Bidmanager drukt niet op ‘opslaan’ (week 3)

Feiten en omstandigheden

Op 1 juli 2021 is een Europese aanbesteding van de Nederlandse Kustwacht van het Ministerie van Defensie op de markt gekomen. [eiser] en [gedaagde] hebben besloten deel te nemen aan deze aanbesteding met [gedaagde] als hoofdaannemer en [eiser] als onderaannemer. [eiser] heeft in dit kader op 17 september 2021 haar definitieve offerte aan [gedaagde] gezonden.

Op 28 september 2021, de laatste dag dat kon worden ingeschreven, heeft [gedaagde] de inschrijving ingediend. Deze bleek onvolledig, omdat een aantal documenten niet met de inschrijving is meegezonden. Dit kwam doordat de ‘bidmanager’ van [gedaagde] bij deze documenten niet op ‘opslaan’ heeft gedrukt gedurende het digitale inschrijvingsproces. Als gevolg hiervan werd de inschrijving door het Ministerie van Defensie ongeldig verklaard. Daardoor hebben partijen niet kunnen deelnemen aan de aanbesteding. [eiser] vordert veroordeling van [gedaagde] tot betaling van € 870.769,00. Het oordeel van de rechter:

Het knopje ‘opslaan’

“Anders dan [eiser] heeft betoogd, is naar het oordeel van de rechtbank geen sprake van bewust roekeloos handelen. [gedaagde] heeft onbetwist aangevoerd dat de fout bij de inschrijving is ontstaan tijdens een langdurig en ingewikkeld digitaal proces, waarbij per ongeluk een aantal keer niet op het knopje ‘opslaan’ is gedrukt. Deze fout was voor de desbetreffende medewerker niet direct waarneembaar, omdat het systeem een groen balkje liet zien met daarin de vermelding ‘100%’. Pas naderhand heeft de medewerker geconstateerd dat deze aanduiding niet betekende dat alle documenten zijn geüpload. De medewerker is zelf (ook) enorm geschrokken van deze fout, aldus [gedaagde] . Uit dit betoog kan niet volgen dat de betrokken medewerker zich bewust is geweest van de aanmerkelijke kans dat hij fouten zou maken. De rechtbank gaat voorbij aan de niet onderbouwde veronderstelling van [eiser] dat de medewerker de instructies voor het inschrijvingsproces niet zou hebben bestudeerd. Ten overvloede merkt de rechtbank op dat niet gesteld is dat de medewerker een leidinggevende positie binnen [gedaagde] had.”

Niet bewust roekeloos

“Ook op het niveau van de organisatie van [gedaagde] is niet gebleken van handelen of nalaten dat als bewust roekeloos moet worden beschouwd. [eiser] stelt dat [gedaagde] – vanwege een personeelstekort – heeft gehandeld in strijd met haar beleid dat bij een inschrijving altijd twee personen betrokken zijn, dat een vergelijkbare fout al twee keer eerder zou zijn gemaakt en dat [gedaagde] de inschrijving zonder reden pas op de laatste dag heeft verricht en geen acht heeft geslagen op eerdere vragen van de Kustwacht over de volledigheid van de documenten. [gedaagde] heeft deze stellingen betwist. Maar ook indien van de door [eiser] gestelde feiten wordt uitgegaan, is dat onvoldoende voor de conclusie dat [gedaagde] bewust roekeloos heeft gehandeld. Het is aan [gedaagde] om te bepalen op welke wijze haar medewerkers de werkzaamheden verrichten. Niet gezegd kan worden dat de keuze om een inschrijving niet door ‘vier ogen’ te laten zien, al dan niet ingegeven door een tekort aan personeel, dermate onverantwoord is dat daarom sprake zou zijn van bewuste roekeloosheid. Dit geldt ook voor het gegeven dat de inschrijving op de laatste dag van de termijn is verricht. Een en ander wordt niet anders als moet worden aangenomen dat het twee keer eerder verkeerd is gegaan, waarbij de rechtbank overigens aantekent dat [eiser] slechts één van die eerdere gevallen heeft geconcretiseerd en dat in dat geval de fout tijdig is hersteld. Hierbij neemt de rechtbank in aanmerking dat, zoals [gedaagde] onbetwist heeft aangevoerd, haar ‘tenderdesk’ tussen de 120 en 130 inschrijvingen op aanbestedingen per jaar verricht en dat de met deze inschrijving belaste medewerker twintig jaar ervaring heeft. Dat [gedaagde] met de wijsheid van achteraf bepaalde dingen anders of eerder had kunnen doen, maakt haar handelen in de gegeven omstandigheden niet bijzonder laakbaar, laat staan bewust roekeloos.”

(VdLC publishers/consultants BV, 25 januari 2023)

Lees de volledige uitspraak op rechtspraak.nl