Praktijkvoorbeeld MVI: Luchtverkeersleiding Nederland zoekt een circuliare partner

17-03-2020 | Bron: PIANOo

Luchtverkeersleiding Nederland (LVNL) zette in 2019 een aanbesteding circulaire kantoorinrichting in de markt. Daarmee begon de zoektocht naar een partner om invulling te geven aan een circulaire werkomgeving voor de komende 15 jaar.

Het doel was om op basis van een langdurig partnerschap een prestatiegerichte overeenkomst af te sluiten voor tenminste 950 circulaire werkplekken. Vooraf werd een kernteam duurzaamheid opgericht, een externe adviseur aangehaakt en zijn duurzaamheidsdoelstellingen geformuleerd. Zo werd de interne organisatie meegenomen en draagvlak gecreëerd. Een marktconsultatie hielp bij het formuleren van een uitvraag om maximaal in te zetten op duurzaamheid en toegankelijkheid voor het MKB. Uniek onderdeel van de aanbesteding was het inrichten van een proeftuin, al is later gekozen voor een aanvullende focus op reststromen.

Gunning en resultaat

De uiteindelijk opdracht, inclusief het interieurdesign en meubelmanagement, is gegund aan een consortium onder leiding van Objectform (met Buro Logge, Vepa, Lutterman Projectinrichting en Ex Interiors). Het belangrijkste resultaat van de inkoop is de focus op hergebruik, waardoor minder nieuwe grondstoffen en energie nodig zijn. Dit draagt bij aan de ambitie van LVNL: volledig circulair en geen CO2-voetafdruk in 2030.

Geleerde lessen en tips

  • Zorg dat iedereen binnen de organisatie op tijd aanhaakt en het kennisniveau op peil is. Het is waardevol om voor het aanbestedingstraject de interne visie, ambitie en doelstellingen uit te werken. Dit kan als kapstok dienen voor ambities in (toekomstige) aanbestedingen.
  • Gebruik de expertise uit de markt om de juiste vraag te formuleren. De markt geeft inzicht in wat haalbaar is.
  • Probeer je uitvraag zo open mogelijk te houden. Gebruik een marktverkenning/dialoog om te zien wat er nodig is om ook unusual suspects te laten inschrijven.
  • De aanbesteding en het contract zijn gericht op samenwerking en vertrouwen, niet op ingebouwde safeguards. Dit heeft juridische gevolgen en vraagt extra aandacht. Blijf gedurende het proces met elkaar in gesprek.
  • De proeftuin kan een goede aanvulling op de uitvraag zijn om de markt uit te dagen, maar de uitvoering brengt risico’s met zich mee. Plan extra tijd in het aanbestedingsproces en zorg dat de interne organisatie op de hoogte is van de risico’s.
  • De oude manier van werken is niet meer van toepassing. De opdrachtgever formuleert een behoefte, die de opdrachtnemer vanuit de afgesproken (duurzaamheids)doelstellingen vervult. Het doorbreken van oude gewoontes is essentieel en vergt cultuurverandering.

Praktijkvoorbeeld