Coronacrisis en Bizob: We laten projecten graag doorgaan op vertrouwen

Aanbestedende diensten stonden door de coronamaatregelen opeens voor belangrijke beslissingen: wat doen we met lopende projecten? Kunnen we überhaupt wel verder? Starten we nog nieuwe aanvragen? Brabant werd als eerste provincie van Nederland getroffen door het coronavirus en voorzorgsmaatregelen. Het Brabantse inkoopbureau Bizob reageerde direct. ‘We moesten snel en gericht in actie komen’, vertelt inkoopmanager Douwe van de Goorberg. (mei 2020)

Coronacrisis en inkoop in Brabant

De coronacrisis brengt verandering en onrust teweeg onder aanbestedende diensten en marktpartijen. De vragen en zorgen nemen toe. Inkoopbureau Bizob zorgt ervoor dat hun neuzen dezelfde kant op blijven staan en dat ze onderling vertrouwen houden.

Tips voor aanbestedende partijen

  • ‘Neem zelf het initiatief. Inventariseer waar organisaties - ondernemers en aanbestedende diensten - staan en waar ze tegenaan lopen. Pas op basis daarvan je plannen aan.’
  • ‘Wees flexibel in de afspraken die je maakt. Houd rekening met wijzigingen van bovenaf en ga geen verplichtingen aan die herroepen moeten worden.’             
  • ‘Stel zo min mogelijk uit. Daarmee houd je het vertrouwen in de markt. Werk nu alvast aan de projecten van de toekomst.’

Bizob is partner van ruim 30 gemeenten en publieke instellingen in Oost-Brabant. ‘In nauwe samenwerking met deze organisaties regelen wij hun inkoop, aanbestedingen, contractmanagement en contractbeheer’, vertelt Van de Goorberg. ‘In het bijzonder voor het sociaal domein, de openbare ruimte, bedrijfsvoering en ICT.’

Doorwerken

Ook tijdens de coronacrisis werkt Bizob door. ‘Aan huidige projecten én aan projecten voor de toekomst. Dat gaat over het algemeen prima. Er is niet persé veel fysiek contact nodig om voorbereidend werk te doen voor aanbestedingen. En presentaties en demonstraties gaan nu digitaal. Natuurlijk was dat even wennen. Soms twijfelden partijen of hun demonstraties op deze manier wel duidelijk overkwamen. Als het straks mag van het kabinet, gaan we die ook echt wel weer organiseren. Ook de interne overleggen met inkoopteams zullen we als het kan weer opstarten, het fysieke overleg heeft zeker meerwaarde. Zoals we het nu, noodgedwongen, doen, kunnen we gelukkig veel voor elkaar krijgen.’

Gevolgen beperken

Brabant werd niet alleen het eerst, maar ook het zwaarst getroffen door het coronavirus. ‘Toen corona hier uitbrak, maakten we direct een inventarisatie van lopende aanbestedingen’, zegt Van de Goorberg. ‘Hoe stond het ervoor bij die projecten, wat had men nodig? Onze medewerkers hebben meteen contact opgenomen met de vraag óf en waar ondernemers knelpunten ondervinden. Richting aanbestedende diensten hebben we de wens uitgesproken om zoveel mogelijk projecten dóór te laten gaan. Zo konden we met z’n allen de economische gevolgen beperken. Maatwerk per project dus.’

Wat Bizob nadrukkelijk níet wilde, was elk project precies dezelfde maatregelen voorleggen. ‘Het verschil per sector, organisatie en aanbesteding is daarvoor gewoon te groot’, legt Van de Goorberg uit. ‘In de bouwsector leek het bijvoorbeeld mogelijk om door te gaan met alle lopende projecten, terwijl dat in de zorg echt niet kon: dan zou de veiligheid van mensen in gevaar komen.’ Algemene regels zouden niet iedereen even goed helpen, aldus de inkoopmanager. ‘Ze zouden de onzekerheid vergroten, zowel bij onze aangesloten organisaties als bij de markpartijen die de aanbestede projecten uitvoeren. Dat wilden we voorkomen.’

videocall Douwe van de Goorberg van Bizob

 Inkoopmanager Douwe van de Goorberg van Bizob

Routine krijgen

‘Natuurlijk golden enkele van onze suggesties wél voor iedereen’, zegt Van de Goorberg. ‘Bijvoorbeeld het advies om waar mogelijk thuis te werken.’ Organisaties in Brabant begonnen daar als eerste in Nederland mee. En Bizob zelf was er al vrij geroutineerd in. ‘Maar sommige van onze aangesloten organisaties waren dat wat minder. Niet alle gemeenten hadden er bijvoorbeeld genoeg softwarelicenties, laptops en mobieltjes voor. Ook het wennen aan video calls duurde even.’ Maar deze problemen waren snel getackeld, aldus de inkoopmanager. ‘Ook raakten werknemers gewend aan werken in thuisisolatie, inclusief de noodzaak om een deel van de dag hun kinderen les te geven.’

Niet alleen Bizob komt met suggesties. ‘Ook brancheorganisaties doen dat. Zij sturen bijvoorbeeld aan op het maken van juridische afspraken over aansprakelijkheid bij vertragingen in projecten.’ Bizob is daar vooralsnog terughoudend in. ‘We vragen die uitvoerende bedrijven om te blijven doen wat mogelijk is, en vooral om flexibel te handelen. Wij geven hen daarin vertrouwen, zij mogen ons op hun beurt vertrouwen. We wéten dat alles wat langer duurt, daar zijn we reëel in. We willen liever geen algemene regels om risico’s en aansprakelijkheden vast te leggen.’

Duidelijkheid willen

Van de Goorberg begrijpt de bezorgdheid wel – zowel die van uitvoerende marktpartijen als van aanbestedende organisaties. ‘Zo zijn projecten bijvoorbeeld tijdelijk stil komen te staan en kunnen veel werknemers niet aan de slag. Maar ondertussen moeten die werknemers wel betaald worden – net als leveranciers. Daar willen mensen duidelijke informatie over. En die informatie komt maar druppelsgewijs los vanuit de regering. Bedrijven, zeker de kleinere, doen daardoor minder snel investeringen, wat hun aanbod beperkt. En aanbestedende organisaties neigen naar terughoudendheid.’

Bizob merkt dat aangesloten organisaties het belang van marktpartijen nadrukkelijk voor ogen hebben; óók vanuit het belang om de lokale en regionale markt en economie draaiende te houden. ‘Lokale overheden handelen daarnaar, zelfs al is er veel onduidelijk – ook juridisch.’ Iedereen handelt op dit moment in een grijs gebied, zegt Van de Goorberg. ‘We kunnen wel allemaal juridische afspraken gaan maken met marktpartijen. Maar wat als de inkoopafspraken die we nu maken botsen met maatregelen die het kabinet straks invoert? Kunnen we die afspraken dan nog juridisch herroepen? Niemand weet het. Dat soort onzekerheid maakt dat we huiverig zijn om dingen juridisch vast te leggen. En dat we van alle betrokkenen vooral vertrouwen en flexibiliteit vragen. We willen met z’n allen goed deze crisis door- en uitkomen.’

Dichterbij komen

‘Niet dat we helemaal geen afspraken meer maken met marktpartijen’, zegt de inkoopmanager. ‘Dat doen we wel degelijk, zoals bedrijven dat ook onderling doen. Alleen zo kunnen we verder en hebben we ervoor gezorgd dat het aantal lopende en aankomende aanbestedingen nog altijd niet gedaald is. De nadruk ligt niet op het juridisch dichttimmeren van de afspraken, maar op veilig doorwerken met het oog op elkaars belangen. Wij initiëren en staan open voor de dialoog.’ Het inkoopbureau heeft al positieve ervaring met een dergelijke insteek. ‘Zulke afspraken maakten we vóór de coronacrisis al met Bouwend Nederland,’ vertelt Van de Goorberg. ‘Dat bracht ons dichter bij elkaar en creëerde ruimte voor een open, praktijkgerichte dialoog, wat de samenwerking weer heeft bevorderd. We zien dat nu terug: we staan ook in deze tijd naast elkaar, in plaats van tegenover elkaar.’