Coronacrisis en Rijkswaterstaat: Geef bij online consultaties extra aandacht aan soft skills

Voor bijna elke aanbesteding organiseert Rijkswaterstaat marktconsultaties. Kennisuitwisseling met de markt is namelijk onmisbaar voor het innovatief en duurzaam uitvoeren van opdrachten. Óók tijdens de coronacrisis, aldus Wesley Veekman, Specialistisch Adviseur bij Rijkswaterstaat. Door corona brengen we nog meer discipline in ons werk. (juni 2020)

Coronacrisis en inkoop bij Rijkswaterstaat

Door de coronacrisis organiseert Rijkswaterstaat geen fysieke marktconsultaties meer. Die vinden nu online plaats, met behulp van videotools. Dat bevalt goed, maar er zijn wel belangrijke aandachtspunten.  

Tips voor aanbestedende partijen:

  • ‘Zorg ervoor dat de techniek in orde is, dat geeft rust. Overweeg een technisch begeleider in te schakelen.’ 
  • ‘Zoek de juiste videotool bij een consultatie. Voor het geven van informatie zijn andere tools geschikt dan voor brainstormsessies.’
  • ‘Werk aan je soft skills. Het lezen van lichaamstaal is online moeilijker, besteed er daarom extra aandacht aan. Vraag deelnemers expliciet of ze vragen hebben.’
  • ‘Maak een helder consultatiedraaiboek. Online consulteren kan soms meer tijd kosten dan offline. Geef in het draaiboek daarom aandacht aan strak op tijd sturen.’ 
  • ‘Pas naast je draaiboek ook je presentatie aan op het feit dat je online werkt. Breng bijvoorbeeld de gezichten van je projectteam goed in beeld.’

Rijkswaterstaat organiseert marktconsultaties voor grote én kleine aanbestedingen. Of het nu om de aanleg van een weg of dijk gaat, of om de bouw van een tunnel. ‘En die consultaties gaan al láng niet meer zoals vroeger’, vertelt Veekman. ‘Tot een jaar of 5 geleden gingen we pas vlak voor het uitzetten van de aanbesteding in gesprek met de markt, puur om die aanbesteding nog wat te finetunen. Tegenwoordig proberen we marktpartijen zo vroeg mogelijk bij het traject te betrekken, om optimaal van hun kennis te profiteren. Maar we halen niet alleen informatie, we geven die ook. Juist de mooie balans daartussen maakt onze projecten innovatiever en duurzamer - en de samenwerking beter.’

Tool bepalen

Zolang de coronacrisis grote groepen verhindert samen te komen, organiseert Rijkswaterstaat de consultaties online. Veekman: ‘We deden dat al meerdere keren en het bevalt goed. We gebruiken verschillende videotools, zoals Skype, Microsoft Teams of WebEx. We bekijken per consultatie welke tool het meest passend is. De ene keer wil je vooral informatie geven, een andere keer wil je juist brainstormen en minder zenden. Bij brainstormen begin je vaak plenair en verdeel je je gesprekspartners vervolgens over groepjes die elk een specifiek thema behandelen. Niet elke tool is daar geschikt voor. Kijk daarom goed naar de functionaliteiten van de verschillende beschikbare tools, om te bepalen welke het beste bij het doel van jouw consultatie past.’

Wesley Veekman online

Team introduceren

‘Techniek is essentieel voor online marktconsultaties’, zegt Veekman. ‘Daarom kan het handig zijn te zorgen dat er een ICT-expert of facilitator bij is; een host die eventuele problemen oplost. Daar leren wij ook weer van. Zo weten we nu dat iedereen bij grotere consultaties – denk aan een stuk of vijftig deelnemers – alleen zijn camera en geluid aan moet doen op het moment dat hij spreekt. Anders neem je met z’n allen te veel bandbreedte in beslag. Ook moeten deelnemers weten dat ze digitaal hun hand kunnen opsteken als ze een vraag of opmerking hebben. En dat ze zowel documenten als links kunnen delen in de chat.’
Naast een technische host is er ook een inhoudelijke host nodig (soms zijn deze rollen gecombineerd in één persoon). Die houdt de regie en legt inhoudelijke verbanden. ‘En bij een presentatie is er een projectteam aanwezig. Dat bestaat bijvoorbeeld uit de projectleider, de technisch verantwoordelijke en de inkoop- en contractverantwoordelijke.’

Kwetsbaar opstellen

‘Wat je zegt, hoe je presenteert, hoe je je team voorstelt. Dat vraagt online om meer aandacht. In een zaaltje gaat dat meer vanzelf.’ Veekman adviseert bijvoorbeeld om gezichten van projectteamleden duidelijk te laten zien tijdens hun online presentatie. ‘Het is – net als bij een fysieke bijeenkomst – belangrijk dat deelnemers aan de online marktconsultatie zien wie zij voor zich hebben. Dat ze de mensen achter de rol leren kennen, hun gezichtsuitdrukking meekrijgen, hun lichaamstaal kunnen lezen.’
Bij een fysieke consultatie zie je snel wanneer iemand onrustig is, aldus de adviseur. ‘Of wanneer iemand een vraag wil stellen. En als hij die vraag stelt, of dat twijfelachtig of juist heel zelfverzekerd gebeurt. Die non-verbale communicatie vertelt je een hoop. Zulke dynamiek heb je veel minder bij online consultaties. Het helpt om het wederzijds belang en vooral de samenwerking te benadrukken maar ook om je kwetsbaar op te stellen. Zo’n soft skill – het vermogen jezelf als mens te laten zien – is essentieel. Deelnemers zullen je dan eerder helpen.’

Strak sturen

‘De coronacrisis disciplineert ons’, zegt Veekman. ‘Zo besteden we veel aandacht aan het maken van een consultatiedraaiboek. Daarin staat onder andere hoeveel tijd er voor elk onderdeel van de consultatie beschikbaar is. Handig, want online consulteren kan soms meer tijd kosten dan de fysieke variant – bijvoorbeeld omdat gesprekken niet altijd vloeiend verlopen, of vanwege technische issues.’ Hij adviseert om ‘strak op tijd te sturen’.
‘Informeer daarnaast ook duidelijk of deelnemers vragen hebben. Zoek de interactie. Want er is digitaal best een drempel om die te stellen. Het kan zijn dat marktpartijen soms bang zijn een domme vraag te stellen omdat ze iets hebben gemist. Of de presentatie is alweer verder en men wil niet onderbreken.’ Hoe je dat oplost? ‘Bijvoorbeeld door alle deelnemers even het woord te geven. Je moet ze allemaal het gevoel geven dat je hun aanwezigheid ziet en waardeert. Ook dat is een soft skill die een succesvolle marktconsultatie dichterbij brengt.’