Bouw, GWW en overheid profiteren van de voordelen van e-factureren

10-04-2018 | Bron: PIANOo

Ieder jaar versturen bedrijven miljoenen facturen aan elkaar en naar de overheid. Deze facturen worden nu nog voor een deel handmatig verstuurd en verwerkt. Dit kost tijd en geld. Bovendien liggen fouten op de loer. Bij elektronisch factureren (e-factureren) is handmatige verwerking niet meer nodig.

Gemak en minder fouten

Een e-factuur is geen digitale factuur zoals een e-mail met pdf bijlage. Een e-factuur is een (XML-)bestand dat van het ene geautomatiseerde systeem automatisch in het andere systeem wordt verwerkt. De relatief kostbare en arbeidsintensieve handmatige verwerking van facturen via post of e-mail is niet meer nodig. Bovendien is er bij handmatige verwerking een grotere kans op fouten. Gemak, efficiencyvoordelen en minder fouten zijn de grote voordelen van e-factureren. Om die reden stimuleren Bouwend Nederland en de Nederlandse overheid het overstappen op e-factureren.

E-facturatieplatform Bouwend Nederland

De voordelen van e-factureren zijn er voor zowel verzenders als ontvangers. Hoe meer bedrijven onderling, maar ook naar de overheid gaan e-factureren, hoe beter de voordelen zichtbaar worden. Om met elkaar te kunnen communiceren, is het belangrijk dat dezelfde standaarden worden gebruikt en ict-systemen op elkaar zijn afgestemd. Dat biedt het sectorale e-facturatie platform van Bouwend Nederland. Bedrijven kunnen hierop aansluiten wat vooral voor de inkomende factuurstroom voordelen oplevert. Bovendien is het platform aangesloten op het netwerk van Simplerinvoicing. Dit afsprakenstelsel van softwarebedrijven en ict-dienstverleners maakt laagdrempelig uitwisselen van e-facturen mogelijk. Niet alleen tussen bedrijven onderling, maar bijvoorbeeld ook met decentrale overheden. E-facturen verzenden kan overigens vaak ook rechtstreeks vanuit de eigen (boekhoud)software van bedrijven. Veel boekhoudpakketten in het MKB hebben inmiddels de voorziening om e-facturen te sturen via het netwerk van Simplerinvoicing.

Sectoraal platform e-factureren op bouwendnederland.nl .
Simplerinvoicong op get.simplerinvoicing.org .

Grote besparingen

Onderzoek van Deloitte heeft aangetoond dat het overstappen op e-factureren miljarden euro’s besparingen kan opleveren. Mede om die reden heeft de Rijksoverheid al per 1 januari 2017 e-factureren bij nieuwe contracten verplicht gesteld voor leveranciers. Dat is gebeurt in afstemming met koepels en brancheverenigingen uit het bedrijfsleven, waaronder ook Bouwend Nederland. Het idee was om e-factureren een extra impuls te geven en sindsdien stijgt het aantal e-facturen naar de Rijksoverheid dan ook gestaag.

Verplichting

Een tweede impuls om e-factureren te stimuleren is de verplichting voor (decentrale) overheden en alle andere aanbestedingsplichtige organisaties om per 18 april 2019 e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Die verplichting is opgenomen in de Aanbestedingswet en komt voort uit Europese regelgeving. Ook op de agenda van de Europese Unie staat e-factureren nadrukkelijk genoteerd. Het is de verwachting dat vanaf 2019 een sneeuwbal effect in e-factureren zichtbaar wordt, want decentrale overheden zullen hun toeleveranciers stimuleren e-facturen te gaan sturen of een verplichting opnemen in hun inkoopvoorwaarden.

Fluitje van een cent

Gemeenten, provincies en waterschappen gaan via hun ict-leveranciers veel gebruik maken van het netwerk van Simplerinvoicing om e-facturen te ontvangen, is de verwachting. Die route sluit naadloos aan op e-facturatie via het sectorale platform van Bouwend Nederland. Voor bedrijven uit de bouw en GWW die werken met het platform is e-factureren naar de overheid dan een fluitje van een cent. Maar dat veronderstelt natuurlijk wel dat decentrale overheden er klaar voor zijn.

Decentrale overheden nog niet allemaal gereed

Veel decentrale overheden en andere aanbestedingsplichtige organisaties zijn nog niet gereed om e-facturen te ontvangen. De urgentie neemt echter toe, want de wet is immers onverbiddelijk. Het gaat niet alleen om het ‘ict-klusje’, maar ook om het aanpassen van de interne processen. Alleen dan wordt geprofiteerd van alle voordelen die e-factureren biedt. Het PIANOo Programmabureau e-factureren ondersteunt decentrale overheden en andere aanbestedende diensten bij de implementatie van e-factureren. Het bureau heeft ook een monitorfunctie over de voortgang van de implementatie. Daarin is weliswaar een duidelijk stijgende lijn te zien, maar veel organisaties moeten nog stappen nemen.

Deze column is op 6 april 2018 gepubliceerd op cobouw.nl  (alleen voor abonnees).

Meer informatie
Dossier: E-factureren