Mutual Learning Exercise: Competenties en vaardigheden voor innovatiegericht inkopen
Dit rapport beschrijft de gewenste competenties en vaardigheden voor innovatiegericht inkopen. Innovatiegericht inkopen vraagt niet alleen om specifieke kennis en vaardigheden van publieke inkopers, ook opdrachtgevers, gebruikers, leveranciers, adviseurs en politici vervullen in hierin een belangrijke rol. Tevens beschrijft het rapport hoe de kennis en vaardigheden onder aanbesteden diensten en leveranciers kan worden versterkt. Dit is het tweede thematische rapport uit de Mutual Learning Exercise (MLE) over innovatiegericht inkopen. (november 2017)
Welke kennis en vaardigheden zijn noodzakelijk?
Volgens het rapport bestaat een innovatiegericht inkopentraject idealiter uit 4 fases. Uiteraard hoeft dit niet een perfect lineair traject te zijn. Voor elke fase zijn specifieke kennis en vaardigheden nodig.
Fase 1 behoefteanalyse
In fase 1 staat de definitie van de behoeften centraal. Een grote valkuil van overheden is om in deze fase onvoldoende tijd en middelen te besteden en routinematige eisen uit eerdere aanbestedingen en (verouderd) beleid te kopiëren. In deze fase is het daarom belangrijk de 'vraag-achter-de-vraag' te verhelderen. Een extra optie is om innovatieve mogelijkheden van de markt te testen in een pilot. Dit vraagt om goede communicatievaardigheden, inhoudelijk kennis over het uitvoeren van marktconsultaties , marktverkenningen en voldoende materiedeskundigheid. Maar ook kennis over het doen en evalueren van pilots en testinkopen. De communicatievaardigheden zijn in het bijzonder gewenst als er wordt ingekocht voor derden zoals inwoners.
Fase 2 Strategieontwikkeling
In fase 2 wordt de inkoopstrategie ontwikkeld. Een valkuil hier is onvoldoende draagvlak voor de voorgenomen inkoop, en dat het traject om die reden voortijdig wordt beëindigd. Het organiseren van draagvlak als vaardigheid is in deze fase zeer gewenst. Dit verlangt kennis van het opstellen van een aanbestedingsstrategie en het doen van Total Cost of Ownership-berekeningen (TCO).
TCO op innovatiekoffer.nl
Fase 3 Aanbestedingstraject
Fase 3 is het aanbestedingstraject. Deze fase loopt van het opstellen van de aanbestedingsstukken tot de gunning. Om misstanden (en risico's op rechtszaken) te voorkomen, is het belangrijk voldoende juridische kennis en materiedeskundigheid in huis te hebben. Materiedeskundigheid is noodzakelijk voor het opstellen van realistische functionele eisen. Let hierbij op de balans tussen enerzijds duidelijke en scherpe eisen en anderzijds ruimte voor innovatieve oplossingen. Juridische kennis is noodzakelijk omdat innovatiegericht inkopen vraagt om het gebruik van procedures met meer ruimte voor dialoog als concurrentiegericht dialoog, mededingsprocedure met onderhandeling, innovatiepartnerschap en de ruimte voor precommercieel inkopen. Deze dialoogruimte vraagt uiteraard om goede communicatievaardigheden. Ten slotte is kennis van de markt essentieel voor het inrichten van de meest optimale percelen indeling.
Fase 4 implementatie
Fase 4 is de implementatiefase. In deze fase dient te worden geleverd wat is afgesproken. Dit vraagt om goede monitoringsvaardigheden en kennis van contractmanagement. Verder is het cruciaal om in deze fase te reflecteren en de opgedane ervaringen vast te leggen voor de toekomst.
Rollen en vaardigheden
In het publieke inkoopproces zijn zes rollen te definiëren. Innovatiegericht inkopen vraagt specifieke vaardigheden om invulling te geven aan deze rollen.
- Gebruikers/afnemers: formuleren van eisen en wensen voor de innovatieve oplossing.
- Opdrachtgevers : Ontwikkelen van een innovatiegericht inkoopstrategie; Vergaren van politieke dekking; Managen van innovatierisico's.
- Inkopers: Uitvoeren van marktverkenningen; Gebruik van flexibele aanbestedingsprocedures; Opstellen van functionele specificaties; Inschakelen van externe expertise; Managen van juridische risico's.
- Leveranciers: Begrijpen van de behoefte van de aanbestedende dienst.
- Politici: Begrijpen dat met innovatiegericht inkopen publieke taken efficiënter en effectiever kunnen worden gerealiseerd en dat overheidsinkopen een grote bijdragen kan leveren aan maatschappelijke doelstellingen.
- Adviseurs: Efficiënte communicatie voor het beheersen van risico's en bijdragen aan een optimaal inkoopresultaat.
Externe expertise
Niet elke aanbestedende dienst heeft alle noodzakelijke kennis en vaardigheden in huis om innovatiegericht in te kopen. Zij kunnen nadenken over het in huis halen van bovenstaande kennis en vaardigheden, dan wel het tijdelijk inhuren van experts voor een individuele aanbesteding. Externe experts kunnen het leerproces van aanbestedende diensten doen versnellen. Het kan waardevol zijn experts voor alle fases te contracteren zodat zij gedurende het gehele innovatietraject ondersteuning bieden. Aandachtspunt hierbij is dat gezocht wordt naar een interne tegenhanger met voldoende tijd en middelen.