Mutual Learning Exercise: Monitoren en evalueren Innovatiegericht Inkopen
Het monitoren en evalueren van innovatiegericht inkopen is complex en staat nog in de kinderschoenen. In sommige Europese lidstaten wordt hiermee geëxperimenteerd, maar er is op dit moment nog geen breed gedragen strategisch raamwerk voor de monitoring en evaluatie. In dit rapport wordt een voorzet gedaan voor een versimpeld strategisch raamwerk waarop in de toekomst doorgebouwd kan worden. Ook worden er belangrijke indicatoren voor innovatiegericht inkopen uiteengezet. Dit is het vierde en laatste thematische rapport uit de Mutual Learning Exercise (MLE) over innovatiegericht inkopen. (mei 2018)
Theoretisch raamwerk
In dit rapport wordt een theoretisch raamwerk voor de monitoring en evaluatie van innovatiegericht inkopen beschreven. Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen de monitoring en evaluatie van ‘inputs’, de ‘outputs’ en de ‘outcome en impact’ van een inkooptraject. In sommige gevallen is het verder van belang onderscheid te maken tussen precommercieel inkopen en het inkopen van innovaties. Onderzoeksvormen voor innovatiegericht inkopen zouden volgens dit rapport gemixt van aard moeten zijn. Daarbij kan voor precommercieel inkopen gemakkelijker gebruik worden gemaakt van kwantitatief onderzoek en ligt voor het inkopen van innovaties kwalitatief onderzoek meer voor de hand, met name vanwege het gebrek aan betrouwbare systematische data.
Monitoring
Voor de monitoring van innovatiegericht inkopen zijn indicatoren primair gerelateerd aan de inkoopfase. Deze zijn de behoefteanalyse, de vertaling van deze behoefte naar functionele eisen, het inkoopproces, de beoordeling van offertes en de uitnutting van de overeenkomst. Deze fasen zijn gelijk voor zowel precommercieel inkopen als het inkopen van specifieke innovaties.
Output
Voor het vaststellen van de output van innovatiegericht inkopen stelt het rapport dat er wel onderscheidt gemaakt moet worden tussen precommercieel inkopen en het inkopen van innovaties. Immers bij precommerciele inkopen neemt de overheid vooral een R&D-dienst af. Hierdoor zijn de indicatoren vooral gericht op de verspreiding en adoptie van vernieuwende technologie, zoals aantal prototypes en patenten. Bij het inkopen van innovaties zijn de indicatoren meer innovatie-georiënteerd zoals het in de markt beschikbaar aantal bruikbare oplossingen.
Outcome en impact
De outcome van innovatiegericht inkopen zit met name op de gedragsverandering van bedrijven, overheden. Voor de impact maakt het rapport onderscheid tussen de directe en indirecte impact. Deze worden vervolgens onderverdeeld naar de impact voor de leverancier, aanbestedende dienst en maatschappij.
Directe impact voor leveranciers zit op bedrijfseconomische indicatoren als groei. Directe impact voor de aanbestedende dienst op het vergroten van de efficiëntie en effectiviteit bij de uitvoering van de publieke taak. Maatschappelijke impact zit op de toetreding van nieuwe leveranciers en de toepassing van vernieuwende technologieën bij andere vraagstukken. Verder stelt het rapport dat bij de directe impact van precommercieel inkopen ook het aantal ontwikkelde oplossingen en ‘time-to-market’ meegenomen zou moeten worden.
Indirecte impact van innovatiegericht inkopen zit volgens het rapport in de consequenties van innovatiegericht inkopen op de markt. Denk hierbij aan de impact op de leveranciers die een specifieke aanbesteding niet gewonnen hebben en mogelijkheden voor leveranciers om financiering aan te trekken.
Indicatoren voor innovatiegericht inkopen
Inputindicatoren voor innovatiegericht inkopen zijn de inkoopbudgetten, de gemiddelde financiële waarde van een aanbesteding en het percentage innovatiegericht inkopen van het totale inkoopbudget. Voor precommercieel inkopen zijn ook de overheidsbudgetten voor onderzoek en ontwikkeling van belang die niet aan de traditionele onderzoekscentra wordt besteed.
Monitoringsindicatoren in het aanbestedingsproces zijn de toepassing van functionele specificaties, toepassing van vroege marktconsultaties en beste prijs-kwaliteitscriteria. Organisatorische monitoringsindicatoren zijn de inkoopvolwassenheid, competenties en vaardigheden van inkopers en de samenwerking en het delen van risico’s tussen aanbestedende diensten. Andere indicatoren zijn de perceptie van betrokken stakeholders in het inkoopproces zoals leveranciers en eindafnemers.
Outputindicatoren zijn de onderzoeks- en ontwikkelingsinspanningen, nieuwe marktoplossingen en de nieuwe oplossingen voor de aanbestedende dienst.
Outcome-indicatoren zijn de aanwezigheid van een eerste klant voor een innovatieve oplossing en de mate waarin deze oplossingen ook door derden worden afgenomen.
Impactindicatoren zijn de diffusie van innovatie, kostenreductie, het aantal nieuwe klanten en nieuwe banen en de kwaliteitsverbetering en duurzaamheidsprestaties van publieke diensten.