Praktijkvoorbeeld e-factureren: Universiteit Leiden gereed met implementatie e-facturen

16-05-2019 | Bron: PIANOo

Ook het onderwijs is als aanbestedingsplichtige sector wettelijk verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. De Universiteit Leiden was er eind 2018 op tijd bij om de e-facturatie implementatie in te richten. Technisch was men in april 2019 gereed en inmiddels worden de eerste e-facturen ontvangen. PIANOo sprak met Aaron Westerveld, functioneel beheerder bij de Universiteit, over zijn ervaringen en de vragen die gedurende het implementatietraject naar voren kwamen. De antwoorden daarop kunnen ook voor andere aanbestedingsplichtige organisaties waardevol zijn.

SAP en Kofax

We vragen Aaron allereerst binnen welke ICT-context e-factureren bij de Universiteit Leiden moest worden geïmplementeerd. Aaron: “Voor onze bestaande crediteurenfacturen hebben we een aantal stromen ingericht. Het overgrote deel wordt via Kofax en SAP verwerkt. Kofax fungeert als oplossing voor de import (scan en email), herkenning en validatie van metadata. Daarnaast worden de gevalideerde factuurgegevens met factuurbijlage in pdf in één vastgesteld formaat doorgezet naar SAP. In SAP vindt de registratie en goedkeuring plaats t.b.v. de factuurboeking. Die randvoorwaarden vormden dus de uitgangspunten toen wij eind vorig jaar het e-facturatie project startten.”

Volledig praktijkvoorbeeld

Universiteit Leiden gereed met implementatie e-facturen