Checklist e-factureren verkorte aanpak

Bent u al voorbereid op e-factureren en wilt u controleren of u op de goede weg zit? Wilt u een verkort traject starten om e-factureren te realiseren in uw organisatie? Ga dan aan de slag met deze checklist e-factureren verkorte aanpak. De checklist biedt een overzicht van de belangrijkste onderwerpen die u tegenkomt als u e-factureren oppakt.

Iedere organisatie is vrij om te kiezen hoe de verplichting tot het ontvangen en verwerken van e-facturen wordt ingericht. Veel van de informatie is erop gericht om de maximale voordelen van e-factureren te benutten en de te maken keuzes te ondersteunen. Voor organisaties die zich al vergaand hebben voorbereid en voor organisaties die voor een verkorte aanpak kiezen is deze checklist e-factureren opgesteld.

Strategisch

  • De organisatie is zich bewust van de verplichting e-facturen.
  • De positie van het inkoopproces in het kader van digitalisering is heroverwogen.
  • Proces, organisatie en ICT zijn op elkaar afgestemd.

Financieel & Factuurverwerkingsproces

  • Procesverbetering: veranderingen in het factuurverwerkingsproces zijn bekend.
  • Organisatieverandering: gevolgen voor de interne organisatie zijn bekend.
  • Aanspreekpunt voor leveranciers ingericht.

Informatie & Automatisering

  • Productkennis: inventarisatie mogelijkheden softwareleverancier(s).
  • De kanaalkeuze voor de e-factuur is gemaakt.
  • De ICT architectuur in kaart gebracht.
  • Beveiligingsaspecten en -maatregelen zijn op orde.
  • Archiefvereisten zijn geborgd.
  • ICT componenten en diensten verworven.
  • Implementatie en testen succesvol afgerond.

Inkoop
 

  • Ontwikkelingen in e-aanbesteden en automatisering in het inkoopproces zijn bekend.
  • Algemene inkoopvoorwaarden en aanbestedingsdocumenten aangepast.
  • On-boardingstrategie opgesteld.
  • Leveranciers geïnformeerd.
  • Verzendspecificatie e-factureren beschikbaar.

Strategisch

De organisatie is zich bewust van de verplichting tot het ontvangen en verwerken van e-facturen

Vanaf 18 april 2019 dienen decentrale overheden en andere aanbestedende diensten e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken boven de Europese drempelwaarden. E-factureren biedt voordelen in efficiëntie (kostenbesparing) en dienstverlening naar leveranciers.
Aandachtspunten: Aanbestedingswet 2012, EU-Richtlijn 2014/55/EU, e-factuurnorm: EN-16931 en de Nederlandse gebruiksspecificatie (NL-CIUS)
Meer informatie:
Metrokaart e-factureren (FAQ)
Aanbestedingswet 2012 gewijzigd per 1 juli 2016
Stappenplan implementatie e-factureren

De positie van het inkoopproces in het kader van digitalisering is heroverwogen

De positie van inkoopproces binnen de organisatie kan door digitalisering veranderen. Is inkoop beperkt tot aanbesteden of is het een strategisch bedrijfsproces? E-factureren maakt onderdeel uit van de digitalisering van de bedrijfsvoering (e-procurement).
Aandachtspunten: Ontwikkelingen in e-procurement, huidige en komende wet- en regelgeving

Proces, ICT en organisatie zijn op elkaar afgestemd

De invoering van e-factureren heeft impact op de inrichting van proces, ICT en organisatie. De implementatie van e-factureren zal echt succesvol zijn als deze inrichting op elkaar is afgestemd.
Aandachtspunten: Verwerkingsproces van e-facturen, ICT-architectuur, organisatie specifieke invulling van taken in het verwerkingsproces
Meer informatie:
Handreiking ICT architectuur

Naar boven

Financieel en factuurverwerkingsproces

Procesverbetering: veranderingen in het factuurverwerkingsproces in kaart gebracht

E-factureren is onderdeel van de voortgaande automatisering van de financiële administratie. De implementatie van e-factureren heeft gevolgen voor ontvangst, verwerking, goedkeuring en archivering van facturen.
Aandachtspunten: Impact van kanaalkeuze op ontvangst- en verwerkingsproces, volledigheid van informatie in de e-factuur volgens EU-norm voor de factuurverwerking, inrichten van beoordelen uitval in verwerkingsproces van inkoopfacturen, leesbaarheid van e-factuur en factuurbijlage(n), plaats van functionele controles in proces, kans voor introductie automatisch afstemmen van facturen en archiveren en raadplegen.

Organisatieverandering: Mogelijke gevolgen voor de interne organisatie zijn bekend

Door de implementatie van e-factureren ontstaan nieuwe taken in het verwerkingsproces van facturen en zullen bestaande taken m.b.t. de ontvangst en verwerking wijzigen. De veranderingen in het verwerkingsproces vragen andere competenties van medewerkers.
Aandachtspunten: Verschuivingen in de interne organisatie door verandering van het factuurverwerkingsproces, uitvoering factuurcontroles ingericht, afhandeling bestaande factuurstromen gewaarborgd in transitieperiode, andere taken voor medewerkers met aansluiting op competenties, voorzien in opleiding en training en transitiebeleid.

Aanspreekpunt voor leveranciers ingericht

Eén aanspreekpunt binnen de organisatie vereenvoudigt de communicatie met leveranciers.
Aandachtspunten: Kennis over e-factureren binnen de organisatie borgen, interne communicatie: ook informeren binnen de organisatie
Meer informatie:
Leidraad gesprekken met leveranciers

Naar boven

Informatie & Automatisering

Productkennis: inventarisatie mogelijkheden softwareleverancier(s)

Marktonderzoek om een goed beeld van de oplossingen te kunnen vormen: ken uw markt!
Aandachtspunten: Aanvullende diensten: welke zijn beschikbaar? en afhankelijk van en invloed op de gekozen ICT-architectuur.
Meer informatie:
Softwareleveranciers
Service providers
Marktontmoeting e-factureren
Brochure Ken de Markt en Checklist Marktkennis

De kanaalkeuze voor de e-factuur is gemaakt

E-facturen kunt u ontvangen via diverse kanalen (bv. factuurnetwerk, e-mail)U kiest welk kanaal (kanalen) u toestaat aan uw leveranciers.
Aandachtspunten: Kanaalkeuze beperken of alle mogelijkheden implementeren, beveiligingsaspecten, toekomstbestendigheid, schaalbaarheid, werklast of ontzorging, e-factuurportaal voor 'kleine' leveranciers.
Meer infomatie:
Factsheet kanaalkeuze

De ICT architectuur in kaart gebracht

Opstellen van ICT-architectuur om inrichting optimaal vorm te geven en onnodige complexiteit te vermijden.
Aandachtspunten: Aansluiten (nieuwe) ICT-systemen in bestaande architectuur, stroomlijnen kanalen (papier, e-mail, XML), uitfaseren van overbodige software applicaties.
Meer informatie:
Handreiking ICT architectuur

Beveiligingsaspecten en -maatregelen zijn op orde

De implementatie verandert het risicoprofiel. Beveiligingsniveau kan verhoogd worden bij de juiste keuzes.
Aandachtspunten: Heroverweging van bestaande en nieuwe factuurkanalen: risicoanalyse uitvoeren en  EU-Richtlijnen voor uitwisseling (EN16931-4) inventariseren.
Meer informatie:
Open standaarden  op frumstandaardisatie.nl
Expertgroep over informatiebeveiliging

Archiefvereisten zijn geborgd

Belastingdienst en Archiefwet stellen eisen aan het bewaren en inzichtelijk maken van inkoopfacturen.
Aandachtspunten: Opslag en zichtbaarheid van e-facturen geborgd, gewenste dienstverlening van service provider met respect voor geldende wet- en regelgeving (AVG), bewaar- en vernietigings-termijnen nakomen en vereisten e-factuuroverdracht bij of naar subsidiegevers in kaart gebracht.
Meer informatie:
Elektronisch factureren  op belastingdienst.nl
Archiefwet  op nationaalarchief.nl
AVG nieuwe Europese privacywetgeving  op autoriteitpersoonsgegevens.nl
Informatie toegankelijk maken en houden (DUTO)  op nationaalarchief.nl
IPO- PROVISA  op provisa.gbo-provincies.nl

ICT componenten en diensten verworven

Mogelijk verwerft u nieuwe producten of diensten t.b.v. de ontvangst, verwerking, opslag, of conversie van e-facturen. Afhankelijk van de gekozen oplossing kunt u connectiviteit-diensten separaat afnemen.
Aandachtspunten: Registratie op e-facturatienetwerk, SLA met serviceprovider afsluiten en bij aanbesteding van een e-factuurmodule of -functionaliteit het programma van eisen actualiseren.
Meer informatie:
Checklist e-factureren bij aanbesteden
Dossier: ICT
Algemene voorwaarden bij inkoop
Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)  op kinggemeenten.nl

Implementatie en testen succesvol afgerond

Voordat u het e-factureren grootschalig invoert wilt u een aantal tests en controles hebben uitgevoerd. Naast de activiteiten in samenwerking met uw ICT-dienstverlener, zoekt u leverancier(s) voor het aanleveren van bestanden.
Aandachtspunten: Beschikbaarheid van testmogelijkheden via serviceprovider en beschikbaarheid van leveranciers tijdens het implementatietraject voor testdoeleinden.
Meer informatie:
Leveranciers die e-facturen versturen via Simplerinvoicing-Full

Naar boven

Inkoop

Ontwikkelingen in e-aanbesteden en automatisering in het inkoopproces in kaart gebracht

Naast e-factureren zijn er meerdere ontwikkelingen te onderkennen, zoals e-aanbesteden en e-ordering. Dit kan van invloed zijn op de lange termijnvisie van inkoop als bedrijfsproces en de inrichting hiervan.
Aandachtspunten: Invoering van purchase2pay systematiek, introductie elektronische registratie van inkooporder en prestatieverklaring voor 3-weg afstemming.

Algemene inkoopvoorwaarden en aanbestedingsdocumenten aangepast

E-factureren is voor de leverancier een recht vanaf 18 april 2019. U kunt het ook verplichten door het aanpassen van algemene inkoopvoorwaarden en overeenkomsten.
Aandachtspunten: E-factureren opnemen in de Algemene Inkoopvoorwaarden en de contracten/overeenkomsten met leveranciers, verplichting tot e-factureren door leveranciers overwegen. en vermeld e-factureren in aanbestedingsdocumenten als wens of eis.
Meer informatie:
Algemene voorwaarden bij inkoop

On-boardingstrategie opgesteld

U wilt uw leveranciers op de juiste manier e-facturen laten versturen aan u. Actief betrekken en stimuleren van uw leveranciers om over te gaan op e-facturerenDe interne organisatie dient te worden geïnformeerd.
Aandachtspunten: Coherente benadering vanuit meerdere disciplines (Financiën, Inkoop en Communicatie), communicatieplan opstellen (intern/extern), selectie van strategische leveranciers als potentiële groep, betaaltermijnen (her)overwegen als stimulans voor e-facturerende leveranciers en uitbesteden on-boarding activiteiten overwegen.
Meer informatie:
Toolkit Onboarding e-factureren
Leveranciers die e-facturen versturen via Simplerinvoicing-Full

Leveranciers geïnformeerd

Uw leveranciers moeten weten dát zij u een e-factuur kunnen sturen.
Aandachtspunten: Leveranciersbrief, algemene folder, contactpersoon e-factureren aanstellen voor vragen van leveranciers (zie verzendspecificatie e-factureren).
Meer informatie:
Voorbeeld leveranciersbrief of e-mail
Algemene folder - onboarding

Verzendspecificatie e-factureren beschikbaar

Uw leveranciers moeten weten hoe zij u een e-factuur kunnen sturen.
Aandachtspunten: Correcte gegevens van u in de administratie van uw leveranciers, correcte gegevens van uw leveranciers in uw crediteurenadministratie en aansluiten bij NL CIUS.
Meer informatie:
Verzendspecificatie - onboarding

Naar boven