Congres Innovatiegericht inkopen - verslag 15 november 2017

In het Van der Valk hotel in Utrecht werd op 15 november het eerste innovatiegericht inkopen congres georganiseerd door Rijkswaterstaat, CROW en PIANOo. Ruim honderd publieke inkoopprofessionals spraken in zeven verschillende sessies over wat nodig is om innovaties in te kopen. Vier jonge tekenaars waren bij elke sessie aanwezig om een verbeelding te maken van wat volgens hen de essentie was van elke sessie.

De inkoper kan het verschil maken

Significant heeft voor Rijkswaterstaat 5 projecten onderzocht waarbij een innovatieve oplossing is ingekocht. Vijf projecten waarbij oplossingen uit de markt zijn gehaald die, volgens Rijkswaterstaat, anders niet uit de markt gehaald zouden zijn. Maar waar lag dat aan?

Tehseen Khandwalla en Jan-Pieter Papenhuijzen van Significant geven tekst en uitleg bij hun onderzoek. Is er in deze projecten gebruik gemaakt van innovatieve inkoopprocessen of een standaardinkoop én in hoeverre ligt het succes bij de inkoper?

De vijf projecten die aan bod komen variëren van het verwijderen van praatpalen, waarbij een marktpartij is gevonden die de praatpalen andere bestemmingen geeft tot de aanbesteding van kantoorartikelen waarbij is gekeken naar verbruik per werkplek. Er zijn innovatieve inkooptechnieken gebruikt zoals een prijsvraag, een functionele uitvraag en een innovatiepartnerschap. Bij de reconstructie van de N18 werden alleen hogere eisen gesteld in het programma.

De voornaamste conclusie uit het onderzoek is dat de individuele inkoper het verschil kon maken door een partner in business te zijn. Door met energie en durf de organisatie in te gaan en naast de business te gaan staan. Zodat er een overbrugging ontstaat tussen het primair proces en de inkoopwereld. Uit de zaal werd opgemerkt dat categoriemanagement daar ook bij helpt.

Sfeerimpressie in tekening

Innovatie in de bouw: opgaven en kansen

Het Economisch Instituut voor de Bouw (EIB) deed samen met de Universiteit van Twente onderzoek naar innovatie in de bouw. Jelger Arnoldussen (EIB) ligt de resultaten toe aan de hand van 3 vragen:

  • Wat is het belang van innovatie?
  • Waarom komen de gewenste resultaten niet vanzelf tot stand?
  • Hoe kunnen we innovatie stimuleren?

Vaak wordt gekozen voor veilige oplossingen die minder risicovol zijn. Het weinig uitdagende overheidsbeleid blijkt ook een belemmering voor innovatie. Omdat veel kleine bedrijven te weinig slagkracht hebben, is samenwerking noodzakelijk. Oplossingen dienen onder andere gezocht te worden in het ambitieniveau van de overheid, integraal aanbesteden op kwaliteit en realistische verdienmodellen voor innovatie. Ook een programmatische aanpak, innovatiemanagement en onderzoek en kennisontwikkeling kunnen bijdragen aan meer innovatie in de bouw.

Sfeerimpressie in tekening

Zachte én harde factoren bepalend voor toepassing functioneel specificeren

Significant heeft voor PIANOo onderzoek gedaan naar functioneel specificeren in de praktijk. Op het congres innovatiegericht inkopen presenteerde ze de resultaten. Alvorens te beginnen vragen Bart de Haan en Fredo Schotanus de zaal of functioneel specificeren een voorwaarde is voor innovatiegericht inkopen. De meeste zijn het daar mee eens. Op de vraag hoe functioneel de organisaties in de zaal inkopen was het antwoord dat gemiddeld 40% van de eisen in aanbestedingen functioneel zijn.

Uit het onderzoek blijkt dat de factoren de meeste invloed hebben op functioneel specificeren zowel harde als zachte factoren zijn. Het gaat om risicomijdend gedrag van opdrachtnemers of opdrachtgevers, beperkte tijd die beschikbaar is voor het project, beleid en standaarden of normen die worden gehanteerd, functionele oplossingen die eindgebruikers of stakeholders vragen en/of standaard product of kennis bij de opdrachtgever. De oplossing moet worden gezocht in het aanwijzen van aanbestedingen waarin het echt 'anders' (functioneler) mag ten opzichte van de gangbare praktijk of het opzetten van proeftuinen. Maar ook het beleggen van de verantwoordelijkheid voor innovatie hoger in de organisatie of in dialoog met de markt gaan vóór het inkopen helpen om functioneel specificeren in de praktijk te brengen.

Floris den Boer van PIANOo gaf tot slot de reflectie van PIANOo op het rapport. Daarin was het hem vooral opgevallen dat functioneel specificeren een opdrachtgeversvraagstuk is en dat de inkopers wel willen.

Rapport: Inventarisatie factoren die van invloed zijn op de toepassing van functioneel specificeren 

Sfeerimpressie in tekening

De praatpaal is met pensioen

Rijkswaterstaat zocht samen met Gebroeders van Doorn naar een nieuwe duurzame herbestemming met een publieke functie voor ruim 3000 praatpalen. Om dat te doen is het nodig om lef te tonen en anders te denken. "Doe eens iets wat nog niet bewezen is." Aldus Robert van Doorn. De mediacampagne die werd ingezet gaf creatieve ideeën en het gebruik van social media heeft een belangrijke rol gespeeld. Volgens Robert van Doorn is een pilot een "managementexcuus om modern te doen, maar traditioneel te blijven". Floris den Boer (adviseur PIANOo) zei hier het volgende over: "Doe geen pilot voor de pilot, maar vooral omdat je een probleem wil oplossen en hiervoor nieuwe ideeën wilt beproeven.".

Sfeerimpressie in tekening

De circulaire wijk. Gemeente Apeldoorn

Innovaties inkopen hoe doe je dat?

Op deze vraag geven de gemeente en uitvoerder Roelofs samen een antwoord met de realisatie van het project herinrichting wijk de Parken in Apeldoorn. Met een ambitieus bovenliggend doel van maximale maatschappelijke meerwaarde en circulariteit creëren is de projectleider na het overtuigen en vertrouwen winnen van interne opdrachtgevers en collega's aan de hand van de volgende gouden regels aan de slag gegaan om de beste samenwerkingspartner voor de komende jaren te vinden:

  • Besteed de aannemer aan in plaats van het werk.
  • Zoek partners in plaats van leveranciers.
  • Selecteer op vakmanschap en visie.
  • Ga een samenwerkingsverband aan.
  • Werk met een plafondbedrag.

Middels rapid circular contracting (RCC) is in een aantal stappen een contract aangegaan met een coalitie van samenwerkende partijen waar leren door doen (beginnen en prutsen), vertrouwen (loslaten van controle), duidelijke doelen, transparantie, risico's een bewuste plek geven en het loslaten van een vaste prijs de belangrijkste succesfactoren zijn. Het resultaat, de innovatie, ontstaat nu, tijdens en met het werk.

Sfeerimpressie in tekening

De Boekelose brug in Hengelo. Landmark-brug met een innovatief ontwerp

Dura Vermeer heeft de opdracht voor het ontwerp en de bouw van de Boekelose brug in Hengelo gewonnen. Rick Lormans van het bouwbedrijf staat vol trots naast Hans Boes van de universiteit Twente, die het aanbestedingsproces heeft begeleidt. Het ontwerp van Dura Vermeer heeft gewonnen op een aantal innovatieve aspecten: het gebruik van zonnepanelen op het wegdek, de doorlopende led-verlichting rondom de brug en het projectmanagementsysteem Engineering & Build in Mixed Reality. De sessie gaat over het aanbestedingsproces en hoe de innovatie is uitgevraagd.

Uit 9 gegadigden zijn 5 ondernemers geselecteerd op basis van twee criteria:

  • Dat innovatie een onlosmakelijk onderdeel uit maakt van de strategische bedrijfsdoelstellingen.
  • Dat er aantoonbare en relevante prestaties aanwezig zijn voor de ontwikkelde en toegepaste innovaties die passend zijn in een werk vergelijkbaar met dit werk.

In de sessie ging het over het spanningsveld tussen de inkoop van innovaties en het afdekken van risico's. Uit de zaal kwamen er veel vragen over de beoordeling van inschrijvingen, de puntenverdeling en wie uiteindelijk het risico draagt. Het ontwerp is betaald door de gemeente Hengelo en de provincie Overijssel, het onderhoud wordt door Rijkswaterstaat gedaan. De uiteindelijke conclusie is dat het risico innovatie nooit helemaal is uit te sluiten en in dit project door alle partijen wordt gedeeld.

Sfeerimpressie in tekening

Hoe eenvoudig is een innovatiepartnerschap!

Ria van Os van Waterschap Rivierenland legt uit hoe je een innovatiepartnerschap eenvoudig kunt toepassen en een goed handvat is voor samenwerking met marktpartijen. In dit geval voor een gewenste technisch innovatieve verbetering van bestaande waterspanningsmeters. Met een mededingingsfase is op basis van een PVA een inschrijver geselecteerd met wie de onderzoek-, ontwikkeling- en commerciële fase wordt doorlopen.

De onderzoeksfase wordt volledig door de opdrachtgever betaald en de resultaten daarvan worden dan ook binnen de markt gedeeld. Binnen deze kleine markt met bekende leveranciers heeft de gekozen partij er voor gekozen om het intellectuele eigendom van de technische verbetering naar zich toe te halen door de helft van de ontwikkelkosten voor eigen rekening te nemen. Momenteel loopt de commerciële fase waarin een aantal waterspanningsmeters worden gebouwd en in een concrete praktijktoepassing worden getest. De meters kunnen uiteindelijk ook afgenomen worden door de opdrachtnemer waarmee deze procedure zicht onderscheidt van die van Small Business Innovation Research (SBIR).

De procedure van Innovatiepartnerschap is dus niet alleen voor de ontwikkeling van grote radicale innovaties geschikt maar ook te gebruiken om in samenwerking met partijen in relatief korte tijd flinke verbeterstappen voor de uitvoeringspraktijk te maken.

Sfeerimpressie in tekening