Welk MVI-thema is relevant voor deze productgroep en past dit bij de ambities van mijn organisatie?
  • Is het belangrijk om inzicht te krijgen in de prestatie van de leverancier, van een product/dienst, of beide?
  • Wat voor soort uitkomsten moet de tool realiseren? Wil ik vooral aandachtspunten signaleren of een overzicht van de prestatie? Wil ik kwalitatieve of kwantitatieve resultaten? In welk stadium van de inkoop gebruik ik de tool?
  • Wil ik de impact van de levenscyclus van een product in kaart te brengen? Of wil ik inzicht in bepaalde delen van de productketen?
  • Moet ik als inkoper zelf de tool kunnen toepassen, of wil ik dat aan externe experts overlaten?

Leernetwerken klimaatneutraal en circulair inkopen

Michiel Zijp verzorgde op de derde Leernetwerkdag van PIANOo en RWS op 26 september 2019 een introductie op de verschillende mogelijkheden en tools die er zijn voor effectmeting bij MVI. De belangrijkste leerpunten en tips van deze dag zijn per leernetwerk samengevat in verslagen.