Rijksinkoop verrijkt met lessen van leveranciers inkoopdiensten

05-06-2019 | Bron: Rijksoverheid  

Bij de rijksoverheid hebben de leveranciers van de raamovereenkomst Inkoopadviesdiensten nu 3 jaar ervaring met hun dienstverlening aan de inkoopuitvoeringscentra. Tijd voor deze leveranciers om zich te verenigen en de ‘verantwoordelijken voor inkoop’ binnen het Rijk te verrijken met hun best practices.

De leveranciers AevesBenefit, Conducto, Emeritor, Inquest, Pro10, Significant, Supply Value en Yacht zijn normaal gesproken elkaars concurrenten. Maar op 13 mei 2019 waren ze even hechte collega’s en organiseerden zij samen een bijeenkomst in het Yacht-gebouw in Diemen. Ze gaven daar het Rijk een uniek kijkje in hun wereld.

Toenemende complexiteit inkoopadviesdiensten

In zijn opening vertelde Commercieel directeur Bram van Beetz (Yacht) over de krapte op de arbeidsmarkt. Volgens Bram wordt het steeds moeilijker om geschikte kandidaten te vinden. “Dat komt niet alleen door de krapte, maar ook door de toenemende complexiteit van deze vorm van dienstverlening.”

Met elkaar in een keten

Otto van Stekelenburg (account director Yacht) stelde daarna enkele vragen aan Siep Eilander, voorzitter van de NEVI. Eilander gaf de aanwezigen een inkijkje in zijn tijd bij het Rijk. Hij was betrokken bij de oprichting van IUC’s en de ontwikkeling van categoriemanagement. “Als je kijkt naar de ontwikkelingen van inkoop in het algemeen, is het vooral 'keten denken'", vertelt Eilander, “we hebben elkaar nodig. Dus ga in gesprek met elkaar, leer elkaar kennen. In die keten ben je die schakel waar begrip en kennis van elkaar van fundamenteel belang is." De NEVI investeerde de afgelopen jaren in het hoogleraarschap. Directeur UBR|HIS, Richard Lennartz, zette zich al in om bij de universiteit van Utrecht een hoogleraarschap publieke inkoop te organiseren. “Daar doen wij graag aan mee”, riep Eilander. Ook lokale, provinciale als landelijke overheden doen daar aan mee. De oproep van Eilander: “Laten we samen, leveranciers van complexe dienstverlening en de NEVI, een leerstoel hoogleraarschap complexe dienstverlening inrichten.”

Leren van elkaar door best practices van inkoopadviesdiensten

Hoe kun je het beste leren van elkaar? Door zowel goede voorbeelden als voorbeelden die voor verbetering vatbaar zijn met elkaar te delen en het er samen over te hebben. De leveranciers hebben goed naar hun ervaringen met de IUC’s bij de Rijksoverheid gekeken, hun ervaringen gezamenlijk geëvalueerd, en zich afgevaagd waar zij bij het Rijk best practices zien.

Met zes mooie best practices gingen leveranciers en Rijksinkopers in 3 rondes met elkaar in gesprek:

  • Omgaan met krapte op de arbeidsmarkt (EZK, HIS)
  • Innovatie (DJI)
  • SROI (DICTU)
  • Aanvraagproces (RVO)
  • Inhuur versus resultaat (RWS/HIS)
  • Forecasting (Defensie).

We moeten dit vaker doen!

Dat was de conclusie van Fons Buurman, categoriemanager Inkoopadvies, mede namens collega-categoriemanager Esther Rijken. “Dit moet het nieuwe normaal worden en daar gaan wij als team categoriemanagement van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat ook mee aan de slag. Het begin is er nu met inkopers en leveranciers uit het inkoopdomein. Het is mooi dat dit kan, zonder dat we ons belemmerd voelen door concurrentie, maar echt in samenwerking. We hebben het vervolg zelf in de hand, laten we ons gezamenlijk inspannen om dit vaker te organiseren en om deze best practices verder uit te dragen.”

Dit is de eerste stap

“We willen dit zeker verder uitrollen”, vervolgt Fons. “De hoofden IUC’s zijn nu door de leveranciers verrijkt met aanbevelingen hoe we processen (meer) kunnen stroomlijnen en kwaliteit van de dienstverlening verbeteren. Het is leren van elkaar: de IUC’s kunnen elkaar met hun best practices inspireren.”

Geïnteresseerd naar de inhoudelijke terugkoppeling van deze dag?

Bent u benieuwd naar de inhoudelijke opbrengsten van deze dag? Wilt u weten welke lering en conclusies uit de 'best practices' zijn getrokken? Stuur een mail naar Categorie.inkoopadvies@rijksoverheid.nl.

Lees ook de blog van Kees Tazelaar over de succesvolle Rijksleveranciersdag Inhuur Inkoopadviesdiensten . op public-procurement.info.