Inventarisatie factoren die van invloed zijn op de toepassing van functioneel specificeren

Publieke inkopers zien functioneel specificeren als een noodzakelijk instrument voor innovatiegericht inkopen. Toepassing is echter moeizaam. Met name omdat functioneel specificeren lastig past in de bestaande uitvoeringspraktijk van publieke organisaties. Dat blijkt uit het rapport van Significant dat in opdracht van PIANOo, begeleid door experts van de PIANOo-vakgroepen Inkoopmanagement en GWW (grond-, weg- en waterbouw) en Bouw, onderzoek deed naar functioneel specificeren in de praktijk. (oktober 2017)

Functioneel specificeren is een wijze van beschrijven waaraan een product, dienst of oplossing moet voldoen, zónder dat dit de vrijheid van leveranciers inperkt om met innovatieve ideeën te komen. Functioneel specificeren gaat over de wijze waarop de behoefte in een programma van eisen wordt geformuleerd en wordt gezien als een van de oplossingen om meer ruimte te bieden aan de creativiteit van de markt. Dit geldt bijvoorbeeld voor Innovatiegericht Inkopen en Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI).

Praktijk

In de praktijk blijken er overwegingen te zijn om niet te kiezen voor (zuivere) functionele specificaties, maar voor een (gedeeltelijk) technisch gespecificeerde opdracht. Voorbeelden van dergelijke overwegingen zijn de mate waarin een opdrachtgever zelf een sterke voorkeur heeft voor een specifieke oplossing, minder positieve ervaringen met functionele specificaties in het verleden, et cetera. Gedegen onderzoek naar deze overwegingen en de mogelijke oplossingen om vaker functioneel te specificeren ontbreekt. Zo blijkt uit een inventarisatie gedaan onder enkele wetenschappers.

Doel onderzoek

Doel van het onderzoek is dat PIANOo en de inkopende (semi)overheid meer inzicht krijgen in:

  • De overwegingen die bepalend zijn bij het al dan niet toepassen van functioneel specificeren (in plaats van technisch specificeren)
  • De mogelijke oplossingen om functioneel specificeren vaker toe te passen.

Overwegingen bij functioneel specificeren

Op basis van het onderzoek blijkt dat de overwegingen die een rol spelen bij de keuze om functioneel specificeren onder te verdelen zijn in de volgende 5 categorieën:

  • Oplossingsgericht denken door eindgebruikers, stakeholders of projectteamleden leidt tot het voorschrijven van oplossingen in plaats van functionele eisen
  • Risicomijdend gedrag om geen fouten te maken of voor zekerheid te kiezen leidt tot technische specificaties
  • Opdrachtgevers schrijven standaardproducten of producten waarvan zij veel kennis hebben technisch voor
  • De beschikbare tijd kan positief of negatief invloed hebben op het al dan niet functioneel specificeren
  • Beleid, standaardisering, raakvlakken met andere producten, normen, richtlijnen en wet- en regelgeving kunnen de functionele ruimte beperken.

Hier zitten zowel zachte (bijvoorbeeld gedrag) als harde overwegingen (bijvoorbeeld wetgeving) tussen. Beide typen overwegingen lijken op basis van het onderzoek invloed te hebben op de toepassing van functioneel specificeren.

Oplossingen om functioneel specificeren vaker toe te passen

Per categorie zijn ook oplossingen geïdentificeerd die volgens de geïnterviewden kunnen bijdragen aan het vaker toepassen van functioneel specificeren:

  • Stel vast welke doelen bereikt moeten worden en bespreek – samen met eindgebruikers, stakeholders en politici - welke functies (in plaats van technische oplossingen) gewenst zijn
  • Wijs aanbestedingen aan waarin het echt 'anders' (functioneler) mag ten opzichte van de gangbare praktijk en/of zet 'proeftuinen' op om innovatieve oplossingen te kunnen uitproberen
  • Betrek marktpartijen en inkoopexpertise eerder in het project
  • Bezoek andere opdrachtgevers om nieuwe oplossingen te bekijken
    Dit kan bijdragen aan onder meer minder risicomijdend gedrag
  • Treed in dialoog met de markt om onder andere vertrouwen te krijgen in de haalbaarheid van functionele specificaties
  • Kies voor een aanbestedingsprocedure gericht op dialoog wanneer innovatieve oplossingen gewenst zijn
  • Sta het aanbieden van meerdere varianten toe en/of gebruik geïntegreerde contracten met functionele specificaties
  • Begin eerder met het voorbereiden van aanbestedingen, zodat er onder andere meer tijd beschikbaar is voor het opstellen van functionele eisen en wensen, waar nodig dialoog met stakeholders en marktpartijen, et cetera
  • Analyseer interne en externe factoren die functionele ruimte kunnen beperken (zoals intern beleid) en stel ter discussie waar dit belemmerend kan zijn.

Onderzoek: Functioneel specificeren