Draagvlak voor MVI: zo ontstond dat in Goeree-Overflakkee

Maatschappelijk Verantwoorde Inkoop (MVI) staat op de kaart in Goeree-Overflakkee, een van de eerste ondertekenaars van het manifest MVI. De Zuid-Hollandse gemeente slaagde er in korte tijd in de inkoopstrategie van haar ambtenaren te verbinden aan haar duurzame ambities. Sylvia van der Vlugt, inkoopadviseur bij Goeree-Overflakkee vertelt over hoe de gemeente de medewerkers wist te betrekken bij het onderwerp. (september 2017)

Praktijkvoorbeeld MVI

Goeree-Overflakkee creëerde in korte tijd draagvlak binnen de organisatie om de duurzame en sociale ambities uit het coalitieakkoord te verbinden aan de inkoopstrategie.

Bijzonder

Goeree-Overflakkee was een van de eerste ondertekenaars van het Manifest MVI. Het manifest speelt een belangrijke rol in de ontwikkeling van de strategie. De gemeente zorgt voor bewustwording door workshops en bijeenkomsten te organiseren voor alle medewerkers, in combinatie met actieve monitoring aan de hand van checklists.

Doelstellingen

  • 100% duurzaam inkopen, naar aanleiding van het Manifest MVI.
  • 5% van de opdrachtwaarde exclusief btw moet ingezet worden ten behoeve van social return.
  • Het college streeft naar een energieneutrale gemeentelijke organisatie. Waar het in de aanbesteding passend en proportioneel is, maakt de hoeveelheid broeikasgas die tijdens de levenscyclus van een product of dienst wordt uitgestoten, deel uit van de beoordeling van aanbestedingen.

Voor- en nadelen

Voordeel: met Maatschappelijk Verantwoorde Inkoop kan de gemeente Goeree-Overflakkee het product of de dienst kopen die de gemeente hebben wil, en tegelijkertijd iets doen dat goed is voor mensen, omgeving of milieu.
Nadeel: MVI is nog niet voor alle leveranciers gesneden koek. De gemeente moet hen triggeren om buiten de gebaande paden te denken.

MVI hoog op de agenda bij Goeree-Overflakkee

Sylvia van der Vlugt: "Duurzaamheid staat bij ons hoog op de politieke agenda: in het coalitieakkoord sprak de gemeenteraad de ambitie uit om in 2020 klimaatneutraal te zijn. In navolging daarvan stimuleren we onder meer het gebruik en de exploitatie van duurzame energie. Een voorbeeld daarvan is dat de uitstoot van broeikasgas steeds vaker onderdeel uitmaakt van de beoordeling van aanbestedingen. Ook Social Return on Investment (SROI) vinden we belangrijk: op alle opdrachten boven de 50.000 euro moeten opdrachtnemers minimaal 5 procent besteden om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in te zetten."

"In de inkoop is MVI relatief nieuw. Over het algemeen hanteren we binnen de gemeente de richtlijnen van PIANOo als de minimumeisen voor MVI-inkopen. In december ondertekende de gemeente het manifest MVI, want natuurlijk willen we binnen onze eigen organisatie ook doorvoeren wat we van anderen vragen. Aan de hand van het manifest hebben we een actieplan opgesteld met onze doelstellingen voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en hoe we die willen realiseren. Ons doel is het draagvlak voor de duurzame ambities in ons coalitieakkoord te vergroten. In 2017 gaan we verder met het informeren van alle medewerkers die namens de gemeente inkopen, en ervaring opdoen; begin 2018 evalueren we wat de resultaten zijn, en hoe mensen denken over de ambities."

Ambitie vertalen naar inkoopbeleid

Van der Vlugt: "We bekijken het inkoopbeleid met een integrale blik. Want om volledig duurzaam in te kopen, is iedere schakel belangrijk. We hebben iedereen binnen de organisatie nodig. Niet alleen het team Inkoop en duurzaamheid, maar ook budgethouders, teamleiders en bestuurders. De gemeente Goeree-Overflakkee heeft ongeveer 80 budgethouders die zelf inkopen, voor in totaal een bedrag van 36 miljoen euro. Dat is 36 miljoen beïnvloedbare 'spend'; geld waarmee de gemeente enerzijds producten kan kopen die nodig zijn, en anderzijds iets kan doen voor de mensen, de omgeving en het milieu."

"Iedereen die namens de gemeente inkoopt, moet allereerst weten hoe groot de invloed is die zij hebben en vervolgens hoe zij die invloed kunnen inzetten. Dat proberen we inzichtelijk te maken. Eind 2016 zijn we begonnen met workshops over MVI voor alle budgethouders van de gemeentelijke organisatie. Tijdens die workshops willen we niet alleen vertellen wat de regels zijn, maar ook laten we zien welke mogelijkheden er zijn om invloed uit te oefenen en welke instrumenten daarvoor geschikt zijn."

"Ook organiseren we bijeenkomsten voor iedereen die namens de gemeente inkoopt. Op een van die bijeenkomsten over SROI is een ondernemer uitgenodigd te vertellen over de werknemer die hij in dienst had genomen naar aanleiding van de SROI-afspraak. In dit geval was dat iemand in een rolstoel. Daarvoor waren eerst aanpassingen binnen het bedrijf nodig. De medewerker bleek een aanvulling voor het bedrijf en het begrip voor mensen met een handicap onder de andere medewerkers was toegenomen; met dat verhaal maakte hij heel zichtbaar wat het effect kan zijn van zo'n SROI-afspraak."

Beleid implementeren

Van der Vlugt: "Iedereen die inkoopt namens de gemeente is verplicht de inkoopstrategie in te vullen; dit is een document waarin we vragen naar onder meer de afwegingen op het gebied van duurzaamheid. Afhankelijk van het bedrag monitoren wij het document en moet het voor goedkeuring langs het college van Burgemeester en Wethouders. Hierin stellen we concrete vragen over duurzaamheid. Om die te kunnen beantwoorden, dwingen we mensen om hierover echt goed na te denken."

Lichtmasten met LED-verlichting die geplaatst zijn in het buurtschap Goedereede Havenhoofd.

Lichtmasten met LED-verlichting die geplaatst zijn in het buurtschap Goedereede Havenhoofd. Als eerste plaats in Nederland is hier met dit innovatieve systeem voor monitoring en besturing gewerkt. Philips plaatste er lichtmasten en armaturen met citytouch. Met dit lichtmanagementsysteem kunnen de lampen gedimd worden en gaat er direct vanuit de lichtmast een signaal via e-mail naar de gemeente als er een storing is. Dit scheelt veel onderhoud en de energiebesparing ligt op 50%. Nog dit jaar wordt 30% van onze openbare verlichting vervangen door LED-verlichting.

Tip: omgaan met weerstand

Van der Vlugt: "Er zijn mensen die vraagtekens zetten bij de praktische uitvoerbaarheid. Dat is ook begrijpelijk, want er is nog veel onduidelijk, al wordt het beter. Sommige aanbieders hebben zelf nog niet nagedacht over duurzaamheid. Ook kun je duurzaamheidsaspecten soms moeilijk met elkaar vergelijken. Want wat is beter: de leverancier die aangeeft dat hij 's avonds altijd alle lichten uitdoet, of de leverancier die zijn wagenpark wil vernieuwen? Je kunt niet alles op een weegschaal leggen. Wij stimuleren mensen om tenminste het gesprek over duurzaamheid aan te gaan met leveranciers. Dat is de enige manier om ook daar het balletje te laten rollen.

We monitoren het actieplan MVI per jaar om te zien wat er nodig is om een stap verder te komen. Ik geloof erg in 'binnen beginnen, voor je buiten kunt winnen'. Als onze collega's het niet volledig tussen de oren hebben, overtuigd zijn van de mogelijkheden en die uitnutten, heeft met leveranciers praten voor ons weinig zin. Hoewel we als inkoopadviseurs in marktconsultaties natuurlijk best prikkelende vragen stellen waarmee we intern het gesprek weer verder aan kunnen. Natuurlijk hebben we de leveranciers óók nodig, maar we willen het eerst binnen goed geregeld hebben. Stap voor stap. Dat kan hopelijk snel, maar ik wil niet te ver voor de troepen uit lopen."

Meer informatie

Dit artikel maakt deel uit van het dossier Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI). MVI is het met inkoop bijdragen aan economische, ecologische en sociale (beleids)doelen. In de dossiers vindt u onder andere informatie voor het bepalen van uw ambitieniveau, geactualiseerde milieucriteria en praktijkvoorbeelden.
Dossier: Maatschappelijk Verantwoord Inkopen 
Manifest MVI: Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen