CoP Digitale Innovaties: Hoe werkt Common Ground in de praktijk?
Common Ground is een nieuwe manier om binnen de publieke sector te werken met data. De crux is om data los te koppelen van applicaties, zodat die data breder toepasbaar worden. In de CoP Digitale Innovaties van 26 september 2023 deed de gemeente Utrecht haar ervaringen uit de doeken. Verder inspireerde de Vlaamse innovatiemanager Dany Robberecht door vanuit zijn perspectief de verwonderingen te delen over het inkopen van innovatie.
De gemeente Utrecht wilde een integraal beheersysteem voor de assetinformatievoorziening van uiteenlopende objecten. Om de buitenruimte verder te digitaliseren. “Dit is niet alleen cruciaal voor het onderhoud van die objecten”, zegt Frans de Waal, senior data-architect bij de gemeente. “De informatie hebben we ook nodig om verschillende vraagstukken op te pakken rond bijvoorbeeld woningbouw, klimaatadaptatie en de energietransitie.
Het nieuwe informatiesysteem is nodig om de maatschappelijke vraagstukken aan te kunnen, zodat we inzichtelijke informatie erover kunnen bieden aan experts. “Zo zie je in het ruimtelijke domein allerlei ontwikkelingen met slimme lantarenpalen, digital twins en sensordata. En daarnaast zien we dat het informatiesysteem heel veel uitwisseling vereist met andere informatiesystemen. Vandaar dat we met het systeem zijn uitgegaan van Common Ground principes, met een open structuur van softwarecomponenten”, aldus De Waal.
Aanbesteding terugtrekken
Inkoopconsultant Bas van Midde van adviesbureau Roger hielp de gemeente bij de aanbesteding van een integraal beheersysteem op basis van Common Ground. Het moest Utrecht verlossen van data die ‘vastzit’ aan een groot aantal applicaties, dat leidt tot dataverlies en inefficiënte manuele handelingen. “Na 2 marktconsultaties ontdekten we dat de markt niet zo’n veelomvattend informatiesysteem in zijn totaliteit kon leveren. We besloten de aanbesteding terug te trekken en een nieuwe te publiceren voor 2 percelen: een perceel voor een basisbeheersysteem en een perceel voor objectenregistratie. We gaven alleen technische eisen mee en vervatten de functionele eisen in use cases.”
Mededingingsprocedure met onderhandeling
Voor de aanbesteding koos de gemeente voor de mededingingsprocedure met onderhandeling (MMO). “Daarmee konden we heel goed de dialoog faciliteren tussen overheid en markt”, zegt Van Midde. “Zo kun je gezamenlijk het gesprek aangaan om tot betere uitkomsten te komen.” De Waal: “Door die dialoog was ook meteen duidelijk welke partijen enthousiast waren om met ons de uitdaging van een integraal beheersysteem aan te gaan.” Het leverde voor een maximale periode van 10 jaar een gevestigde partij op voor de objectenregistratie en een innovatieve partner voor het basisbeheersysteem.
Gebruikssituaties stonden centraal
De gemeente richtte de MMO zo in zodat er 3 rondes waren. Deze rondes gebruikten ze onder andere om de use-cases (gebruikssituaties) te doorgronden en de werking van systemen te laten zien. Op deze manier kwam ook steeds duidelijker het benodigde ontwikkelpad in beeld. “Verder bouwden we ruimte in voor innovatie en doorontwikkeling, dit deden we door als gunningscriterium samenwerking uit te vragen. Daarbij moesten de partijen ook aangeven wat van de gemeente benodigd is, maar ook hoe ze het partnerschap met de andere marktpartij zien. Ook daarbij was de onderhandelingsfase van toegevoegde waarde, zo kreeg de gemeente ook huiswerk mee om op sommige aspecten meer informatie te geven.”
Lees het volledige verslag
Lees het volledige verslag en leer tevens van de ervaringen, tips en verwonderingen rondom inkoop in de praktijk van Dany Robberecht, directeur strategische innovatie bij het Vlaamse innovatiebureau Verhaert. Ook delen Frans de Waal en Bas van Midde uiteenlopende tips om digitale innovaties in te kopen.
De volgende sessie van de CoP Digitale Innovaties vindt online plaats op dinsdag 21 november 2023. U kunt zich aanmelden via het aanmeldformulier.