Praktijkvoorbeeld: Belastingdienst koopt succesvol in met de Superformule
Sinds 2013 maakt de Belastingdienst voor aanbestedingen gebruik van de Superformule. Deze gunningsmethodiek levert hun goede resultaten op, zo blijkt uit praktijkonderzoek over 10 jaar gebruik. Maar liefst 70% van de winnende inschrijvingen is qua prijs en kwaliteit beter dan de vooraf gestelde referentiewaarden.
Op basis van de voorkeuren van een aanbestedende dienst rond prijs en kwaliteit – de zogeheten referentiewaarden – berekent de Superformule de allesomvattende score van elke inschrijving. “Het is een absolute gunningsmethodiek, dus de score is niet afhankelijk van andere inschrijvingen”, zegt Pieter van Dorth, inkoopeconoom bij de Belastingdienst.
Scores duidelijk gevisualiseerd
De Superformule-tool visualiseert de kwaliteit in een grafiek met de punten voor kwaliteit op de x-as en de prijs op de y-as. Van Dorth: “In de gratis beschikbare Excel-tool vul je als aanbestedende dienst je referentiewaarden in.” Eenmaal tevreden met de ingestelde referentiewaarden genereert de tool, zonder bemoeienis met de onderliggende wiskunde, een tekst en grafiek voor de aanbestedingsdocumenten.
Stimulans voor leveranciers
“Het bijzondere van de Superformule is dat je de markt stimuleert tot scherpere prijsstellingen én betere kwaliteitsopgaven”, zegt Gertjan Schut, ook inkoopeconoom bij de Belastingdienst. “Door de heldere visualisatie kunnen inschrijvers ‘spelen’ met de Superformule. Ze zullen ontdekken dat bij een hoge prijs en hoge kwaliteit hun winstkansen sterk stijgen als ze hun prijs verlagen. En bij een lage prijs en lage kwaliteit gebeurt dat juist als ze hun kwaliteit verhogen.”
70% beter dan gestelde referentiewaarden
Doet de Superformule ook in de praktijk wat die in theorie belooft? De Belastingdienst evalueerde 10 jaar toepassing van de gunningsmethodiek, die vooral werd ingezet voor IT-inkopen, maar bijvoorbeeld ook voor vertaal- en adviesdiensten, sanitaire voorzieningen en opleidingen en trainingen. “Van alle 513 offertes die we ontvingen, heeft 53% een betere propositie dan de gestelde referentiewaarden”, zegt Van Dorth. “Bij de gunningen, 171 in totaal, ligt dat percentage nog hoger: 70%.”
Toepassing Superformule
“Daar waar vraag en aanbod bij elkaar komen, kun je de Superformule toepassen. Je kunt namelijk heel gericht sturen op referentiewaarden rond prijs en kwaliteit”, zegt Van Dorth. Die eigenschap van de Superformule bewijst zich in alle markten waar de Superformule tot nu is toegepast. De Superformule laat positieve effecten zien binnen de IT-aanbestedingen, het verwerven van opleidingen en verschillende diensten en leveringen.
Meer informatie
- Lees het uitgebreide onderzoek van de Belastingdienst naar de toepassing van de Superformule als gunningsmethodiek.
- Download de (gratis) nieuwe versie van de Superformule-tool en de handreiking Superformule van de Belastingdienst.
- Overweeg je de Superformule toe te passen? Lees dan ook de handreiking en gebruik de modeldocumenten.
De hierboven genoemde documenten vind je op de pagina Gunningsmethode Superformule.
Aanvullende tips voor toepassing van de Superformule
Naast de tips in het onderzoeksrapport adviseren Pieter van Dorth en Gertjan Schut het volgende:
- Maak jezelf de Superformule eigen door die naast een andere methodiek te gebruiken voor een lopende aanbesteding.
- Zet de Superformule in om aanbestedingen te evalueren. Heb je destijds wel een methodiek gebruikt die tot de gewenste resultaten heeft geleid?
- Analyseer voor elke aanbesteding welke gunningsmethodiek je het beste kunt gebruiken. Bekrachtigt de methodiek de inkoopdoelstellingen?
- Schakel eventueel bedrijfskundige kennis in om gunningsmethodieken rekenkundig en economisch te beoordelen. Doe bijvoorbeeld een beroep op een (interne of externe) businesscontroller of versterk je team met een bedrijfskundig geschoolde inkoper.
Lees het hele praktijkvoorbeeld
In het praktijkvoorbeeld meer over de Superformule van de Belastingdienst.